Cómo organizar una jornada de puertas abiertas de secundaria

Una jornada de puertas abiertas de secundaria funciona mejor cuando las familias saben adónde ir desde el primer minuto. Empieza fijando la fecha y el programa, y después coordina aulas, visitas guiadas, inscripciones y responsables. La recepción, la señalización y las pruebas técnicas suelen quedarse para el final, aunque condicionan toda la experiencia. Este plan te ayuda a avanzar en el orden correcto y a llegar con las salas, los materiales y el equipo preparados.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Distribuir aulas y visitas guiadas
3 personas
3
Inscribir jornada de puertas abiertas
4
Diseñar invitaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Publicar mensajes en redes sociales
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Asignar guías
2 personas
10
Preparar la sesión informativa para docentes
2 personas
11
Preparar la sesión informativa para voluntarios
2 personas
12
Hacer reservas
13
Pedir el catering
2 personas
14
Preparar planos de planta
2 personas
15
Diseñar carteles de ruta
16
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
17
Recopilar las presentaciones
2 personas
18
Comprobar la técnica en cada sala
2 personas
19
Crear material impreso
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Llevar los materiales a la escuela
3 personas
22
Probar las cafeteras
2 personas
23
Llenar los refrigeradores
2 personas
24
Preparar el mostrador de recepción
2 personas
25
Montar mesas
4 personas
26
Colocar las sillas
4 personas
27
Montar el mostrador de recepción
2 personas
28
Montar los puestos informativos
6 personas
29
Colgar la decoración
3 personas
30
Colocar señales de ruta
2 personas
31
Colocar los mapas
2 personas
32
Conectar la técnica
3 personas
33
Preparar las presentaciones
3 personas
34
Preparar café y té
3 personas
35
Preparar aperitivos
4 personas
36
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas

Evento

37
Recibir a los voluntarios
2 personas
38
Instruir a los voluntarios
3 personas
39
Registrar a los visitantes
4 personas
40
Repartir el programa
2 personas
41
Orientar a los visitantes
4 personas
42
Guiar visitas
8 personas
43
Demostrar las clases
10 personas
44
Presentar las charlas informativas
4 personas
45
Responder preguntas
6 personas
46
Servir café y té
3 personas
47
Servir aperitivos
3 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Mantener limpias las mesas de buffet
2 personas
50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
51
Comprobar los baños
2 personas
52
Coordinar los momentos fotográficos
2 personas
53
Recoger los formularios de inscripción
2 personas
54
Informar a los últimos visitantes
2 personas
55
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

56
Recoger la vajilla
3 personas
57
Apagar el equipo
3 personas
58
Retirar la decoración
3 personas
59
Recoger mesas y sillas
5 personas
60
Clasificar residuos
3 personas
61
Limpiar los locales
5 personas
62
Limpiar los sanitarios
2 personas
63
Vaciar la recepción
2 personas
64
Recoger objetos perdidos
65
Devolver los materiales
3 personas
66
Devolver el equipo
2 personas
67
Archivar las inscripciones
68
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
69
Responder a las preguntas de seguimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas informativascant. 12
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 12
Mostrador de recepción
Mantelescant. 20
Papeleracant. 12
Percheroscant. 2

Equipo

Portátilescant. 8
Proyectorescant. 6
Pantallas de proyeccióncant. 6
Altavocescant. 4
Micrófonoscant. 4
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Cables de cargacant. 10
Pulsadores de presentacióncant. 6
Walkie-talkiescant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 150
Vasoscant. 180
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras para servircant. 10
Termoscant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzascant. 8

Decoración

Globoscant. 200
Guirnaldascant. 12
Carteles direccionalescant. 20
Banderas escolarescant. 4
Decoración de mesacant. 20
Plantascant. 12
Photowall
Pizarrascant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Bateríascant. 24

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 4
Paños de microfibracant. 20
Guantescant. 12
Pinzas para residuoscant. 4

Catering

Dispensadores de bebidascant. 4
Contenedores frigoríficoscant. 4
Bandejas de servircant. 16
Cestas de pancant. 8
Portaetiquetascant. 20
Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y el programa antes de diseñar las invitaciones. Deja al menos dos semanas entre el envío y la jornada para gestionar inscripciones, preferencias dietéticas y cambios de asistencia.
Define el recorrido por las aulas antes de asignar guías. Prepara planos y carteles de ruta, y calcula un guía por grupo para que ninguna visita dependa de una sola persona.
Haz dos sesiones informativas separadas: una para docentes y otra para voluntarios. Entrega a cada guía el horario, el recorrido, el punto de encuentro y un contacto para incidencias.
Prueba en cada sala el portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono y cables al menos un día antes. Lleva cables de carga, alargadores y regletas de repuesto: suelen faltar justo cuando cambia la distribución del aula.
Monta la recepción antes de colocar el catering. Prepara tarjetas con nombres, listas de inscripción, vasos, tazas, termos y jarras, y lleva los materiales a la escuela con tiempo para llenar las neveras y probar las cafeteras.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?: Empieza entre cuatro y seis semanas antes. Reserva las salas y el catering al principio, y envía las invitaciones al menos dos semanas antes para conocer la asistencia.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?: Cierra las inscripciones entre tres y cinco días antes de la jornada. Así puedes ajustar los grupos, asignar guías, preparar las tarjetas con nombres y comunicar las preferencias dietéticas al catering.
¿Cuántos guías hacen falta para las visitas de secundaria?: Asigna como mínimo un guía por grupo y una persona de apoyo en recepción. Si las visitas salen a la vez por varias rutas, añade un coordinador con walkie-talkie para resolver cambios sin abandonar un grupo.
¿Cuándo hay que probar el equipo audiovisual?: Haz una primera comprobación dos o tres días antes y una segunda el mismo día, antes de recibir a las familias. Prueba cada presentación en su sala y confirma que hay enchufes, cables y baterías disponibles.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.