Organiser une journée portes ouvertes du centre de quartier

Une journée portes ouvertes réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord le programme et les inscriptions, puis les espaces, les bénévoles et le matériel. Prévoyez un accueil identifiable, des indications simples et une feuille de présence dès l’entrée. Les besoins alimentaires, les branchements audio et la disponibilité des fournisseurs sont souvent oubliés jusqu’à la dernière minute. Gardez une marge le jour même pour ouvrir le lieu, contrôler chaque espace et corriger les derniers détails.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et le programme
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Annoncer la journée portes ouvertes en ligne
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Réserver des espaces
7
Aménager l’espace d’activités
2 personnes
8
Répartir les bénévoles
2 personnes
9
Confirmer les accords avec les fournisseurs
10
Vérifier le programme et l’itinéraire
2 personnes
11
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
12
Imprimer les panneaux d'information
13
Préparer la feuille de présence
14
Faire les courses
2 personnes
15
Vérifier les courses
2 personnes
16
Mettre les boissons au frais
2 personnes
17
Préparer les en-cas
3 personnes
18
Trier les décorations
2 personnes

Événement

19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Faire le tour des espaces
2 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
23
Installer les tables de buffet
3 personnes
24
Suspendre la décoration
3 personnes
25
Raccorder le matériel audio
2 personnes
26
Vérifier l'éclairage
2 personnes
27
Préparer le café et le thé
2 personnes
28
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
29
Placer les panneaux d’information
2 personnes
30
Briefer les bénévoles
2 personnes
31
Accueillir les invités
3 personnes
32
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
33
Accompagner les visites guidées
2 personnes
34
Encadrer les activités
4 personnes
35
Servir des amuse-bouches
3 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Gérer le buffet et les tables
2 personnes
38
Vider les poubelles
2 personnes
39
Annoncer les éléments du programme
40
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

41
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
42
Faire la vaisselle
3 personnes
43
Remettre le mobilier en place
4 personnes
44
Éteindre l’équipement
2 personnes
45
Retirer la décoration
3 personnes
46
Nettoyer les sols et les toilettes
3 personnes
47
Évacuer les déchets
2 personnes
48
Rendre les articles empruntés
2 personnes
49
Ranger le stock restant
2 personnes
50
Rassembler les objets trouvés
51
Vérifier la salle une dernière fois
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 3
Accueil
Tables hautesqté 4
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 60
Verres réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Thermosqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 100
Panneaux directionnelsqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 2
Corbeilles à painqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Catering

Courses

Conseils

Publiez la date et le programme assez tôt pour laisser au moins deux semaines aux habitants afin de s’inscrire. Demandez en même temps les besoins alimentaires et le nombre de participants attendu.
Répartissez les bénévoles par créneau et par zone, avec au moins une personne à l’accueil pendant toute la durée de l’ouverture. Prévoyez aussi un remplacement pour les pauses et les absences.
Faites un plan des espaces avant l’installation : accueil près de l’entrée, tables d’activités dégagées et buffet séparé du passage principal. Vérifiez que les panneaux directionnels restent visibles depuis chaque embranchement.
Contrôlez le matériel audio et les rallonges avant le jour J, puis testez les haut-parleurs et le microphone sur place. Une multiprise ou une batterie oubliée peut retarder le programme dès la première activité.
Commencez l’installation au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Réservez les 30 dernières minutes à la visite complète des espaces, au remplissage de l’accueil, aux boissons froides et aux badges.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une journée portes ouvertes ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines pour publier le programme, recueillir les inscriptions, réserver les espaces et confirmer les fournisseurs. Gardez au moins 2 heures le jour même pour installer et vérifier le lieu.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les environ 2 semaines avant la date, puis faites un rappel 3 à 5 jours avant. Ce délai laisse le temps de répondre aux questions et de recueillir les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir à l’accueil ?: Prévoyez au moins 2 personnes à l’accueil si les arrivées se concentrent sur la première heure : une personne vérifie les inscriptions et l’autre remet les badges et oriente les visiteurs. Ajoutez un relais après 60 à 90 minutes.
À quelle heure installer la salle avant l’ouverture ?: Ouvrez le lieu au minimum 2 heures avant l’arrivée du public pour installer les tables, les chaises, le buffet et la signalétique. Faites le test audio et le dernier tour des espaces dans les 30 minutes précédant l’ouverture.

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