Tag der offenen Tür im Stadtteilzentrum organisieren

Ein Tag der offenen Tür im Stadtteilzentrum braucht vor allem einen klaren Ablauf: Erst legst du Datum und Programm fest, dann organisierst du Räume, Helfer und Anmeldungen. Plane die Besucherführung so, dass Empfang, Aktivitäten und Informationen leicht zu finden sind. Viele Details werden erst am Veranstaltungstag bemerkt – etwa fehlende Namensschilder, kalte Getränke oder ein nicht getestetes Mikrofon. Mit diesem Plan arbeitest du die Vorbereitung Schritt für Schritt ab und behältst auch die letzten Stunden vor dem Start im Blick.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm veröffentlichen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Tag der offenen Tür online ankündigen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Räume reservieren
7
Aktivitätsraum einrichten
2 Personen
8
Freiwillige einteilen
2 Personen
9
Lieferantenabsprachen bestätigen
10
Programm und Route prüfen
2 Personen
11
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
12
Infotafeln drucken
13
Teilnehmerliste vorbereiten
14
Einkaufen gehen
2 Personen
15
Einkäufe prüfen
2 Personen
16
Getränke kalt stellen
2 Personen
17
Snacks vorbereiten
3 Personen
18
Dekorationen sortieren
2 Personen

Event

19
Location öffnen
2 Personen
20
Räumlichkeiten kontrollieren
2 Personen
21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
22
Empfangstheke einrichten
2 Personen
23
Buffettische einrichten
3 Personen
24
Dekoration aufhängen
3 Personen
25
Tontechnik anschließen
2 Personen
26
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
27
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
28
Snacks auslegen
3 Personen
29
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
30
Freiwillige einweisen
2 Personen
31
Gäste empfangen
3 Personen
32
Anmeldungen erfassen
2 Personen
33
Führungen begleiten
2 Personen
34
Aktivitäten begleiten
4 Personen
35
Snacks servieren
3 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Buffet und Tische im Blick behalten
2 Personen
38
Mülleimer leeren
2 Personen
39
Programmpunkte ankündigen
40
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

41
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
42
Geschirr abwaschen
3 Personen
43
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
44
Geräte ausschalten
2 Personen
45
Dekoration entfernen
3 Personen
46
Böden und Toiletten reinigen
3 Personen
47
Abfall entsorgen
2 Personen
48
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
49
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
50
Fundsachen sammeln
51
Ort abschließend kontrollieren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 3
Empfangstresen
StehtischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 60
Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 10
ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 12
TischdeckenAnz. 10
NamensschilderAnz. 100
Wegweiser-SchilderAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 3
Koch- und BrotmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2
BrotkörbeAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Veröffentliche Datum und Programm mindestens drei bis vier Wochen vorher und verschicke die Einladungen parallel. So bleibt Zeit, Anmeldungen und Ernährungswünsche zu bearbeiten.
Teile die Freiwilligen spätestens eine Woche vor dem Termin festen Aufgaben zu: Empfang, Raumaufsicht, Verpflegung und Abbau sollten jeweils eine verantwortliche Person haben.
Prüfe die Route durch das Zentrum zwei bis drei Tage vorher. Wegweiser, Infotafeln und der Empfangstresen müssen vom Eingang aus sofort erkennbar sein.
Bereite Namensschilder und die Teilnehmerliste am Vortag vor. Ergänze Änderungen bis zum Öffnen der Türen, statt die Anmeldung während des Empfangs improvisieren zu müssen.
Schließe Lautsprecher und Mikrofon mindestens 60 Minuten vor Beginn an und teste sie in den Räumen, in denen gesprochen wird. Getränke können in dieser Zeit kalt gestellt und Snacks angerichtet werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür im Stadtteilzentrum ankündigen?: Veröffentliche Datum und Programm idealerweise drei bis vier Wochen vorher. Eine Erinnerung sieben Tage vor dem Termin hilft, Anmeldungen und Besucherzahlen besser einzuschätzen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür?: Plane mindestens vier feste Zuständigkeiten ein: Empfang, Aktivitäten, Verpflegung und Rundgang beziehungsweise Raumaufsicht. Bei mehreren Räumen sollte pro gleichzeitig betreutem Raum zusätzlich eine Person eingeplant werden.
Wann sollte man die Räume für den Tag der offenen Tür vorbereiten?: Reserviere die Räume frühzeitig und richte Möbel, Empfang und Buffet am Veranstaltungstag mindestens zwei Stunden vor Beginn ein. Die Technik sollte spätestens 60 Minuten vorher angeschlossen und getestet sein.
Wie viel Geschirr und Getränke braucht man für die Besucher?: Rechne bei Getränken mit zwei bis drei Portionen pro Person für die erste Stunde und halte zusätzlich Wasser bereit. Beim Mehrweggeschirr solltest du mindestens 20 Prozent Reserve einplanen, besonders wenn nicht laufend gespült wird.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.