Zo organiseer je een wijkcentrum open dag
Begin met een duidelijk programma, een logische route door het wijkcentrum en één overzicht van alle aanmeldingen. Publiceer de datum en activiteiten op tijd, zodat je weet hoeveel bezoekers en vrijwilligers je kunt verwachten. Regel daarna de ruimtes, indeling, catering en techniek in die volgorde. Op de dag zelf draait alles om een herkenbare ontvangstbalie, duidelijke wegwijzers en een team dat weet wie waar staat.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma publiceren
- 2
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 3
Open dag online aankondigen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Ruimtes reserveren
- 7
Activiteitenruimte indelen
2 personen
- 8
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 9
Leveranciersafspraken bevestigen
- 10
Programma en route controleren
2 personen
- 11
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
- 12
Informatieborden printen
- 13
Presentielijst voorbereiden
- 14
Boodschappen doen
2 personen
- 15
Boodschappen controleren
2 personen
- 16
Dranken koud zetten
2 personen
- 17
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 18
Versieringen sorteren
2 personen
Event
- 19
Locatie openen
2 personen
- 20
Ruimtes nalopen
2 personen
- 21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 22
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
- 23
Buffettafels inrichten
3 personen
- 24
Versiering ophangen
3 personen
- 25
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
- 26
Verlichting controleren
2 personen
- 27
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 28
Hapjes uitstallen
3 personen
- 29
Informatieborden plaatsen
2 personen
- 30
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 31
Gasten ontvangen
3 personen
- 32
Aanmeldingen registreren
2 personen
- 33
Rondleidingen begeleiden
2 personen
- 34
Activiteiten begeleiden
4 personen
- 35
Hapjes serveren
3 personen
- 36
Dranken bijvullen
2 personen
- 37
Buffet en tafels bijhouden
2 personen
- 38
Afvalbakken legen
2 personen
- 39
Programmaonderdelen aankondigen
- 40
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 41
Eten en drinken opruimen
3 personen
- 42
Servies afwassen
3 personen
- 43
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 44
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 45
Versiering verwijderen
3 personen
- 46
Vloeren en toiletten schoonmaken
3 personen
- 47
Afval afvoeren
2 personen
- 48
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 49
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
- 50
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 51
Locatie eindcontroleren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Buffettafelsaantal 3
- Ontvangstbalie
- Statafelsaantal 4
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare koffiekopjesaantal 60
- Herbruikbare drinkglazenaantal 100
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbaar bestekaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerschalenaantal 10
- Thermoskannenaantal 6
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 12
- Tafelkledenaantal 10
- Naamkaartjesaantal 100
- Wegwijzerbordenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadbare powerbanksaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Maatbekersaantal 2
- Broodmandenaantal 4
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Publiceer datum en programma minimaal 3 weken vooraf en verwerk aanmeldingen dagelijks. Noteer meteen dieetwensen, zodat hapjes en drank op tijd kunnen worden aangepast.
- Maak per ruimte een korte indeling met activiteit, verantwoordelijke vrijwilliger en benodigde spullen. Controleer de route minstens 1 week vooraf en loop haar op de dag zelf nog één keer na.
- Plan de ontvangstbalie bij de ingang en leg daar de presentielijst, naamkaartjes en informatieborden klaar. Zet voor de eerste bezoekers minstens 2 vrijwilligers in: één voor welkom en één voor vragen.
- Bevestig leveranciers en boodschappen uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet dranken enkele uren voor opening koud en controleer daarna of servies, serveerschalen, thermoskannen en opscheplepels compleet zijn.
- Test luidsprekers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de deuren opengaan. Houd oplaadbare powerbanks achter de ontvangstbalie en spreek af wie tijdens de open dag technische problemen oplost.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een wijkcentrum open dag organiseren?
- Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, ruimtes en programma. Verstuur uitnodigingen en publiceer de open dag ongeveer 3 weken voor de datum, zodat je aanmeldingen en vrijwilligers tijdig kunt verwerken.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wijkcentrum open dag?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger bij de ontvangstbalie, 1 per actieve ruimte en 2 mensen voor catering en praktische hulp. Voor drie activiteitenruimtes kom je daarmee meestal uit op minstens 6 vrijwilligers tegelijk.
- Wanneer zet je de zaal klaar voor een open dag?
- Plan het opstellen van tafels, stoelen, ontvangstbalie en buffettafels 2 tot 3 uur voor opening. Hang versiering en wegwijzerborden daarna op, zodat je de looproute nog kunt aanpassen.
- Hoe voorkom je dat de catering voor een open dag opraakt?
- Tel de bevestigde aanmeldingen uiterlijk 3 dagen vooraf en houd 10 tot 15 procent extra porties aan voor onverwachte bezoekers. Controleer boodschappen bij ontvangst en zet gekoelde dranken pas enkele uren voor opening koud.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!