Organiser une journée portes ouvertes sans rien oublier

Une journée portes ouvertes se prépare d’abord comme un parcours visiteur : inscription, arrivée, orientation, activités et départ. Commencez par réserver la salle, fixer les horaires et estimer le nombre de participants, puis adaptez les tables, les chaises, les badges et les espaces d’activité. Les oublis arrivent souvent dans les derniers jours : besoins alimentaires non recueillis, panneaux absents, matériel non testé ou boissons encore chaudes. Gardez une personne responsable de l’accueil et prévoyez une vérification finale avant l’ouverture.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Réserver la salle
5
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
6
Créer les informations pour les visiteurs
7
Créer les panneaux de route et de salle
8
Préparer les badges nominatifs
9
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
10
Tester la technique
2 personnes
11
Faire les courses
2 personnes
12
Préparer les en-cas
3 personnes
13
Refroidir les boissons
14
Nettoyer le lieu à l’avance
2 personnes
15
Imprimer la liste des participants
16
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
17
Installer les tables
3 personnes
18
Installer les chaises
3 personnes
19
Aménager la table d'accueil
2 personnes
20
Mettre en place le point café
2 personnes
21
Préparer les en-cas
2 personnes
22
Suspendre la décoration
2 personnes
23
Aménager les tables d'activités
3 personnes
24
Installer le système de sonorisation
2 personnes
25
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

26
Accueillir les visiteurs
3 personnes
27
Cocher les inscriptions
2 personnes
28
Présenter le programme
29
Accompagner les visites guidées
3 personnes
30
Encadrer les activités
4 personnes
31
Servir le café et le thé
2 personnes
32
Servir des amuse-bouches
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
34
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
35
Encadrer le programme du soir
3 personnes
36
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

37
Rassembler les déchets
2 personnes
38
Faire la vaisselle
3 personnes
39
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
40
Nettoyer le lieu
3 personnes
41
Retirer la décoration
2 personnes
42
Débrancher le matériel technique
2 personnes
43
Rassembler les objets trouvés
44
Emballer les restes
2 personnes
45
Rapporter le matériel
2 personnes
46
Rendre les articles empruntés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Pichets à boissonqté 4
Glacièresqté 4
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Décoration

Bannières de bienvenueqté 2
Nappesqté 8
Ballonsqté 50
Badges nominatifsqté 100
Ruban adhésifqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Activités

Jeux de sociétéqté 8
Livres de puzzlesqté 12
Cartes à jouerqté 8
Crayons de couleurqté 10
Papier à dessinqté 200
Stylosqté 40
Cartes-quizqté 6

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme et les horaires avant d’envoyer les invitations. Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant la journée, afin d’ajuster les quantités et l’accueil.
Préparez le parcours d’arrivée au moins 3 jours à l’avance : entrée visible, panneaux de route et de salle, table d’accueil, badges nominatifs et liste imprimée des participants.
Testez les haut-parleurs, les microphones sans fil, les rallonges et les multiprises la veille, puis gardez une solution simple pour les annonces si la sonorisation ne fonctionne pas.
Organisez les activités par zones plutôt que de tout installer au même endroit. Vérifiez chaque table avec son matériel, notamment les jeux de société, les livres de puzzles et les cartes à jouer.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’ouverture et installez le point café avant l’arrivée du public. Prévoyez aussi les poubelles, les serviettes et les ustensiles de service, souvent oubliés au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Réservez la salle et définissez le programme au début, envoyez les invitations au moins 2 semaines avant, puis gardez les 3 derniers jours pour le matériel, la signalétique et les contrôles.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les environ 14 jours avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant pour connaître le nombre de visiteurs, les besoins alimentaires et les badges à préparer.
Combien de chaises et de tables faut-il prévoir ?: Prévoyez une chaise par visiteur attendu dans les espaces assis, puis ajoutez une marge de 10 %. Réservez les tables séparément pour l’accueil, le café, les encas et chaque activité afin d’éviter de déplacer le mobilier pendant l’ouverture.
Quand tester la sonorisation et installer la salle ?: Testez la technique la veille, avec les microphones et les haut-parleurs réellement utilisés. Acheminez le matériel et installez les tables, les chaises, l’accueil et les activités le jour même assez tôt pour terminer le contrôle de sécurité au moins 30 minutes avant l’arrivée du public.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.