Zo organiseer je een open dag zonder last-minute gedoe
Begin een open dag niet met versiering, maar met de bezoekersroute en het programma. Bepaal eerst wanneer mensen binnenkomen, waar ze zich aanmelden en hoe ze van de ontvangst naar de activiteiten gaan. Verzamel daarna aanmeldingen en dieetwensen, reserveer de ruimte en controleer techniek en materialen. Plan de opbouw ruim voor de opening: tafels, stoelen, koffiepunt, bordjes en activiteiten moeten klaarstaan voordat de eerste bezoeker arriveert.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 2
Aanmeldingen verwerken
- 3
Dieetwensen verzamelen
- 4
Ruimte reserveren
- 5
Programma en tijden vastleggen
2 personen
- 6
Informatie voor bezoekers maken
- 7
Route- en zaalbordjes maken
- 8
Naamkaartjes voorbereiden
- 9
Activiteitenmateriaal controleren
2 personen
- 10
Techniek testen
2 personen
- 11
Boodschappen doen
2 personen
- 12
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 13
Dranken koelen
- 14
Locatie vooraf schoonmaken
2 personen
- 15
Deelnemerslijst afdrukken
- 16
Materialen naar locatie brengen
3 personen
- 17
Tafels opstellen
3 personen
- 18
Stoelen plaatsen
3 personen
- 19
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 20
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 21
Hapjes klaarzetten
2 personen
- 22
Versiering ophangen
2 personen
- 23
Activiteitentafels inrichten
3 personen
- 24
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
- 25
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
- 26
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 27
Aanmeldingen afvinken
2 personen
- 28
Programma toelichten
- 29
Rondleidingen begeleiden
3 personen
- 30
Activiteiten begeleiden
4 personen
- 31
Koffie en thee serveren
2 personen
- 32
Hapjes serveren
2 personen
- 33
Dranken bijvullen
- 34
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
- 35
Avondprogramma begeleiden
3 personen
- 36
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 37
Afval verzamelen
2 personen
- 38
Servies afwassen
3 personen
- 39
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 40
Locatie schoonmaken
3 personen
- 41
Decoratie verwijderen
2 personen
- 42
Techniek afkoppelen
2 personen
- 43
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 44
Overgebleven voedsel verpakken
2 personen
- 45
Materialen terugbrengen
2 personen
- 46
Geleende spullen retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Kapstokrekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerbladenaantal 8
- Schaaltjesaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Drankkannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Serveertangenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
Decoratie
- Welkomstbannersaantal 2
- Tafelkledenaantal 8
- Ballonnenaantal 50
- Naamkaartjesaantal 100
- Plakbandaantal 4
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
Activiteiten
- Bordspellenaantal 8
- Puzzelboekenaantal 12
- Speelkaartenaantal 8
- Kleurpotlodenaantal 10
- Tekenpapieraantal 200
- Pennenaantal 40
- Quizkaartenaantal 6
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de opbouw minimaal 2 uur voor opening. Dan is er tijd om tafels, stoelen, ontvangsttafel, koffiepunt en activiteitenmateriaal in te richten zonder dat bezoekers ertussen lopen.
- Maak de bezoekersroute zichtbaar vanaf de ingang. Gebruik een welkomstbanner, routebordjes en naamkaartjes; loop de route zelf één keer na en controleer of elke afslag duidelijk is.
- Test geluidsinstallatie, luidsprekers en draadloze microfoons uiterlijk de dag ervoor. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen, zodat je op de ochtend zelf geen technische storing hoeft op te lossen.
- Koop drank en hapjes pas nadat je het aantal aanmeldingen en dieetwensen hebt verwerkt. Zet koffie, water en gekoelde dranken op een vast punt en houd serveerbladen, schaaltjes en tangen daar bij de hand.
- Druk de deelnemerslijst op de dag zelf opnieuw af en leg een extra exemplaar bij de ontvangsttafel. Zo kun je late aanmeldingen en wijzigingen verwerken zonder de registratie op losse briefjes te zetten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een open dag organiseren?
- Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met ruimte, programma en uitnodigingen. Plan de laatste week voor aanmeldingen, dieetwensen, materialen en techniek; reserveer op de dag zelf minstens 2 uur voor de opbouw.
- Hoe maak je een programma voor een open dag?
- Werk met een duidelijk tijdsblok voor ontvangst, rondleidingen of activiteiten en een afsluiting. Houd per activiteit 30 tot 45 minuten aan en laat tussen blokken 10 minuten over voor verplaatsing en vragen.
- Hoeveel koffie en drinken heb je nodig voor een open dag?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de verblijfsduur. Zet naast koffie ook water klaar en koel dranken vooraf, niet pas tijdens de ontvangst.
- Wanneer test je de techniek voor een open dag?
- Test microfoons, luidsprekers en aansluitingen uiterlijk 24 uur vooraf en nogmaals tijdens de opbouw. Neem minimaal 30 minuten voor de controle, inclusief het testen van het geluid op de plek waar bezoekers zitten.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!