Tag der offenen Tür Schritt für Schritt organisieren
Ein Tag der offenen Tür gelingt, wenn Besucherführung, Programm und Empfang früh zusammenpassen. Beginne mit Raum, Zielgruppe und Zeitplan, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Vorbereitung von Beschilderung, Aktivitäten und Technik. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen klaren Empfang, getestete Ausstattung und genug Zeit für Aufbau und letzte Kontrollen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
2 Personen
- 2
Anmeldungen bearbeiten
- 3
Ernährungswünsche erfassen
- 4
Raum reservieren
- 5
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
- 6
Informationen für Besucher erstellen
- 7
Wegweiser und Raumschilder erstellen
- 8
Namensschilder vorbereiten
- 9
Aktivitätsmaterial kontrollieren
2 Personen
- 10
Technik testen
2 Personen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 13
Getränke kühlen
- 14
Veranstaltungsort im Voraus reinigen
2 Personen
- 15
Teilnehmerliste ausdrucken
- 16
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 17
Tische aufstellen
3 Personen
- 18
Stühle aufstellen
3 Personen
- 19
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 20
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 21
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 22
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 23
Aktivitätstische einrichten
3 Personen
- 24
Beschallungsanlage aufstellen
2 Personen
- 25
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 26
Besucher empfangen
3 Personen
- 27
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 28
Programm vorstellen
- 29
Führungen begleiten
3 Personen
- 30
Aktivitäten begleiten
4 Personen
- 31
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 32
Snacks servieren
2 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
- 34
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 35
Abendprogramm betreuen
3 Personen
- 36
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 37
Abfall sammeln
2 Personen
- 38
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 39
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 40
Location reinigen
3 Personen
- 41
Dekoration entfernen
2 Personen
- 42
Technik abkoppeln
2 Personen
- 43
Fundsachen sammeln
- 44
Übrig gebliebene Lebensmittel verpacken
2 Personen
- 45
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 46
Geliehene Sachen zurückgeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 8
- SchälchenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- GetränkekannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ServierzangenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
Dekoration
- WillkommensbannerAnz. 2
- TischdeckenAnz. 8
- BallonsAnz. 50
- NamensschilderAnz. 100
- KlebebandAnz. 4
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
Aktivitäten
- BrettspieleAnz. 8
- RätselbücherAnz. 12
- SpielkartenAnz. 8
- BuntstifteAnz. 10
- ZeichenpapierAnz. 200
- StifteAnz. 40
- QuizkartenAnz. 6
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Zeiten mindestens 3 Wochen vorher fest. Plane zwischen den Programmpunkten 10 bis 15 Minuten für Ankommen, Raumwechsel und Fragen ein.
- Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin. So kannst du Snacks und Getränke passend vorbereiten, statt am Veranstaltungstag nachzukaufen.
- Teste Lautsprecher und Funkmikrofone 2 bis 3 Tage vorher im reservierten Raum. Prüfe dabei auch jedes Verlängerungskabel und lege Ersatzbatterien beziehungsweise eine Ausweichlösung bereit.
- Richte Empfangstisch, Namensschilder und Teilnehmerliste mindestens 45 Minuten vor Beginn ein. Wegweiser und Raumschilder sollten bereits hängen, bevor die ersten Besucher eintreffen.
- Kühle Getränke frühzeitig und stelle Kaffee, Snacks und Geschirr getrennt vom Empfang bereit. Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und kontrolliere vor dem Einlass Fluchtwege, Kabel und Stolperstellen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür planen?
- Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Raumreservierung, Programm und Einladungen. Die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin feststehen.
- Wann sollte die Technik für einen Tag der offenen Tür getestet werden?
- Teste Lautsprecher, Funkmikrofone und Kabel 2 bis 3 Tage vorher im tatsächlichen Veranstaltungsraum. Am Veranstaltungstag reicht anschließend eine kurze Funktionsprobe etwa 60 Minuten vor Beginn.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau bei einem Tag der offenen Tür?
- Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Empfang, Kaffeebereich, Aktivitäten und Beschilderung ein. Für Dekoration oder mehrere Aktivitätsräume sind zusätzlich 30 bis 60 Minuten sinnvoll.
- Wie viele Getränke braucht man beim Tag der offenen Tür?
- Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und ergänze Wasser unabhängig von Kaffee oder anderen Getränken. Kaufe erst nach Prüfung der Anmeldungen und Ernährungswünsche endgültig ein.
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