Organiser une journée des donateurs du jubilé, étape par étape

Une journée des donateurs du jubilé demande surtout une bonne coordination entre les invités, le repas et le programme. Commencez par fixer la date, le déroulé et le lieu, puis avancez vers les inscriptions et les besoins alimentaires. Les dernières semaines servent à confirmer les prestataires, les discours et le matériel technique. Le jour même, prévoyez une vérification complète de la salle avant l’arrivée des invités, notamment des toilettes, des branchements et de la disposition des tables.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Réserver le catering
4
Réserver la musique et le matériel
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer un rappel
10
Finaliser la liste des invités
2 personnes
11
Créer des badges nominatifs
2 personnes
12
Imprimer le programme
13
Coordonner les discours
2 personnes
14
Créer la playlist musicale
15
Vérifier la présentation
2 personnes
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Faire les courses
3 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer les en-cas
4 personnes
20
Aller chercher le gâteau
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Vérifier le lieu
2 personnes
23
Vérifier les toilettes
24
Installer les tables
4 personnes
25
Installer les chaises
4 personnes
26
Installer les tentes de fête
4 personnes
27
Installer les tables de buffet
3 personnes
28
Préparer la vaisselle
2 personnes
29
Préparer les couverts
2 personnes
30
Préparer les verres
2 personnes
31
Installer la décoration
3 personnes
32
Dresser les tables de fête
3 personnes
33
Placer les badges nominatifs
2 personnes
34
Installer la table d'inscription
2 personnes
35
Préparer la liste des invités
36
Raccorder la sonorisation
2 personnes
37
Tester le microphone
2 personnes
38
Tester l’éclairage
2 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Disposer les amuse-bouches
3 personnes

Événement

41
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
42
Accueillir les invités
3 personnes
43
Distribuer les badges
2 personnes
44
Servir le café et le thé
3 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Assurer le mot de bienvenue
47
Animer la présentation
2 personnes
48
Animer le moment photo
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
51
Servir le dîner
5 personnes
52
Servir les repas diététiques
2 personnes
53
Récupérer les assiettes et les couverts
3 personnes
54
Couper le gâteau
2 personnes
55
Servir le gâteau
3 personnes
56
Fournir la musique
57
Rassembler les déchets
2 personnes
58
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

59
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Nettoyer la cuisine
3 personnes
62
Essuyer les tables
3 personnes
63
Rassembler les chaises
3 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Démonter les tentes de fête
4 personnes
66
Évacuer les déchets
2 personnes
67
Nettoyer les sols
2 personnes
68
Nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
70
Fermer le lieu
2 personnes
71
Retourner les matériels
2 personnes
72
Ranger les provisions restantes
2 personnes
73
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de buffetqté 3
Tables des invitésqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables hautesqté 4
Tables de logeqté 2
Nappesqté 12
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à gâteauqté 80
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Cuillères à caféqté 80
Couteaux à dînerqté 80
Fourchettes de tableqté 80
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Bannières d'anniversaireqté 3
Ballonsqté 80
Poids pour ballonsqté 8
Guirlande de fanionsqté 4
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Cadres photoqté 6
Décoration de tableqté 12
Bougeoirsqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Couteau à gâteau
Couverts de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Pains de glaceqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Plats de service avec couvercleqté 6

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Catering

Badges nominatifsqté 80
Brochures du programmeqté 80
Formulaires d’inscriptionqté 80
Stylosqté 12
Cartes de numéros de tableqté 8
Cartes de remerciementqté 80
Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez clairement l’heure d’accueil, le repas, les discours et la fin prévue. Gardez une marge d’au moins 15 minutes entre deux séquences pour absorber les retards.
Envoyez les invitations suffisamment tôt et prévoyez un rappel 7 à 10 jours avant la journée. Utilisez la liste des inscriptions pour vérifier les réponses, les besoins alimentaires et les noms à imprimer sur les badges.
Réservez le traiteur, la musique et le matériel technique dès que la date et le lieu sont confirmés. Pour une présentation, testez au moins 48 heures avant l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et toutes les rallonges.
Ne laissez pas les boissons et le café au dernier moment : refroidissez les boissons la veille et vérifiez le nombre de verres, tasses, assiettes et couverts après confirmation des invités. Prévoyez aussi un espace distinct pour le gâteau et les en-cas afin d’éviter les files d’attente au buffet.
Ouvrez le lieu assez tôt le jour J pour contrôler les toilettes, l’électricité et la circulation entre les tables. Comptez au minimum 90 minutes pour installer les tables, les chaises, les nappes, le buffet et la sonorisation avant l’arrivée du premier invité.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée des donateurs du jubilé ?: Envoyez-les idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement, surtout si les donateurs viennent de plusieurs villes. Fixez une date limite de réponse environ 3 semaines avant afin de finaliser le traiteur, les badges et le plan de salle.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 90 minutes pour une installation simple, et 2 à 3 heures si vous devez monter une sonorisation, un projecteur, un buffet et plusieurs espaces. Ajoutez 30 minutes pour tester les présentations et les microphones.
Quand confirmer les besoins alimentaires des invités ?: Demandez-les au moment de l’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours avant la journée. Transmettez la liste définitive au traiteur au plus tard 5 à 7 jours avant, selon ses conditions.
Que vérifier la veille d’une journée des donateurs ?: Vérifiez la liste finale des invités, les badges, le programme imprimé, les discours, les boissons, le gâteau et le matériel technique. Faites aussi un dernier test de la présentation et confirmez les horaires d’arrivée du traiteur et des intervenants.

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