Cómo organizar una jornada de donantes de aniversario
Una jornada de donantes de aniversario necesita más coordinación que una celebración convencional: hay invitados, discursos, catering y equipos que deben funcionar a la misma hora. Empieza fijando la fecha y el programa, y reserva pronto el lugar, la comida y el sonido. Después gestiona las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de cerrar la lista. El día anterior se revisan bebidas, presentación y materiales; el mismo día se comprueba el espacio y se monta todo antes de recibir a los asistentes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Reservar el catering
- 4
Reservar música y equipo
- 5
Redactar invitaciones
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Enviar recordatorio
- 10
Finalizar la lista de invitados
2 personas
- 11
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 12
Imprimir el programa
- 13
Coordinar los discursos
2 personas
- 14
Crear lista de reproducción
- 15
Comprobar la presentación
2 personas
- 16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 17
Hacer la compra
3 personas
- 18
Enfriar bebidas
2 personas
- 19
Preparar aperitivos
4 personas
- 20
Recoger la tarta
- 21
Abrir la ubicación
2 personas
- 22
Comprobar el lugar
2 personas
- 23
Comprobar los baños
- 24
Montar mesas
4 personas
- 25
Colocar las sillas
4 personas
- 26
Montar carpas
4 personas
- 27
Montar mesas de buffet
3 personas
- 28
Preparar la vajilla
2 personas
- 29
Colocar los cubiertos
2 personas
- 30
Preparar los vasos
2 personas
- 31
Colgar la decoración
3 personas
- 32
Poner las mesas de forma festiva
3 personas
- 33
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
- 34
Montar la mesa de registro
2 personas
- 35
Dejar lista la lista de invitados
- 36
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 37
Probar el micrófono
2 personas
- 38
Probar la iluminación
2 personas
- 39
Preparar café y té
2 personas
- 40
Montar aperitivos
3 personas
Evento
- 41
Atender la mesa de recepción
2 personas
- 42
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
- 43
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 44
Servir café y té
3 personas
- 45
Servir aperitivos
3 personas
- 46
Dar la bienvenida
- 47
Coordinar la presentación
2 personas
- 48
Coordinar el momento de fotos
2 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Reponer el bufé
3 personas
- 51
Servir la cena
5 personas
- 52
Servir comidas especiales
2 personas
- 53
Recoger los platos y los cubiertos
3 personas
- 54
Cortar la tarta
2 personas
- 55
Servir la tarta
3 personas
- 56
Proporcionar la música
- 57
Recoger la basura
2 personas
- 58
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
- 59
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Limpiar la cocina
3 personas
- 62
Limpiar las mesas
3 personas
- 63
Reunir las sillas
3 personas
- 64
Retirar la decoración
3 personas
- 65
Desmontar las carpas
4 personas
- 66
Retirar los residuos
2 personas
- 67
Limpiar los suelos
2 personas
- 68
Limpiar los baños
2 personas
- 69
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 70
Cerrar el recinto
2 personas
- 71
Devolver los materiales
2 personas
- 72
Recoger las compras sobrantes
2 personas
- 73
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesas de invitadoscant. 8
- Sillas plegablescant. 70
- Mesas altascant. 4
- Mesas de vestuariocant. 2
- Mantelescant. 12
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 80
- Platos para postrecant. 80
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 80
- Cucharillas de cafécant. 80
- Cuchillos de cenacant. 80
- Tenedores de cenacant. 80
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de servircant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Equipo de sonido
- Micrófonoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Enrollacablescant. 3
- Regletascant. 6
Iluminación
- Guirnalda de lucescant. 4
- Lámparas LEDcant. 8
- Linternas a pilascant. 6
Decoración
- Banners de aniversariocant. 3
- Globoscant. 80
- Pesos para globoscant. 8
- Guirnalda de banderinescant. 4
- Arreglos floralescant. 8
- Photowall
- Marcos de fotoscant. 6
- Decoración de mesacant. 12
- Portavelascant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Cuchillo para tarta
- Cubiertos de serviciocant. 8
- Cuencoscant. 12
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Acumuladores de fríocant. 12
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
- Bandejas de servir con tapacant. 6
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Papeleracant. 6
Catering
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Folletos del programacant. 80
- Formularios de registrocant. 80
- Bolígrafoscant. 12
- Tarjetas con números de mesacant. 8
- Tarjetas de agradecimientocant. 80
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el programa antes de enviar invitaciones. Deja al menos 6 semanas para confirmar el lugar, el catering, la música y el equipo de sonido.
- Envía la invitación con una fecha límite de respuesta y registra también las preferencias dietéticas. Envía un recordatorio 7 días antes y congela la lista de invitados entre 3 y 5 días antes del evento.
- Coordina los discursos con antelación: confirma quién habla, cuánto dura cada intervención y qué presentación necesita. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos y los altavoces como mínimo 2 horas antes de empezar.
- Calcula la distribución del espacio antes del montaje: mesas de buffet, mesas de invitados, sillas, mesas altas y guardarropa deben dejar pasillos despejados. Comprueba los baños y el acceso antes de colocar manteles y vajilla.
- Enfría las bebidas el día anterior y prepara los aperitivos con tiempo suficiente para servirlos sin retrasar el programa. Reserva una persona para recoger la tarta y otra para revisar la lista de la compra y las conexiones eléctricas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de donantes?
- Empieza unas 6 semanas antes para fijar fecha, programa y reservas principales. Cierra la lista de invitados entre 3 y 5 días antes, cuando ya hayan respondido los asistentes.
- ¿Cuándo envío las invitaciones para una jornada de aniversario?
- Envíalas aproximadamente 5 o 6 semanas antes e incluye una fecha límite de inscripción. Manda un recordatorio 7 días antes y confirma las preferencias dietéticas antes de contratar las cantidades finales del catering.
- ¿Cuánto tiempo antes se monta el espacio?
- Reserva entre 2 y 3 horas para abrir el lugar, revisar baños, montar mesas y sillas y comprobar el sonido. Si hay proyector, presentación y micrófonos, haz una prueba completa al menos 2 horas antes de la llegada.
- ¿Cuándo hay que preparar las bebidas y los aperitivos?
- Enfría las bebidas el día anterior y revisa la compra también entonces. Prepara los aperitivos el mismo día con margen para tenerlos listos entre 30 y 45 minutos antes de recibir a los donantes.
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