Zo organiseer je een jubileumdonateursdag
Begin met de datum, locatie en het programma voordat je gasten uitnodigt. Reserveer daarna catering, muziek en apparatuur, zodat je weet wat haalbaar is en welke informatie op de uitnodiging komt. Werk met een duidelijke aanmelddeadline en verzamel dieetwensen meteen. In de laatste week maak je de gastenlijst definitief, stem je toespraken en presentatie af en controleer je alle benodigdheden. Op de dag zelf draait veel om een vaste volgorde: locatie openen, techniek testen, tafels en stoelen plaatsen en pas daarna eten en drinken klaarzetten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Catering reserveren
- 4
Muziek en apparatuur reserveren
- 5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Herinnering versturen
- 10
Gastenlijst definitief maken
2 personen
- 11
Naamkaartjes maken
2 personen
- 12
Programma afdrukken
- 13
Toespraken afstemmen
2 personen
- 14
Muziek afspeellijst maken
- 15
Presentatie controleren
2 personen
- 16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 17
Boodschappen doen
3 personen
- 18
Dranken koelen
2 personen
- 19
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 20
Taart ophalen
- 21
Locatie openen
2 personen
- 22
Locatie controleren
2 personen
- 23
Toiletten controleren
- 24
Tafels opstellen
4 personen
- 25
Stoelen plaatsen
4 personen
- 26
Partytenten opzetten
4 personen
- 27
Buffettafels inrichten
3 personen
- 28
Servies klaarzetten
2 personen
- 29
Bestek klaarleggen
2 personen
- 30
Glazen klaarzetten
2 personen
- 31
Decoratie ophangen
3 personen
- 32
Tafels feestelijk dekken
3 personen
- 33
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
- 34
Registratietafel inrichten
2 personen
- 35
Gastenlijst klaarleggen
- 36
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 37
Microfoon testen
2 personen
- 38
Verlichting testen
2 personen
- 39
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 40
Hapjes uitstallen
3 personen
Event
- 41
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
- 42
Gasten verwelkomen
3 personen
- 43
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
- 44
Koffie en thee serveren
3 personen
- 45
Hapjes serveren
3 personen
- 46
Welkomstwoord verzorgen
- 47
Presentatie begeleiden
2 personen
- 48
Fotomoment begeleiden
2 personen
- 49
Dranken bijvullen
2 personen
- 50
Buffet aanvullen
3 personen
- 51
Diner uitserveren
5 personen
- 52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 53
Borden en bestek ophalen
3 personen
- 54
Taart aansnijden
2 personen
- 55
Taart serveren
3 personen
- 56
Muziek verzorgen
- 57
Afval verzamelen
2 personen
- 58
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 59
Restanten veilig verpakken
2 personen
- 60
Servies afwassen
3 personen
- 61
Keuken schoonmaken
3 personen
- 62
Tafels afnemen
3 personen
- 63
Stoelen verzamelen
3 personen
- 64
Decoratie verwijderen
3 personen
- 65
Partytenten afbreken
4 personen
- 66
Afval afvoeren
2 personen
- 67
Vloeren schoonmaken
2 personen
- 68
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 69
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 70
Locatie afsluiten
2 personen
- 71
Materialen retourneren
2 personen
- 72
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
- 73
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Buffettafelsaantal 3
- Gastentafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 70
- Statafelsaantal 4
- Kleedkamertafelsaantal 2
- Tafelkledenaantal 12
- Garderoberekkenaantal 2
Servies
- Dinerbordenaantal 80
- Gebaksbordenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 80
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 80
- Koffielepelsaantal 80
- Dinermessenaantal 80
- Dinervorkenaantal 80
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Geluidsinstallatie
- Microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Laptop
- Projector
- Projectiescherm
- Verlenghaspelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 6
Verlichting
- Snoerverlichtingaantal 4
- Ledlampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 6
Decoratie
- Jubileumbannersaantal 3
- Ballonnenaantal 80
- Ballongewichtenaantal 8
- Vlaggenlijnaantal 4
- Bloemstukkenaantal 8
- Fotowand
- Fotolijstjesaantal 6
- Tafeldecoratieaantal 12
- Kaarsenhoudersaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 3
- Taartmes
- Serveerbestekaantal 8
- Schaaltjesaantal 12
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Koelelementenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
- Serveerschalen met dekselaantal 6
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 6
Catering
- Naamkaartjesaantal 80
- Programmafoldersaantal 80
- Registratieformulierenaantal 80
- Pennenaantal 12
- Tafelnummerkaartenaantal 8
- Bedankkaartjesaantal 80
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma eerst vast, inclusief ontvangst, toespraken, presentatie en pauzes. Plan per onderdeel een begin- en eindtijd en stem teksten, muziek en presentatie uiterlijk één week vooraf af.
- Verstuur de uitnodiging zodra datum, locatie en programma bekend zijn en geef een aanmelddeadline van ongeveer 14 dagen. Stuur daarna 3 tot 5 dagen voor het jubileum een herinnering naar mensen die nog niet hebben gereageerd.
- Maak de catering pas definitief nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Controleer de aantallen 5 tot 7 dagen vooraf en leg voor het eerste uur ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon klaar, naast water en koffie.
- Test presentatie, laptop, projector, projectiescherm, microfoons en geluidsinstallatie voordat gasten binnenkomen. Neem minimaal één verlenghaspel en een stekkerdoos mee; een ontbrekende aansluiting zorgt anders direct voor vertraging.
- Open de locatie minstens 2 uur voor ontvangst. Controleer eerst toiletten en techniek, plaats daarna tafels, stoelen en garderoberekken en zet hapjes, gekoelde dranken en taart pas klaar wanneer de opstelling definitief is.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een jubileumdonateursdag?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Reserveer catering en techniek daarna zo snel mogelijk; verstuur de uitnodigingen zodra die basis vastligt.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumdonateursdag?
- Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Zet een aanmelddeadline ongeveer 14 dagen voor het evenement en verstuur 3 tot 5 dagen later een herinnering.
- Hoeveel tijd heb je nodig om de locatie klaar te zetten?
- Plan minstens 2 uur voor het openen, controleren en inrichten van de locatie. Trek extra tijd uit als je een projector, geluidsinstallatie, microfoons en meerdere tafels moet opstellen en testen.
- Wanneer maak je de definitieve gastenlijst en dieetlijst?
- Sluit de aanmeldingen ongeveer 10 tot 14 dagen vooraf en verwerk dieetwensen direct. Bevestig de definitieve aantallen 5 tot 7 dagen voor de jubileumdonateursdag aan de cateraar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.