Organiser une journée de formation sans rien oublier

Une journée de formation réussie se prépare dans un ordre précis : réserver la salle, cadrer les objectifs, confirmer l’intervenant, puis gérer les inscriptions et la logistique. Prévoyez assez de temps pour tester la présentation et installer le matériel d’entraînement avant l’arrivée du groupe. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les câbles, les supports imprimés et l’accueil des participants. Ce plan vous aide à passer de la préparation au démarrage de la session sans improvisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle d’entraînement
2
Confirmer le coach
3
Définir le programme et les objectifs d’apprentissage
2 personnes
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Mettre à jour la liste des participants
8
Commander le catering
9
Tester la technique et les supports de présentation
2 personnes
10
Imprimer le matériel de formation
11
Préparer les feuilles de travail et les stylos
12
Faire les courses
2 personnes
13
Refroidir les boissons
14
Aérer la salle
15
Installer les tables
2 personnes
16
Installer les chaises
2 personnes
17
Brancher l’écran de présentation
18
Préparer le matériel d'entraînement
2 personnes
19
Installer le point café et thé
2 personnes
20
Réceptionner et contrôler le catering
2 personnes
21
Installer la table d’accueil

Événement

22
Accueillir les participants
2 personnes
23
Enregistrer la présence
24
Servir le café de bienvenue
2 personnes
25
Animer la session de formation
2 personnes
26
Assurer la pause café
2 personnes
27
Réapprovisionner les boissons
28
Reprendre la séance d'entraînement
2 personnes
29
Installer le buffet du dîner
3 personnes
30
Servir le dîner
3 personnes
31
Réapprovisionner le buffet du dîner
2 personnes
32
Animer la session du soir
2 personnes
33
Animer la session de questions de clôture
2 personnes
34
Saluer les participants à leur départ

Suivi

35
Rassembler la vaisselle
2 personnes
36
Faire la vaisselle
2 personnes
37
Éteindre l’équipement
38
Rassembler le matériel de formation
2 personnes
39
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
40
Rassembler les déchets
2 personnes
41
Nettoyer l’espace
2 personnes
42
Refroidir le catering restant
43
Retourner les matériels
44
Renvoyer les informations aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 32
Nappesqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Clicker de présentation sans fil
Enceinte Bluetooth
Tableau blanc
Paperboard
Chevalet de conférence

Papeterie

Blocs-notesqté 32
Stylos à billeqté 40
Marqueursqté 12
Marqueurs pour tableau blancqté 6
Post-itqté 10
Badges nominatifsqté 35

Catering

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Courses

Vaisselle

Tasses à caféqté 36
Verres à boireqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40

Cuisine

Louchesqté 6
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 2
Épongesqté 6
Chiffons de nettoyageqté 8
Balai et pelle

Conseils

Commencez par le programme et les objectifs d’apprentissage, puis confirmez le coach et la salle. Gardez une marge d’au moins 30 minutes entre la fin de l’installation et l’accueil du groupe.
Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant la formation. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour la liste des participants, de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster le catering.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et le clicker au moins la veille. Vérifiez aussi les rallonges et les multiprises : un adaptateur oublié peut retarder le début de 15 minutes.
Préparez les feuilles de travail, blocs-notes, stylos, badges et marqueurs par participant, avec 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires. Installez-les avant l’ouverture de la table d’accueil pour éviter les files à l’arrivée.
Contrôlez le catering dès sa réception et refroidissez les boissons suffisamment tôt. Installez séparément le point café et thé, les verres, tasses et couverts afin que la pause ne bloque pas l’espace de formation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée de formation ?: Comptez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer le coach, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et commander le catering avec les quantités adaptées.
Quand faut-il envoyer les invitations à une journée de formation ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue et fixez une réponse définitive 5 à 7 jours avant. Vous pourrez alors imprimer le matériel et finaliser les besoins alimentaires.
Quand tester le matériel de présentation ?: Faites un premier test la veille, puis vérifiez les branchements le jour même au moins 30 minutes avant l’arrivée des participants. Testez notamment l’ordinateur, le vidéoprojecteur, le câble HDMI et le clicker.
Combien de boissons prévoir pour une journée de formation ?: Prévoyez au minimum 1 à 1,5 litre de boissons par personne pour la journée, en plus du café et du thé. Ajoutez une marge de 10 % si la salle est chaude ou si l’accès à l’eau est limité.

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