Zo organiseer je een trainingsdag zonder last-minute gedoe

Begin een trainingsdag niet met koffie inkopen, maar met het doel en de opbouw van de sessie. Leg eerst de leerdoelen, het programma, de trainer en de trainingsruimte vast. Daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen; pas dan bestel je catering en druk je materialen af. Test techniek minstens één werkdag vooraf en richt de ruimte op tijd in, zodat ontvangst, koffie en de start van de training niet door elkaar lopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Trainingsruimte reserveren
2
Trainer bevestigen
3
Programma en leerdoelen vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Catering bestellen
9
Techniek en presentatiemiddelen testen
2 personen
10
Trainingsmateriaal afdrukken
11
Werkbladen en pennen klaarleggen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
14
Ruimte ventileren
15
Tafels opstellen
2 personen
16
Stoelen plaatsen
2 personen
17
Presentatiescherm aansluiten
18
Trainingsmateriaal klaarleggen
2 personen
19
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
20
Catering ontvangen en controleren
2 personen
21
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

22
Deelnemers ontvangen
2 personen
23
Aanwezigheid registreren
24
Welkomstkoffie serveren
2 personen
25
Trainingssessie begeleiden
2 personen
26
Koffiepauze verzorgen
2 personen
27
Dranken bijvullen
28
Trainingssessie hervatten
2 personen
29
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
30
Diner serveren
3 personen
31
Dinerbuffet aanvullen
2 personen
32
Avondsessie begeleiden
2 personen
33
Afsluitende vragenronde verzorgen
2 personen
34
Deelnemers uitzwaaien

Nazorg

35
Servies verzamelen
2 personen
36
Servies afwassen
2 personen
37
Apparatuur uitschakelen
38
Trainingsmateriaal verzamelen
2 personen
39
Tafels en stoelen terugplaatsen
3 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Ruimte schoonmaken
2 personen
42
Overgebleven catering koelen
43
Materialen retourneren
44
Deelnemersinformatie nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 32
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draadloze present clicker
Bluetoothspeaker
Witteboard
Flip-over
Flip-overstandaard

Stationery

Notitieblokkenaantal 32
Balpennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Whiteboardstiftenaantal 6
Plakbriefjesaantal 10
Naamkaartjesaantal 35

Catering

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Boodschappen

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Drinkglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 2
Sponzenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 8
Bezem en blik

Tips

Plan de hoofdvolgorde minimaal 4 tot 6 weken vooraf: reserveer de trainingsruimte, bevestig de trainer en leg programma en leerdoelen vast voordat je uitnodigingen verstuurt.
Sluit aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de trainingsdag, zodat je deelnemerslijst, naamkaartjes, dieetwensen en catering op aantallen kunt controleren.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, clicker en verlengsnoeren minstens 1 werkdag vooraf. Neem ook een alternatief voor presenteren zonder scherm op in je draaiboek.
Richt de ruimte 60 tot 90 minuten voor ontvangst in: zet tafels en stoelen klaar, hang materialen op, sluit het scherm aan en maak het koffie- en theepunt gebruiksklaar.
Zet ontvangst en start los van elkaar: registreer aanwezigen bij binnenkomst, serveer welkomstkoffie en leg werkbladen en pennen vooraf op tafel, zodat de sessie op het afgesproken tijdstip kan beginnen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een trainingsdag organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met de ruimte, trainer, leerdoelen en het programma. Rond uitnodigingen en aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de trainingsdag af, zodat catering en materialen kloppen.
Wanneer moet ik de catering voor een trainingsdag bestellen?: Bestel de catering zodra het aantal deelnemers en de dieetwensen bekend zijn, bij voorkeur 7 dagen vooraf. Controleer de levering bij ontvangst en zet dranken gekoeld klaar voordat deelnemers arriveren.
Hoeveel tijd heb je nodig om een trainingsruimte klaar te zetten?: Reserveer 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, techniek, trainingsmateriaal en het koffie- en theepunt. Plan daarnaast minstens 30 minuten extra als de opstelling of audiovisuele apparatuur nog niet eerder is getest.
Wat moet ik op de ochtend van een trainingsdag controleren?: Controleer de deelnemerslijst, naamkaartjes, aanwezigheid, werkbladen, pennen, catering en dieetwensen. Test vóór ontvangst nog één keer laptop, beamer, scherm, kabels en clicker en ventileer de ruimte.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.