Cómo organizar un día de entrenamiento sin imprevistos
Organizar un día de entrenamiento requiere más que reservar una sala y convocar a los participantes. Primero debes cerrar los objetivos, el programa y el número de asistentes; después, coordinar inscripciones, catering y medios técnicos. La preparación final se concentra en las horas previas: montar mesas y sillas, probar la presentación, preparar el material y dejar lista la recepción. Este orden evita que la formación empiece tarde o que falten recursos básicos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar sala de formación
- 2
Confirmar al formador
- 3
Establecer el programa y los objetivos de aprendizaje
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Actualizar la lista de participantes
- 8
Pedir el catering
- 9
Probar la técnica y los medios de presentación
2 personas
- 10
Imprimir material de formación
- 11
Preparar hojas de trabajo y bolígrafos
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Enfriar bebidas
- 14
Ventilar el espacio
- 15
Montar mesas
2 personas
- 16
Colocar las sillas
2 personas
- 17
Conectar la pantalla de presentaciones
- 18
Preparar el material de formación
2 personas
- 19
Montar el punto de café y té
2 personas
- 20
Recibir y revisar el catering
2 personas
- 21
Preparar la mesa de recepción
Evento
- 22
Recepción de participantes
2 personas
- 23
Registrar la asistencia
- 24
Servir café de bienvenida
2 personas
- 25
Dirigir la sesión de entrenamiento
2 personas
- 26
Organizar la pausa del café
2 personas
- 27
Rellenar las bebidas
- 28
Reanudar la sesión de entrenamiento
2 personas
- 29
Montar el bufé de cena
3 personas
- 30
Servir la cena
3 personas
- 31
Reponer el buffet de cena
2 personas
- 32
Coordinar la sesión de la tarde
2 personas
- 33
Organizar la ronda final de preguntas
2 personas
- 34
Despedir a los participantes
Seguimiento
- 35
Recoger la vajilla
2 personas
- 36
Lavar la vajilla
2 personas
- 37
Apagar el equipo
- 38
Reunir el material de formación
2 personas
- 39
Volver a colocar mesas y sillas
3 personas
- 40
Recoger la basura
2 personas
- 41
Limpiar el espacio
2 personas
- 42
Refrigerar la catering sobrante
- 43
Devolver los materiales
- 44
Enviar la información de los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 32
- Mantelescant. 6
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Clicker inalámbrico para presentaciones
- Altavoz Bluetooth
- Pizarra blanca
- Pizarra de hojas
- Atril de papelógrafo
Material de oficina
- Bloc de notascant. 32
- Bolígrafoscant. 40
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Rotuladores para pizarra blancacant. 6
- Notas adhesivascant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 35
Catering
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 2
- Compras
Vajilla
- Tazas de cafécant. 36
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
Cocina
- Cucharonescant. 6
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 4
Limpieza
- Fregaderoscant. 2
- Esponjascant. 6
- Paños de limpiezacant. 8
- Escoba y recogedor
Consejos
- Define el programa y los objetivos de aprendizaje antes de enviar las invitaciones. Deja cerrados los bloques, las pausas y la duración de cada sesión con al menos 2 semanas de antelación.
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del entrenamiento. Usa esa cifra para confirmar la sala, actualizar la lista de participantes y pedir el catering sin pagar raciones innecesarias.
- Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción, no el día anterior. Revisa la lista final al encargar el catering y vuelve a comprobar las dietas cuando lo recibas.
- Haz una prueba técnica completa como mínimo 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, regletas, alargadores y clicker. Lleva también el material de formación preparado en el portátil y en papel.
- Reserva entre 60 y 90 minutos antes de la llegada para ventilar la sala, montar mesas y sillas, conectar la pantalla, preparar café y té y organizar la recepción. Comprueba que haya una tarjeta de nombre, bloc y bolígrafo por participante.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un día de entrenamiento?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar la sala, confirmar al formador y cerrar el programa. Envía las invitaciones al menos 2 semanas antes y congela la lista de asistentes entre 5 y 7 días antes.
- ¿Cuándo se debe pedir el catering para una formación?
- Pídelo cuando las inscripciones estén cerradas, normalmente entre 5 y 7 días antes. Añade las preferencias dietéticas confirmadas y calcula las cantidades según la lista final, incluyendo bebidas para la bienvenida y las pausas.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para preparar la sala de formación?
- Reserva entre 60 y 90 minutos antes de la recepción. Ese margen permite ventilar, colocar mesas y sillas, preparar el material, montar el punto de café y té y probar la presentación sin retrasar el inicio.
- ¿Qué hay que comprobar antes de una presentación de formación?
- Haz la prueba técnica al menos 24 horas antes y repítela al llegar a la sala. Comprueba portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, alimentación eléctrica, clicker y altavoz, y guarda una copia del material en otro soporte.
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