Checklist pour organiser une formation du jury
Une formation du jury demande une coordination précise entre les professeurs, les participants et la salle. Commence par bloquer la date et le lieu, puis confirme les membres du jury avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions, les besoins alimentaires et le programme doivent être suivis dans une liste à jour. Dans les derniers jours, vérifie le matériel de cours, les dossiers, la technique, le catering et l’aménagement de la salle.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu de la formation
Confirmer les professeurs membres du jury
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Finaliser le programme des cours
2 personnes
Rassembler le matériel de cours
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail
Vérifier la présentation
Commander le catering
Confirmer les réservations
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Composer les dossiers de cours
2 personnes
Préparer la liste de présence
Vérifier le lieu
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager la table de présentation
Brancher le projecteur et l'ordinateur portable
2 personnes
Tester le micro et le son
2 personnes
Mettre en place le coin café et le point d’eau
2 personnes
Préparer la table d'inscription
Événement
Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Distribuer le matériel de cours
2 personnes
Animer la formation du jury
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Ranger la salle de pause
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Encadrer l’évaluation pratique
3 personnes
Remettre les certificats
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Inventorier le matériel
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer le certificat aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 24
- Table d'inscription
- Table de présentation
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 30
- Verres à boireqté 30
- Assiettesqté 30
- Couteauxqté 30
- Fourchettesqté 30
- Cuillèresqté 30
- Couverts de serviceqté 6
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Microphone
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 4
Cuisine
- Machine à café
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 3
- Glacièresqté 2
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
Matériel de cours
- Dossiers de formationqté 24
- Blocs-notesqté 24
- Stylos à billeqté 30
- Marqueursqté 12
- Blocs pour chevaletqté 2
- Marqueurs pour tableau blancqté 12
- Badges nominatifsqté 30
- Certificatsqté 24
Décoration
- Panneaux directionnelsqté 6
- Nappesqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Épongesqté 6
Éclairage
- Lampadairesqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe la date et le lieu suffisamment tôt pour confirmer les professeurs membres du jury avant l’envoi des invitations. Garde une liste unique des participants afin d’éviter les doublons et les oublis.
- Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmets le nombre final au service de catering quelques jours avant la formation. Prévois aussi les boissons à refroidir et le coin café.
- Finalise le programme des cours avant d’imprimer les feuilles de travail et de composer les dossiers de formation. Prépare quelques blocs-notes, stylos et marqueurs en réserve pour les inscriptions de dernière minute.
- Teste la présentation, le vidéoprojecteur, l’ordinateur portable, le microphone et les haut-parleurs au moins 24 heures avant l’accueil. Vérifie également les rallonges et la compatibilité des branchements.
- Installe les tables, les chaises, la table d’inscription, la table de présentation et le coin café avant l’arrivée des participants. Prépare la liste de présence et laisse un accès clair aux porte-manteaux et au point d’eau.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser une formation du jury ?
- Commence la préparation au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer les professeurs, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de finaliser le programme.
- Quand confirmer le nombre de participants et le catering ?
- Mets à jour la liste des participants chaque semaine, puis fixe un nombre final environ 5 jours avant la formation. À ce moment-là, confirme les besoins alimentaires et la commande de catering.
- Quand tester le projecteur et le microphone ?
- Effectue un premier test technique 24 heures avant l’événement, puis vérifie rapidement les branchements le jour même. Prévois au moins 30 minutes avant l’accueil pour installer l’ordinateur, le projecteur, l’écran et le son.
- Que préparer la veille d’une formation du jury ?
- La veille, rassemble les dossiers, les feuilles de travail, les blocs-notes et les stylos, puis refroidis les boissons. Vérifie aussi la salle, le programme, la liste de présence et les réservations afin de pouvoir commencer l’installation sans retard.
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