Journée de formation : la checklist d’organisation

Une journée de formation réussie se prépare dans un ordre précis : réserver la salle, confirmer le programme, gérer les inscriptions, puis vérifier le matériel et l’accueil. Cette checklist réunit les tâches et les fournitures nécessaires, du premier échange avec le professeur jusqu’à l’ouverture de la salle. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les badges, les câbles de secours et le café prêt avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la salle de formation
Définir le professeur et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des participants
Commander le matériel de cours
Réserver le catering
Tester la technique
2 personnes
Vérifier la présentation
Imprimer les feuilles de travail
Préparer les badges nominatifs
Emballer le matériel de cours
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Réfrigérer les denrées fraîches
Préparer le service traiteur
2 personnes
Ouvrir la salle
Nettoyer l’espace
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer la table de présentation
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Raccorder la sonorisation
Préparer les classeurs de cours
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la table d'inscription

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
Ouvrir la journée de formation
Animer le premier bloc de cours
2 personnes
Servir la pause-café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer le deuxième bloc de cours
2 personnes
Installer le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Ranger le dîner
2 personnes
Encadrer le troisième bloc de cours
2 personnes
Assurer la pause du soir
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Encadrer le dernier module de la formation
2 personnes
Remettre les certificats
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Débrancher le matériel technique
2 personnes
Compter le matériel de cours
Refroidir le catering restant
Rendre les articles empruntés
Envoyer le message aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 35
Table d'inscription
Table de présentation

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Enceinte portable
Microphone

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verres à eauqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Louchesqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Plateaux de serviceqté 4
Petits bolsqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 2
Couteau de chefqté 2
Louches à soupeqté 2
Verres doseursqté 2

Catering

Caféqté 3
Boîtes de théqté 4
Carafes d’eauqté 6
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 3
Assiettes de buffetqté 4
Porte-serviettesqté 4
Courses

Décoration

Badges nominatifsqté 35
Stylosqté 45
Badges nominatifsqté 4

Matériel de cours

Dossiers de formationqté 35
Feuilles de travailqté 35
Blocs-notesqté 35
Certificatsqté 35
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 2
Marqueursqté 12
Marqueurs pour tableau blancqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelle
Balayette et pelle
Gants de nettoyageqté 4

Conseils

Bloquez la salle dès que la date est fixée, puis vérifiez sa capacité, la disposition des tables et l’accès aux prises électriques au moins deux semaines avant la formation.
Arrêtez la liste des participants 5 à 7 jours avant l’événement. Utilisez-la pour préparer les badges, les classeurs de cours et les réponses concernant les besoins alimentaires.
Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le câble HDMI et la sonorisation la veille. Gardez au moins une rallonge et une multiprise disponibles si la disposition de la salle change.
Préparez les feuilles de travail et les classeurs la veille, puis emballez tout le matériel de cours dans des lots faciles à distribuer. Cela évite de chercher des documents pendant l’accueil.
Ouvrez la salle 60 à 90 minutes avant le début. Installez d’abord les tables et les chaises, puis la table d’inscription, la présentation, la technique et enfin le café, le thé et l’eau.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée de formation ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date. Réservez la salle et définissez le professeur et le programme en premier, puis lancez les invitations et les inscriptions.
Combien de temps prévoir pour installer une salle de formation ?: Prévoyez 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Comptez davantage si vous devez installer un projecteur, un écran, une sonorisation et plusieurs espaces de service.
Quand confirmer le nombre de participants et les repas ?: Fixez la liste définitive 5 à 7 jours avant la formation. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le nombre final au traiteur dès qu’il est arrêté.
Que faut-il tester la veille d’une journée de formation ?: Testez la présentation, le projecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, les rallonges et la sonorisation. Faites aussi fonctionner la machine à café et les bouilloires si elles sont utilisées le jour même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.