Organiser une journée de bilan de santé, étape par étape

Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le parcours d’un participant, de l’inscription à la remise des résultats. La coordination des professionnels de santé, des bénévoles et des mesures demande plusieurs semaines d’anticipation. Prévoyez aussi la confidentialité, l’accessibilité et la circulation entre les postes. Les oublis les plus fréquents concernent les rappels, les piles des appareils, les formulaires et la chaîne du froid pour les produits réfrigérés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme et le planning
2 personnes
3
Confirmer les professionnels de santé
2 personnes
4
Recruter des bénévoles
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Préparer les autorisations
2 personnes
10
Enregistrer la procédure de confidentialité
2 personnes
11
Imprimer les protocoles de mesure
12
Créer les panneaux d'information
2 personnes
13
Numériser le formulaire d’inscription
14
Envoyer un rappel
15
Inventorier le matériel de mesure
2 personnes
16
Tester le matériel de mesure
2 personnes
17
Vérifier les piles
18
Préparer les formulaires et les stylos
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
20
Faire les courses
2 personnes
21
Acheter des produits frais
2 personnes
22
Coordonner le lieu et la clé
23
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
24
Mettre les produits réfrigérés au frais
25
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
26
Aérer la salle
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Aménager des espaces de confidentialité
3 personnes
29
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
30
Monter les stations de mesure
5 personnes
31
Aménager l’espace d’attente
2 personnes
32
Monter la table de catering
2 personnes
33
Préparer le café et le thé
2 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Placer les panneaux d’information
2 personnes
36
Préparer les listes d’inscription
2 personnes
37
Briefer les collaborateurs
8 personnes
38
Revérifier l’équipement de mesure
3 personnes

Événement

39
Assurer l’accueil des visiteurs
2 personnes
40
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
41
Vérifier les autorisations
2 personnes
42
Orienter les visiteurs vers les stations
2 personnes
43
Mesurer la tension artérielle
3 personnes
44
Mesurer le pouls
2 personnes
45
Mesurer la taille et le poids
2 personnes
46
Calculer l’IMC
2 personnes
47
Mesurer le tour de taille
2 personnes
48
Mesurer la glycémie
2 personnes
49
Mesurer la saturation en oxygène
2 personnes
50
Discuter des questions de santé
3 personnes
51
Enregistrer les résultats de mesure
3 personnes
52
Donner des conseils personnalisés
3 personnes
53
Expliquer les orientations
2 personnes
54
Encadrer la file d’attente
2 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Servir des en-cas sains
2 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
58
Rassembler la vaisselle
59
Vider les poubelles
60
Désinfecter les surfaces de travail
2 personnes
61
Réapprovisionner le matériel de mesure
2 personnes
62
Accueillir les derniers visiteurs
2 personnes
63
Finaliser les derniers résultats de mesure
3 personnes
64
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

65
Démonter les postes de mesure
4 personnes
66
Démonter les espaces de confidentialité
2 personnes
67
Ranger le service traiteur
2 personnes
68
Faire la vaisselle
2 personnes
69
Rassembler les déchets
2 personnes
70
Nettoyer l’espace
3 personnes
71
Vérifier le matériel
2 personnes
72
Ranger les résultats de mesure en sécurité
2 personnes
73
Contrôler les produits réfrigérés
74
Retourner les matériels de location
2 personnes
75
Stocker le matériel restant
2 personnes
76
Renvoyer les informations aux participants
2 personnes
77
Détruire les formulaires confidentiels
2 personnes
78
Nettoyer le matériel de mesure
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Chaises de bureauqté 8
Tabourets de barqté 4
Bancs de la salle d’attenteqté 4
Cloisons de confidentialitéqté 6
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6

Équipement

Tensiomètresqté 6
Pèse-personnesqté 4
Stadiomètresqté 2
Mètres rubansqté 6
Glucomètresqté 3
Oxymètresqté 4
Thermomètresqté 3
Calculatricesqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes mobilesqté 4
Glacièresqté 3
Microphone à main
Haut-parleur

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 100
Tassesqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Caisses réfrigéréesqté 4
Bacs alimentairesqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 8
Nappesqté 12
Porte-nomsqté 20
Pots à stylosqté 8

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de désinfectantqté 8

Médical

Gants jetablesqté 500
Lancettesqté 150
Bandelettes de testqté 150
Compresses alcooliséesqté 200
Compressesqté 200
Pansementsqté 2
Conteneurs pour aiguillesqté 4
Masquesqté 100
Gel hydroalcooliqueqté 8
Papier de rechercheqté 12
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 6 semaines à l’avance. Vérifiez l’accessibilité, l’accès aux clés et la possibilité d’installer des cloisons de confidentialité avant d’envoyer les invitations.
Construisez un planning par créneaux de 15 à 20 minutes et confirmez les professionnels de santé avant l’ouverture des inscriptions. Gardez une marge d’au moins 30 minutes pour absorber les retards.
Envoyez un rappel 3 à 5 jours avant la journée, avec l’horaire, l’adresse, les besoins alimentaires signalés et les consignes d’arrivée. Cela réduit les absences et évite de ressaisir les informations sur place.
Testez chaque tensiomètre, pèse-personne, glucomètre, oxymètre et thermomètre la veille. Vérifiez les piles, les rallonges et les multiprises, puis préparez un appareil ou un jeu de piles de secours si vous en avez la possibilité.
Installez les postes avant l’arrivée du public et séparez clairement accueil, attente et mesures. Préparez les formulaires, les stylos et la procédure de confidentialité en plusieurs exemplaires afin de ne pas interrompre les consultations.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée de bilan de santé ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les professionnels, recruter les bénévoles, envoyer les invitations et tester le matériel au moins 24 heures avant.
Quand envoyer les invitations pour une journée de bilan de santé ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement, dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés. Adressez ensuite un rappel 3 à 5 jours avant la journée.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 personne pour la circulation et 1 personne par zone de mesure occupée en même temps. Ajoutez une personne de renfort si plus de 30 participants sont inscrits.
Comment protéger la confidentialité pendant les bilans ?: Séparez les postes avec des cloisons ou des espaces distincts et limitez l’accès aux formulaires aux personnes autorisées. Préparez la procédure de confidentialité avant les inscriptions et conservez les documents hors de la vue du public.

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