Checklist pour organiser une journée de bilan de santé

Une journée de bilan de santé demande une préparation précise, car elle combine accueil du public, mesures médicales et gestion de données confidentielles. Commencez par fixer la date et le lieu, puis confirmez les professionnels, les bénévoles et le programme. Les inscriptions, les autorisations et les besoins alimentaires doivent être traités avant de préparer le matériel. La veille, testez chaque appareil, vérifiez les piles et organisez l’acheminement jusqu’au site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme et le planning
2 personnes
Confirmer les professionnels de santé
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer les autorisations
2 personnes
Enregistrer la procédure de confidentialité
2 personnes
Imprimer les protocoles de mesure
Créer les panneaux d'information
2 personnes
Numériser le formulaire d’inscription
Envoyer un rappel
Inventorier le matériel de mesure
2 personnes
Tester le matériel de mesure
2 personnes
Vérifier les piles
Préparer les formulaires et les stylos
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Coordonner le lieu et la clé
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager des espaces de confidentialité
3 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Monter les stations de mesure
5 personnes
Aménager l’espace d’attente
2 personnes
Monter la table de catering
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Préparer les listes d’inscription
2 personnes
Briefer les collaborateurs
8 personnes
Revérifier l’équipement de mesure
3 personnes

Événement

Assurer l’accueil des visiteurs
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stations
2 personnes
Mesurer la tension artérielle
3 personnes
Mesurer le pouls
2 personnes
Mesurer la taille et le poids
2 personnes
Calculer l’IMC
2 personnes
Mesurer le tour de taille
2 personnes
Mesurer la glycémie
2 personnes
Mesurer la saturation en oxygène
2 personnes
Discuter des questions de santé
3 personnes
Enregistrer les résultats de mesure
3 personnes
Donner des conseils personnalisés
3 personnes
Expliquer les orientations
2 personnes
Encadrer la file d’attente
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des en-cas sains
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Rassembler la vaisselle
Vider les poubelles
Désinfecter les surfaces de travail
2 personnes
Réapprovisionner le matériel de mesure
2 personnes
Accueillir les derniers visiteurs
2 personnes
Finaliser les derniers résultats de mesure
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Démonter les postes de mesure
4 personnes
Démonter les espaces de confidentialité
2 personnes
Ranger le service traiteur
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Ranger les résultats de mesure en sécurité
2 personnes
Contrôler les produits réfrigérés
Retourner les matériels de location
2 personnes
Stocker le matériel restant
2 personnes
Renvoyer les informations aux participants
2 personnes
Détruire les formulaires confidentiels
2 personnes
Nettoyer le matériel de mesure
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Chaises de bureauqté 8
Tabourets de barqté 4
Bancs de la salle d’attenteqté 4
Cloisons de confidentialitéqté 6
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6

Équipement

Tensiomètresqté 6
Pèse-personnesqté 4
Stadiomètresqté 2
Mètres rubansqté 6
Glucomètresqté 3
Oxymètresqté 4
Thermomètresqté 3
Calculatricesqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes mobilesqté 4
Glacièresqté 3
Microphone à main
Haut-parleur

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 100
Tassesqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Caisses réfrigéréesqté 4
Bacs alimentairesqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 8
Nappesqté 12
Porte-nomsqté 20
Pots à stylosqté 8

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de désinfectantqté 8

Médical

Gants jetablesqté 500
Lancettesqté 150
Bandelettes de testqté 150
Compresses alcooliséesqté 200
Compressesqté 200
Pansementsqté 2
Conteneurs pour aiguillesqté 4
Masquesqté 100
Gel hydroalcooliqueqté 8
Papier de rechercheqté 12
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et la clé au moins 4 semaines avant la journée. Vérifiez aussi l’accessibilité, l’espace d’attente et la possibilité d’installer des cloisons de confidentialité.
Confirmez les professionnels de santé et les bénévoles 3 à 4 semaines à l’avance. Prévoyez des rôles distincts pour l’accueil, l’orientation, les mesures et le suivi des inscriptions.
Envoyez un rappel aux inscrits 3 à 5 jours avant l’événement. Indiquez l’horaire, l’adresse, les conditions d’accueil et les éventuels documents ou autorisations à apporter.
Testez les tensiomètres, pèse-personnes, stadiomètres, glucomètres, oxymètres et thermomètres au plus tard la veille. Vérifiez les piles, les rallonges et les multiprises avant de charger le matériel.
Préparez les formulaires, stylos, panneaux d’information et protocoles de mesure le jour précédent. Placez les produits réfrigérés dans une glacière ou un réfrigérateur dès leur arrivée sur le site.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée de bilan de santé ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour une journée réunissant plusieurs professionnels et des inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les rappels et les vérifications du matériel.
Quand confirmer les professionnels de santé ?: Confirmez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Relancez chaque intervenant 5 à 7 jours avant afin de vérifier ses horaires et son rôle dans le programme.
Que faut-il préparer la veille d’une journée de bilan de santé ?: La veille, testez tous les appareils de mesure, vérifiez les piles, imprimez les formulaires et rassemblez les stylos et protocoles. Préparez aussi les panneaux, les cloisons de confidentialité et le matériel à transporter.
Quand envoyer un rappel aux participants inscrits ?: Envoyez un rappel 3 à 5 jours avant la journée de bilan. Un second contrôle des inscriptions peut être fait la veille pour ajuster l’accueil et repérer les besoins alimentaires.

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