Gesundheitscheck-Tag Schritt für Schritt organisieren

Ein Gesundheitscheck-Tag braucht mehr als einen Raum und einige Messgeräte. Lege zuerst Ort, Programm und Zuständigkeiten fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane getrennte Bereiche für Anmeldung, Wartezeiten und Messungen ein und prüfe früh, ob alle Geräte funktionieren. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag unterschriebene Formulare, geladene Batterien oder ein klarer Ablauf für sensible Gesundheitsdaten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
3
Gesundheitsfachkräfte erfassen
2 Personen
4
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
5
Einladungen erstellen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Genehmigungen vorbereiten
2 Personen
10
Datenschutzverfahren festlegen
2 Personen
11
Messprotokolle drucken
12
Informationsschilder erstellen
2 Personen
13
Anmeldeformular digitalisieren
14
Erinnerung senden
15
Messgeräte inventarisieren
2 Personen
16
Messgeräte testen
2 Personen
17
Batterien kontrollieren
18
Formulare und Stifte bereitlegen
2 Personen
19
Einkaufsliste prüfen
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Frische Produkte einkaufen
2 Personen
22
Ort und Schlüssel abstimmen
23
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
24
Kühlprodukte kühlen
25
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
26
Raum lüften
27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
28
Privatsphäre-Ecken einrichten
3 Personen
29
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
30
Messstationen aufbauen
5 Personen
31
Wartebereich einrichten
2 Personen
32
Catering-Tisch aufbauen
2 Personen
33
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
34
Getränke kalt stellen
2 Personen
35
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
36
Registrierungslisten bereitlegen
2 Personen
37
Mitarbeiter briefing geben
8 Personen
38
Messgeräte erneut prüfen
3 Personen

Event

39
Besucherempfang betreuen
2 Personen
40
Anmeldungen erfassen
2 Personen
41
Genehmigungen prüfen
2 Personen
42
Besucher zu den Stationen leiten
2 Personen
43
Blutdruck messen
3 Personen
44
Puls messen
2 Personen
45
Größe und Gewicht messen
2 Personen
46
BMI berechnen
2 Personen
47
Bauchumfang messen
2 Personen
48
Blutzucker messen
2 Personen
49
Sauerstoffsättigung messen
2 Personen
50
Gesundheitsfragen besprechen
3 Personen
51
Messergebnisse erfassen
3 Personen
52
Persönliche Beratung geben
3 Personen
53
Überweisungen erläutern
2 Personen
54
Warteschlange betreuen
2 Personen
55
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
56
Gesunde Snacks servieren
2 Personen
57
Getränke nachfüllen
58
Geschirr sammeln
59
Mülleimer leeren
60
Arbeitsflächen desinfizieren
2 Personen
61
Messmaterialien auffüllen
2 Personen
62
Letzte Besucher empfangen
2 Personen
63
Letzte Messergebnisse abschließen
3 Personen
64
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

65
Messstationen abbauen
4 Personen
66
Privatsphäre-Ecken abbauen
2 Personen
67
Catering aufräumen
2 Personen
68
Geschirr abwaschen
2 Personen
69
Abfall sammeln
2 Personen
70
Raum reinigen
3 Personen
71
Materialien prüfen
2 Personen
72
Messergebnisse sicher aufbewahren
2 Personen
73
Kühlprodukte kontrollieren
74
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
75
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen
76
Teilnehmerinformationen nachsenden
2 Personen
77
Vertrauliche Formulare vernichten
2 Personen
78
Messgeräte reinigen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 40
BürostühleAnz. 8
BarhockerAnz. 4
WartezimmerbänkeAnz. 4
SichtschutzwändeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

BlutdruckmessgeräteAnz. 6
PersonenwaagenAnz. 4
StadiometerAnz. 2
MessbänderAnz. 6
GlukometerAnz. 3
SättigungsmessgeräteAnz. 4
ThermometerAnz. 3
TaschenrechnerAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Mobile LampenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
Handmikrofon
Lautsprecher

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
LichterkettenAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
GläserAnz. 100
TassenAnz. 40
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KühlkistenAnz. 4
LebensmittelboxenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 6

Dekoration

Willkommensschild
WegweiserAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 20
StiftehalterAnz. 8

Reinigung

PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 20
DesinfektionsspenderAnz. 8

Medizinisch

EinweghandschuheAnz. 500
LanzettenAnz. 150
TeststreifenAnz. 150
AlkoholtupferAnz. 200
GazeAnz. 200
PflasterAnz. 2
NadelcontainerAnz. 4
MundmaskenAnz. 100
HanddesinfektionsmittelAnz. 8
ForschungspapierAnz. 12
Erste-Hilfe-Set

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Rechne pro Messstation mit einer zuständigen Gesundheitsfachkraft und einer weiteren Person für Anmeldung oder Dokumentation.
Schicke die Einladungen erst, wenn Anmeldeformular, Datenschutzverfahren und Ernährungsabfrage feststehen. Eine Erinnerung 5 bis 7 Tage vor dem Termin reduziert vergessene Anmeldungen.
Teste Blutdruckmessgeräte, Glukometer, Sättigungsmessgeräte und Waagen spätestens 3 Tage vorher. Kontrolliere außerdem Batterien, Verlängerungskabel und mobile Lampen, statt die Technik erst vor Ort zu prüfen.
Plane für jede Messstation einen Tisch, zwei Stühle und bei Bedarf eine Sichtschutzwand ein. Halte zusätzlich 10 bis 15 Prozent mehr Formulare und Stifte bereit, als der Anmeldestand erwarten lässt.
Lege am Vortag fest, wer Schlüssel, Materialtransport, Kühlboxen und Barrierefreiheit kontrolliert. Richte am Veranstaltungstag einen gut sichtbaren Empfang ein und führe kurze Zeitfenster für Wartende, damit sich keine Schlange vor den Messstationen bildet.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Gesundheitscheck-Tag organisieren?: Starte idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Fachkräfte, Genehmigungen, Datenschutz, Einladungen und der Raum klären.
Wie viele Gesundheitsfachkräfte braucht man für einen Gesundheitstag?: Plane mindestens eine Fachkraft pro gleichzeitig betriebener Messstation ein. Für Empfang, Dokumentation und Pausen kommt pro 2 bis 3 Stationen mindestens eine zusätzliche Unterstützung hinzu.
Wann sollte man die Messgeräte für den Gesundheitscheck testen?: Führe einen vollständigen Funktionstest spätestens 3 Tage vor dem Termin durch. Batterien, Kabel und Ersatzmaterial kontrollierst du zusätzlich am Vortag.
Was muss man bei einem Gesundheitscheck-Tag zum Datenschutz beachten?: Lege das Verfahren vor dem Versand der Einladungen fest und informiere die Teilnehmenden bei der Anmeldung. Verwende Sichtschutz, beschränke den Zugriff auf Messprotokolle und kläre, wie Formulare nach dem Termin sicher verwahrt werden.

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