Organiser une journée d’équipe sans rien oublier

Une journée d’équipe réussie se prépare dans un ordre précis : bloquer la date, réserver le lieu, recueillir les inscriptions, puis construire le programme et les activités. Les besoins alimentaires et l’itinéraire doivent être confirmés avant de commander le catering. La veille, concentrez-vous sur les boissons, le matériel et les tests techniques. Le jour même, prévoyez une table d’inscription et un accueil clair pour lancer la journée sans retard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et l'heure
2
Réserver le lieu
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Partager le programme
7
Former les équipes
2 personnes
8
Choisir les activités
2 personnes
9
Rédiger le règlement
10
Composer la musique
11
Commander le catering
12
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Préparer le matériel d’activité
2 personnes
16
Partager le lieu et l'itinéraire

Événement

17
Vérifier l’espace
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
3 personnes
19
Installer le buffet et la table des boissons
2 personnes
20
Installer la décoration
2 personnes
21
Tester la musique et le micro
22
Installer la table d'inscription
23
Marquer les stations d'activités
2 personnes
24
Accueillir les participants
2 personnes
25
Présenter le programme
26
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
27
Annoncer les équipes
28
Encadrer la première activité
3 personnes
29
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
30
Encadrer la deuxième activité
3 personnes
31
Servir des amuse-bouches
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Mettre le buffet en place
3 personnes
34
Servir le dîner
3 personnes
35
Rassembler les assiettes et les couverts
2 personnes
36
Animer le quiz d’équipe
2 personnes
37
Servir le dessert et le café
2 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

40
Retirer la décoration
2 personnes
41
Faire la vaisselle
2 personnes
42
Rassembler les déchets
2 personnes
43
Nettoyer l’espace
3 personnes
44
Remettre le mobilier en place
3 personnes
45
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
46
Vérifier le matériel
2 personnes
47
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 36
Tables de buffetqté 2
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 40
Bols réutilisablesqté 40
Verres réutilisablesqté 50
Tasses à caféqté 40
Couvertsqté 40
Couverts de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Plats de service avec couvercleqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4

Équipement

Enceinte portable
Micro sans fil
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Batteries externesqté 2

Réfrigération

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Activités

Rubans d’équipeqté 6
Cônesqté 24
Ballonsqté 6
Cerceauxqté 6
Cordeqté 4
Panneaux du quizqté 6
Marqueursqté 12
Blocs-notesqté 40
Stylosqté 40
Coupesqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 80
Pompe à ballonsqté 2
Badges nominatifsqté 40

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez 4 à 6 semaines à l’avance par la date, le lieu et les invitations. Demandez dès l’inscription les allergies, régimes alimentaires et besoins particuliers afin d’éviter une commande de dernière minute.
Fixez le programme avant de former les équipes. Envoyez-le au moins 5 jours avant la journée, avec l’adresse, l’itinéraire, l’heure d’arrivée et les vêtements ou accessoires utiles pour les activités.
Vérifiez le matériel activité par activité, pas seulement en comptant les participants. Prévoyez notamment les rubans d’équipe, cônes, ballons, cerceaux, cordes et panneaux du quiz, puis identifiez chaque station.
Organisez le buffet et les boissons séparément. Refroidissez les boissons la veille, préparez les glacières et bacs à glaçons, et installez les assiettes, verres, couverts et ustensiles de service avant l’arrivée du groupe.
Gardez au moins 60 minutes avant l’accueil pour installer les tables, chaises, stations et décoration. Testez l’enceinte et le micro sans fil avec les rallonges, multiprises et batteries externes déjà en place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée d’équipe ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour une journée avec lieu réservé, catering et activités. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les inscriptions, les besoins alimentaires, le programme et le matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée d’équipe ?: Envoyez-les idéalement 4 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de former les équipes et d’adapter la commande de repas.
Que faut-il préparer la veille d’une journée d’équipe ?: Refroidissez les boissons, rassemblez le matériel des activités et vérifiez les câbles, l’enceinte et le micro la veille. Préparez aussi les listes d’inscription et les informations alimentaires pour gagner au moins 30 minutes le matin.
Combien de temps prévoir pour installer une journée d’équipe ?: Comptez environ 60 à 90 minutes pour installer les tables, chaises, buffet, boissons, stations d’activités et décoration. Ajoutez 15 minutes pour tester la musique et le micro avant l’arrivée des participants.

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