Cómo organizar una jornada de equipo sin improvisar
Una jornada de equipo funciona mejor cuando se organiza en este orden: primero cierras fecha, horario y lugar; después confirmas asistentes y preferencias; por último preparas actividades, comida y montaje. El plan incluye 47 tareas y 48 artículos para que no tengas que resolverlo todo el mismo día. Reserva tiempo para probar el micrófono, enfriar las bebidas y preparar las estaciones de actividades antes de que llegue el grupo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y hora
- 2
Reservar el lugar
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Compartir el programa
- 7
Formar equipos
2 personas
- 8
Elegir actividades
2 personas
- 9
Redactar las reglas del juego
- 10
Seleccionar la música
- 11
Pedir el catering
- 12
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Enfriar bebidas
2 personas
- 15
Preparar el material de la actividad
2 personas
- 16
Compartir ubicación y ruta
Evento
- 17
Comprobar el espacio
2 personas
- 18
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 19
Montar la mesa del buffet y de bebidas
2 personas
- 20
Colgar la decoración
2 personas
- 21
Probar la música y el micrófono
- 22
Montar la mesa de registro
- 23
Marcar estaciones de actividades
2 personas
- 24
Recepción de participantes
2 personas
- 25
Presentar el programa
- 26
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
- 27
Anunciar los equipos
- 28
Guiar la primera actividad
3 personas
- 29
Reponer las bebidas del descanso
2 personas
- 30
Guiar la segunda actividad
3 personas
- 31
Servir aperitivos
2 personas
- 32
Rellenar las bebidas
2 personas
- 33
Preparar el buffet
3 personas
- 34
Servir la cena
3 personas
- 35
Recoger platos y cubiertos
2 personas
- 36
Coordinar el concurso por equipos
2 personas
- 37
Servir el postre y el café
2 personas
- 38
Rellenar las bebidas
2 personas
- 39
Coordinar la despedida y la salida
2 personas
Seguimiento
- 40
Retirar la decoración
2 personas
- 41
Lavar la vajilla
2 personas
- 42
Recoger la basura
2 personas
- 43
Limpiar el espacio
3 personas
- 44
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 45
Recoger los artículos prestados
2 personas
- 46
Comprobar los materiales
2 personas
- 47
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 6
- Sillascant. 36
- Mesas de buffetcant. 2
- Mesas altascant. 4
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 40
- Cuencos reutilizablescant. 40
- Vasos reutilizablescant. 50
- Tazas de cafécant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Cubiertos de serviciocant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas de servir con tapacant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
Equipo
- Altavoz portátil
- Micrófono inalámbrico
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Baterías externascant. 2
Refrigeración
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
Actividades
- Cintas del equipocant. 6
- Conoscant. 24
- Pelotascant. 6
- Aroscant. 6
- Cuerdacant. 4
- Paneles del quizcant. 6
- Rotuladorescant. 12
- Bloc de notascant. 40
- Bolígrafoscant. 40
- Copas premiocant. 3
Decoración
- Mantelescant. 8
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 80
- Bomba para globoscant. 2
- Tarjetas de nombrecant. 40
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Cepillos para fregarcant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el horario y el lugar antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para recibir inscripciones, dietas y confirmaciones de asistencia.
- Comparte el programa cuando falten entre 5 y 7 días. Incluye la ubicación, la ruta, la hora de recepción y la duración de cada actividad para evitar llegadas desordenadas.
- Forma los equipos y prepara las reglas antes del día del evento. Ten listas las cintas, los conos, las pelotas, los aros, la cuerda y los paneles del quiz en estaciones señalizadas.
- Encarga el catering después de cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Prepara vajilla reutilizable, cubiertos de servicio, bandejas y una mesa separada para buffet y bebidas.
- Haz el montaje y las pruebas al menos 60 minutos antes de la recepción. Comprueba el altavoz, el micrófono inalámbrico, los cables, las regletas, las baterías externas y la temperatura de las bebidas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de equipo?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar y cerrar la fecha. Envía las invitaciones con al menos 2 semanas de margen y fija una fecha límite de inscripción 5 o 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para una jornada de equipo?
- Pídelo cuando las inscripciones estén cerradas, normalmente entre 5 y 7 días antes. Así puedes ajustar las cantidades y comunicar las preferencias dietéticas sin hacer cambios de última hora.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el espacio?
- Reserva al menos 60 minutos para colocar mesas, sillas, buffet, bebidas y decoración. Añade otros 15 minutos para probar la música y el micrófono antes de recibir a los participantes.
- ¿Qué se suele olvidar en una jornada de equipo?
- A menudo se olvidan los materiales de las actividades, las reglas impresas, los cables alargadores y las baterías externas. Compruébalos 24 horas antes y vuelve a revisar el equipo durante el montaje.
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