Journée d’équipe : la checklist pour ne rien oublier
Une journée d’équipe réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord la date et le lieu, puis les inscriptions, le programme et les activités. Il faut ensuite anticiper les besoins alimentaires, le catering, le matériel et la circulation sur place. Le jour venu, prévois un temps séparé pour installer les tables, le buffet, les stations d’activités et la table d’inscription. Cette checklist rassemble les 47 tâches et 48 fournitures du plan, pour suivre l’organisation sans rien laisser au dernier moment.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et l'heure
Réserver le lieu
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Partager le programme
Former les équipes
2 personnes
Choisir les activités
2 personnes
Rédiger le règlement
Composer la musique
Commander le catering
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le matériel d’activité
2 personnes
Partager le lieu et l'itinéraire
Événement
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer le buffet et la table des boissons
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Tester la musique et le micro
Installer la table d'inscription
Marquer les stations d'activités
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Présenter le programme
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Annoncer les équipes
Encadrer la première activité
3 personnes
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
Encadrer la deuxième activité
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Rassembler les assiettes et les couverts
2 personnes
Animer le quiz d’équipe
2 personnes
Servir le dessert et le café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les départs
2 personnes
Suivi
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 6
- Chaisesqté 36
- Tables de buffetqté 2
- Tables hautesqté 4
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 40
- Bols réutilisablesqté 40
- Verres réutilisablesqté 50
- Tasses à caféqté 40
- Couvertsqté 40
- Couverts de serviceqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteau de chefqté 3
- Plateaux de serviceqté 8
- Plats de service avec couvercleqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
Équipement
- Enceinte portable
- Micro sans fil
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Batteries externesqté 2
Réfrigération
- Glacièresqté 4
- Bacs à glaçonsqté 4
Activités
- Rubans d’équipeqté 6
- Cônesqté 24
- Ballonsqté 6
- Cerceauxqté 6
- Cordeqté 4
- Panneaux du quizqté 6
- Marqueursqté 12
- Blocs-notesqté 40
- Stylosqté 40
- Coupesqté 3
Décoration
- Nappesqté 8
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Ballonsqté 80
- Pompe à ballonsqté 2
- Badges nominatifsqté 40
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes LEDqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Brosses à vaisselleqté 3
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque la date et le lieu au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Partage ensuite l’itinéraire avec une indication claire du stationnement et de l’entrée à utiliser.
- Fixe une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant la journée. Demande en même temps les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires afin d’ajuster le catering.
- Envoie le programme au moins 5 jours avant l’événement. Indique les horaires, la composition des équipes, les activités prévues et ce que les participants doivent savoir sur le règlement.
- Prépare le matériel d’activité par station la veille : rubans d’équipe, cônes, ballons, cerceaux, corde et panneaux du quiz. Prévois aussi des rallonges et multiprises si plusieurs équipements doivent fonctionner au même endroit.
- Commence l’installation 2 à 3 heures avant l’arrivée du groupe. Garde 30 minutes pour tester l’enceinte et le micro, refroidir les boissons et vérifier que chaque table, buffet et station est accessible.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une journée d’équipe ?
- Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les horaires, recueillir les inscriptions et commander le catering.
- Quand envoyer les invitations pour une journée d’équipe ?
- Envoie-les 4 à 6 semaines à l’avance, avec une date limite de réponse fixée 10 à 14 jours avant l’événement. Tu pourras ainsi finaliser les équipes, les quantités de repas et les besoins alimentaires.
- Combien de temps prévoir pour installer une journée d’équipe ?
- Prévois 2 à 3 heures avant l’accueil des participants. Réserve au moins 30 minutes pour tester la musique et le micro, puis vérifie les tables, le buffet, les boissons et les stations d’activités.
- Que faut-il vérifier la veille d’une journée d’équipe ?
- Vérifie le matériel nécessaire, prépare les activités, refroidis les boissons et confirme le nombre de participants. Contrôle aussi les équipements électriques, les fournitures de service et le programme à partager.
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