Zo organiseer je een teamdag zonder last-minute gedoe

Begin een teamdag niet met activiteiten kiezen, maar met datum, tijd en locatie. Daarna leg je het programma vast, verzamel je aanmeldingen en dieetwensen en deel je de praktische informatie. Reserveer vervolgens catering en controleer of de ruimte, techniek en activiteitenspullen passen bij het aantal deelnemers. Op de dag zelf draait alles om een korte opbouwvolgorde: ontvangst, uitleg, activiteiten en eten staan klaar voordat de eerste collega binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijd bevestigen
2
Locatie reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma delen
7
Teams samenstellen
2 personen
8
Activiteiten kiezen
2 personen
9
Spelregels uitschrijven
10
Muziek samenstellen
11
Catering bestellen
12
Benodigdheden controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Activiteitenspullen klaarzetten
2 personen
16
Locatie en route delen

Event

17
Ruimte controleren
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
19
Buffet- en drankentafel opbouwen
2 personen
20
Decoratie ophangen
2 personen
21
Muziek en microfoon testen
22
Registratietafel inrichten
23
Activiteitenstations markeren
2 personen
24
Deelnemers ontvangen
2 personen
25
Programma toelichten
26
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
27
Teams bekendmaken
28
Eerste activiteit begeleiden
3 personen
29
Pauzedranken bijvullen
2 personen
30
Tweede activiteit begeleiden
3 personen
31
Hapjes serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Buffet klaarzetten
3 personen
34
Diner uitserveren
3 personen
35
Borden en bestek verzamelen
2 personen
36
Teamquiz begeleiden
2 personen
37
Dessert en koffie serveren
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

40
Decoratie verwijderen
2 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Ruimte schoonmaken
3 personen
44
Meubilair terugplaatsen
3 personen
45
Geleende spullen verzamelen
2 personen
46
Materialen controleren
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Buffettafelsaantal 2
Statafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare glazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerbestekaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveerschalen met dekselaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 2

Koeling

Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4

Activiteiten

Teamlintenaantal 6
Pionnenaantal 24
Ballenaantal 6
Hoepelsaantal 6
Touwaantal 4
Quizbordenaantal 6
Stiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 40
Pennenaantal 40
Prijsbekersaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 80
Ballonpompaantal 2
Naamkaartjesaantal 40

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de hoofdonderdelen eerst: ontvangst, uitleg, activiteiten, pauzes en catering. Deel het programma uiterlijk een week vooraf, zodat deelnemers weten hoe laat ze aanwezig moeten zijn en wat ze kunnen verwachten.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen met één duidelijke deadline, bij voorkeur twee weken voor de teamdag. Zo kun je catering en het aantal stoelen, borden, glazen en koffiekopjes op tijd afstemmen.
Test muziek, microfoon en speaker vóór de ontvangst begint. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en laad powerbanks op; een lege accu of te korte kabel kost snel 15 minuten van het programma.
Maak teams en activiteitenstations vooraf herkenbaar met teamlinten, pionnen of andere markeringen. Schrijf spelregels kort uit en leg ballen, hoepels, touw en quizborden per onderdeel klaar, niet in één gezamenlijke doos.
Bouw de locatie in vaste volgorde op: eerst tafels en stoelen, daarna registratie, buffet en drank, vervolgens activiteitenstations en decoratie. Koel dranken en zet koffievoorzieningen uiterlijk 30 minuten vóór aankomst klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een teamdag organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging uiterlijk 4 weken voor de teamdag en sluit aanmeldingen en dieetwensen ongeveer 2 weken vooraf.
Hoe maak je een programma voor een teamdag?: Plan eerst ontvangst en een korte programma-uitleg, daarna één of meer activiteiten met duidelijke wisselmomenten en een eet- of drinkpauze. Houd per activiteit minimaal 10 minuten overgangstijd aan voor verplaatsen en uitleg.
Hoeveel catering heb je nodig voor een teamdag?: Tel het definitieve aantal aanmeldingen en voeg 5 tot 10 procent marge toe voor extra porties, servies en glazen. Bestel catering zodra de aanmeldingen sluiten, meestal ongeveer 2 weken vóór de teamdag.
Wanneer zet je alles klaar voor een teamdag?: Begin de opbouw 90 tot 120 minuten vóór de eerste deelnemer arriveert. Test techniek minimaal 30 minuten vooraf en zorg dat registratie, buffet, gekoelde dranken en activiteitenstations dan al klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.