Organiser une journée d’accompagnement sans rien oublier

Une journée d’accompagnement demande surtout une bonne coordination entre le programme, les groupes et les personnes qui les encadrent. Commencez par fixer les horaires, réserver les salles et confirmer la visite guidée avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, centralisez les besoins alimentaires, préparez les badges et répartissez le matériel par salle. Le jour venu, l’accueil, l’orientation et le briefing des accompagnateurs doivent être prêts avant l’arrivée du premier visiteur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver les salles et la visite guidée
3
Planifier les enseignants et les encadrants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Faire la liste des présences
8
Préparer le briefing des accompagnateurs
9
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
10
Imprimer les programmes
11
Imprimer les panneaux de parcours
12
Faire les courses
2 personnes
13
Refroidir les boissons
2 personnes
14
Préparer les en-cas
3 personnes
15
Séparer la restauration par régime alimentaire
2 personnes
16
Répartir le matériel par salle
3 personnes
17
Aménager l’espace d’accueil
3 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Tester les présentations et les écrans
2 personnes
20
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
21
Installer le point café et le buffet
3 personnes
22
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
23
Informer les accompagnateurs
2 personnes

Événement

24
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
25
Accueillir les visiteurs
3 personnes
26
Distribuer les badges
2 personnes
27
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
28
Accompagner les groupes vers les salles
6 personnes
29
Encadrer les cours d'observation
8 personnes
30
Faire des visites guidées
4 personnes
31
Répondre aux questions aux points d’information
3 personnes
32
Servir le café et le thé
2 personnes
33
Servir des amuse-bouches
3 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Servir le dîner
4 personnes
36
Clôturer le programme
2 personnes
37
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

38
Rassembler les déchets
3 personnes
39
Faire la vaisselle
3 personnes
40
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
41
Nettoyer les locaux
4 personnes
42
Éteindre l’équipement
2 personnes
43
Retirer la décoration et la signalétique
2 personnes
44
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
45
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Comptoir d'inscription
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 90
Assiettesqté 80
Bolsqté 30
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 50
Louchesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintes portablesqté 2

Cuisine

Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Carafes d'eauqté 8

Fournitures de bureau

Badges nominatifsqté 80
Stylosqté 80
Brochures du programmeqté 80
Chemises de présentationqté 10
Presse-papiersqté 10
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Marqueursqté 12
Panneaux de directionqté 20

Décoration

Nappesqté 10
Guirlande de fanionsqté 6
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez les horaires d’accueil, des séances, des déplacements et de la visite guidée, avec 10 à 15 minutes de marge entre deux étapes.
Clôturez les inscriptions 5 à 7 jours avant la journée. Vous aurez ainsi le temps d’établir la liste des présences, de séparer les repas par régime alimentaire et d’ajuster les quantités.
Préparez les badges, les programmes imprimés et les panneaux de parcours au moins 2 jours à l’avance. Gardez une réserve d’environ 10 % pour les inscriptions ou changements de dernière minute.
Briefiez les accompagnateurs la veille ou le matin même pendant 20 à 30 minutes : répartissez les groupes, indiquez les salles, les horaires, le point de rendez-vous et la procédure en cas de retard.
Testez les ordinateurs, le vidéoprojecteur, l’écran, les enceintes, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture. Installez aussi le café, le buffet et les boissons refroidies au moins 30 minutes avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée d’accompagnement ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Réservez les salles et la visite guidée dès le début, puis clôturez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement.
Quand faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les environ 3 semaines à l’avance, avec le programme, les horaires et la date limite d’inscription. Une relance 7 jours avant permet de limiter les absences non signalées.
Combien de temps prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Ouvrez le bureau d’inscription 30 minutes avant le début du programme. Prévoyez une personne pour les badges et les listes, et une autre pour orienter les groupes si vous attendez plus de 20 visiteurs.
Quand préparer les repas et les boissons ?: Achetez les produits 1 à 2 jours avant, puis préparez les encas le jour même. Refroidissez les boissons au moins 4 heures à l’avance et séparez clairement chaque régime alimentaire sur le buffet.

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