Cómo organizar una jornada de acompañamiento sin perder el control

Una jornada de acompañamiento funciona mejor cuando el recorrido está cerrado antes de abrir las inscripciones. Empieza por fijar la fecha, el programa, las salas y el número de acompañantes; después organiza inscripciones, dietas y materiales por aula. La recepción debe estar lista antes de que llegue la primera persona, con registro, tarjetas de nombre y señales visibles. Reserva la última revisión para probar pantallas, sonido, cables y la ruta completa del edificio.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar salas y visita guiada
3
Planificar docentes y acompañantes
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Crear la lista de asistencia
8
Preparar la reunión informativa de los acompañantes
9
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
10
Imprimir los programas
11
Imprimir señales de ruta
12
Hacer la compra
2 personas
13
Enfriar bebidas
2 personas
14
Preparar aperitivos
3 personas
15
Separar el catering por dieta
2 personas
16
Distribuir el material por aula
3 personas
17
Montar la zona de recepción
3 personas
18
Colocar mesas y sillas
4 personas
19
Probar las presentaciones y las pantallas
2 personas
20
Colocar los carteles de ruta
2 personas
21
Montar el rincón del café y el buffet
3 personas
22
Realizar el control de seguridad
2 personas
23
Dar instrucciones a los asistentes
2 personas

Evento

24
Atender la mesa de registro
2 personas
25
Recibir a los visitantes
3 personas
26
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
27
Presentar la apertura
2 personas
28
Acompañar a los grupos a las aulas
6 personas
29
Supervisar las clases de observación
8 personas
30
Dar visitas guiadas
4 personas
31
Responder preguntas en los puntos de información
3 personas
32
Servir café y té
2 personas
33
Servir aperitivos
3 personas
34
Rellenar las bebidas
2 personas
35
Servir la cena
4 personas
36
Cerrar el programa
2 personas
37
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

38
Recoger la basura
3 personas
39
Lavar la vajilla
3 personas
40
Recoger mesas y sillas
4 personas
41
Limpiar los locales
4 personas
42
Apagar el equipo
2 personas
43
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
44
Devolver el material prestado
2 personas
45
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 70
Mostrador de registro
Mesas de buffetcant. 3
Taburetescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 90
Platoscant. 80
Cuencoscant. 30
Cubiertoscant. 80
Tazas de cafécant. 50
Cucharonescant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Portátilescant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Altavoces portátilescant. 2

Cocina

Bandejas de serviciocant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8

Artículos de oficina

Tarjetas de nombrecant. 80
Bolígrafoscant. 80
Folletos del programacant. 80
Carpetas de presentacióncant. 10
Portapapelescant. 10
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 4
Rotuladorescant. 12
Carteles de flechascant. 20

Decoración

Mantelescant. 10
Guirnalda de banderinescant. 6
Arreglos floralescant. 6

Iluminación

Iluminación ambientalcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Cubos de limpiezacant. 3
Escoba y recogedorcant. 3
Fregonascant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y la visita a las salas antes de enviar las invitaciones. Así puedes indicar horarios, aulas y puntos de encuentro sin cambiar la información después.
Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y separa el catering por dieta antes del montaje. No dejes esta comprobación para la recepción: es cuando más fácil resulta confundir bandejas o raciones.
Prepara una carpeta por aula con el programa, material y portapapeles, y distribúyela antes de colocar las mesas. Comprueba además que cada acompañante sabe a qué grupo y espacio corresponde.
Haz una prueba técnica completa al menos 60 minutos antes de recibir a los visitantes: portátil, proyector, pantalla, altavoces, cables alargadores y regletas. Lleva una alternativa sencilla para continuar si falla una presentación.
Monta el registro y la señalización de ruta antes de la reunión informativa de los acompañantes. Coloca bolígrafos, tarjetas de nombre y listas de asistencia en el mostrador, y recorre la ruta una vez como si fueras un visitante nuevo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de acompañamiento?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, salas, docentes y acompañantes. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes, para poder preparar la lista de asistencia y separar el catering.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones?: Envíalas cuando el programa, las salas y el horario estén confirmados, normalmente entre 3 y 4 semanas antes. Incluye una fecha límite de inscripción de 7 días antes del evento y pide las necesidades dietéticas en el mismo formulario.
¿A qué hora hay que preparar la recepción?: La recepción debería estar montada como mínimo 45 minutos antes de la llegada prevista. Deja otros 15 minutos para comprobar la lista de asistencia, ordenar las tarjetas de nombre y revisar que las señales de ruta se ven desde la entrada.
¿Cuánto tiempo antes hay que probar las presentaciones y las pantallas?: Haz la prueba técnica al menos 60 minutos antes del inicio. Prueba cada portátil, proyector, pantalla y altavoz, y verifica que hay suficientes regletas y cables alargadores para evitar cambios de última hora.

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