Zo organiseer je een meeloopdag zonder gaten in het programma

Begin met een programma dat per tijdsblok en lokaal klopt. Leg daarna de rondleiding vast, plan docenten en begeleiders en stuur de uitnodigingen ruim op tijd. Tijdens de voorbereiding draait veel om registratie: aanmeldingen, dieetwensen, naamkaartjes en een actuele aanwezigheidslijst. Op de dag zelf moeten bezoekers direct weten waar ze heen moeten, terwijl presentaties, koffie en materialen per lokaal klaarstaan. Met deze aanpak voorkom je vooral zoekwerk, dubbele boekingen en een rommelige start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Lokalen en rondleiding reserveren
3
Docenten en begeleiders inplannen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanwezigheidslijst maken
8
Begeleidersbriefing voorbereiden
9
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
10
Programma's printen
11
Routebordjes printen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Catering per dieet scheiden
2 personen
16
Materialen per lokaal verdelen
3 personen
17
Ontvangstruimte inrichten
3 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
19
Presentaties en schermen testen
2 personen
20
Routebordjes ophangen
2 personen
21
Koffiepunt en buffet opbouwen
3 personen
22
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
23
Begeleiders instrueren
2 personen

Event

24
Registratiebalie bemannen
2 personen
25
Bezoekers ontvangen
3 personen
26
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
27
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
28
Groepen naar lokalen begeleiden
6 personen
29
Meelooplessen begeleiden
8 personen
30
Rondleidingen geven
4 personen
31
Vragen bij informatiepunten beantwoorden
3 personen
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Hapjes serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
36
Programma afsluiten
2 personen
37
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

38
Afval verzamelen
3 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
41
Lokalen schoonmaken
4 personen
42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
43
Versiering en bewegwijzering verwijderen
2 personen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Registratiebalie
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 90
Bordenaantal 80
Kommenaantal 30
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draagbare speakersaantal 2

Keuken

Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkaraffenaantal 8

Kantoorartikelen

Naamkaartjesaantal 80
Pennenaantal 80
Programmafoldersaantal 80
Presentatiemappenaantal 10
Klembordenaantal 10
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Stiftenaantal 12
Pijlbordjesaantal 20

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Vlaggenlijnaantal 6
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan lokalen, rondleiding en begeleiders eerst; controleer daarna of elke activiteit een ruimte, tijdstip en verantwoordelijke heeft. Zo ontdek je minimaal een week vooraf waar het programma niet past.
Verwerk aanmeldingen tot één aanwezigheidslijst en sluit dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor de meeloopdag. Scheid de catering per dieet voordat het buffet wordt opgebouwd.
Maak voor elke begeleider een korte briefing met route, tijdsblokken en contactpersoon. Geef die briefing uiterlijk de avond ervoor, zodat vragen niet pas bij de registratiebalie ontstaan.
Test presentaties, laptops, beamers, schermen, speakers en verlengsnoeren per lokaal minimaal 2 uur voor ontvangst. Leg materialen daarna per lokaal klaar in plaats van alles bij de ontvangst te verzamelen.
Richt de ontvangst in met registratiebalie, naamkaartjes, programmafolders en duidelijke routebordjes. Zet koffie, water en hapjes pas klaar nadat de looproute en veiligheidscontrole zijn afgerond.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een meeloopdag organiseren?: Leg datum, programma en lokalen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna direct en sluit de aanmeldingen ongeveer 3 dagen voor de meeloopdag, zodat je catering en aanwezigheidslijst kunt afronden.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een meeloopdag?: Plan minimaal één begeleider per rondleiding of groep en wijs daarnaast één persoon aan voor de ontvangst en registratie. Voeg bij parallelle programmaonderdelen per lokaal een verantwoordelijke toe; zo blijft niemand zonder aanspreekpunt.
Wanneer moet je de techniek voor een meeloopdag testen?: Test beamer, projectiescherm, laptops, speakers en aansluitingen minimaal 2 uur voor de eerste bezoekers. Controleer ook verlengsnoeren en stekkerdozen in het juiste lokaal, niet alleen op een centrale plek.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een meeloopdag?: Tel per bezoeker voor de ontvangst en pauze minstens 2 drankmomenten, bijvoorbeeld koffie of thee en water, plus één portie hapjes per pauze. Tel dieetwensen apart en houd enkele extra porties achter de hand voor onverwachte bezoekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.