Organiser une journée bien-être sans rien laisser au hasard

Commencez par fixer la date, le programme et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Une journée bien-être demande ensuite de coordonner les ateliers, les créneaux de massage, les repas et les besoins particuliers des participants. Prévoyez une confirmation détaillée quelques jours avant, puis gardez le matin de l’événement pour l’installation et les dernières vérifications. Ce déroulé vous aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis fréquents.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Réserver les accompagnateurs pour les ateliers
2 personnes
4
Planifier les séances de massage
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Noter les allergies et les points d’attention
10
Organiser la répartition des ateliers
2 personnes
11
Créer des créneaux pour les massages
2 personnes
12
Envoyer la confirmation aux participants
13
Commander le traiteur et les encas
14
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
15
Finaliser la liste de courses
16
Préparer les badges nominatifs
17
Partager le programme en route
18
Faire les courses
2 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Préparer des amuse-bouches frais
3 personnes
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Aérer les espaces
2 personnes
23
Nettoyer les sols et les surfaces
2 personnes
24
Aménager la salle de yoga
3 personnes
25
Aménager la salle de méditation
2 personnes
26
Aménager la salle de massage
2 personnes
27
Installer les tables et les chaises
3 personnes
28
Préparer le comptoir d’accueil
2 personnes
29
Préparer le buffet et le coin thé
3 personnes
30
Préparer les badges nominatifs
31
Tester la musique d’ambiance

Événement

32
Accueillir les participants
3 personnes
33
Présenter le programme
34
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
35
Animer l’atelier de respiration
2 personnes
36
Animer une séance de yoga et d’étirements
2 personnes
37
Servir du thé et des fruits
3 personnes
38
Effectuer les tours de massage
4 personnes
39
Animer la séance de méditation
2 personnes
40
Réapprovisionner les boissons et les snacks
2 personnes
41
Servir le dîner
4 personnes
42
Récupérer la vaisselle et les verres
2 personnes
43
Animer la séance de relaxation
2 personnes
44
Distribuer les sacs-cadeaux
2 personnes
45
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

46
Rassembler les déchets
3 personnes
47
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
48
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
49
Nettoyer les espaces
3 personnes
50
Remettre le mobilier en place
3 personnes
51
Rassembler le matériel de bien-être
2 personnes
52
Éteindre l’équipement
53
Fermer le lieu
2 personnes
54
Rendre le matériel loué
2 personnes
55
Ranger les restes et la décoration
2 personnes
56
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 45
Table d’accueil
Tables de massageqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 50
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Théièresqté 4
Planches de serviceqté 6

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 3
Enceintes portablesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lampes rechargeablesqté 8

Bien-être

Tapis de yogaqté 45
Coussins de méditationqté 30
Couverturesqté 45
Coussins pour les yeuxqté 30
Serviettesqté 50
Taies d'oreillerqté 30
Bouteilles d’huile de massageqté 6
Diffuseurs d’arômesqté 4
Flacons d'huiles essentiellesqté 8

Décoration

Plantesqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Porte-bougies chauffe-platqté 20
Badges nominatifsqté 50
Affiches du programmeqté 6

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord le programme et la capacité du lieu, puis réservez les accompagnateurs et les massages. Gardez des créneaux tampons de 10 à 15 minutes entre deux activités pour absorber les retards.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est stable et demandez immédiatement les allergies, les régimes alimentaires et les points d’attention. Relancez les personnes dont le formulaire reste incomplet sous 3 à 5 jours.
Pour les massages, créez les créneaux avant d’envoyer les confirmations. Avec 20 participants, prévoyez par exemple 20 créneaux individuels et une liste d’attente plutôt que des demandes gérées sur place.
Préparez le lieu en plusieurs zones : accueil, yoga, méditation, repas et massages. Vérifiez la veille les tapis, coussins, couvertures, serviettes, tables de massage, rallonges et multiprises.
Envoyez le programme final et les consignes d’arrivée 48 heures avant. Le jour même, refroidissez les boissons, aérez les espaces et ouvrez l’accueil au moins 30 minutes avant la première séance.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée bien-être ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les réservations du lieu, des intervenants et des massages doivent être confirmées avant l’ouverture des inscriptions.
Combien de temps prévoir entre deux ateliers bien-être ?: Prévoyez 10 à 15 minutes entre deux séances pour les déplacements, l’aération et la remise en place du matériel. Ajoutez 30 minutes pour une pause repas ou un changement complet d’espace.
Quand envoyer les invitations pour une journée bien-être ?: Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant l’événement, avec le programme, les horaires et le formulaire d’inscription. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant pour finaliser les groupes et le traiteur.
Comment organiser les massages pendant une journée bien-être ?: Attribuez un créneau précis à chaque participant, avec une durée de 20 à 30 minutes et 5 à 10 minutes entre deux rendez-vous. Envoyez l’horaire confirmé au plus tard 48 heures avant la journée.

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