Cómo organizar un Día de bienestar sin perder el control

Un Día de bienestar combina talleres, masajes, pausas y comidas, así que el orden de preparación marca la diferencia. Empieza cerrando la fecha, el programa y el lugar antes de abrir las inscripciones. Después recoge alergias, preferencias y horarios para distribuir talleres y tratamientos sin solapamientos. La víspera prepara las salas, enfría las bebidas y deja lista la recepción; el mismo día solo deberías atender ajustes y recibir a los participantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Asignar monitores para los talleres
2 personas
4
Programar tratamientos de masaje
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Anotar alergias y puntos de atención
10
Crear la distribución de los talleres
2 personas
11
Crear franjas horarias para masajes
2 personas
12
Enviar la confirmación a los participantes
13
Pedir el catering y los aperitivos
14
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
15
Finalizar la lista de compras
16
Preparar tarjetas de nombre
17
Compartir el programa y la ruta
18
Hacer la compra
2 personas
19
Enfriar bebidas
2 personas
20
Preparar aperitivos frescos
3 personas
21
Abrir la ubicación
2 personas
22
Ventilar los espacios
2 personas
23
Limpiar suelos y superficies
2 personas
24
Preparar la sala de yoga
3 personas
25
Montar la sala de meditación
2 personas
26
Montar la zona de masajes
2 personas
27
Colocar mesas y sillas
3 personas
28
Preparar el mostrador de recepción
2 personas
29
Preparar el bufé y la estación de té
3 personas
30
Preparar tarjetas con nombres
31
Probar la música de fondo

Evento

32
Recepción de participantes
3 personas
33
Presentar el programa
34
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
35
Coordinar el taller de respiración
2 personas
36
Dirigir la sesión de yoga y estiramientos
2 personas
37
Servir té y fruta
3 personas
38
Realizar rondas de masaje
4 personas
39
Guiar la sesión de meditación
2 personas
40
Reponer bebidas y snacks
2 personas
41
Servir la cena
4 personas
42
Recoger la vajilla y los vasos
2 personas
43
Guiar la sesión de relajación
2 personas
44
Repartir bolsas de regalo
2 personas
45
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

46
Recoger la basura
3 personas
47
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
48
Recoger la comida y las bebidas
2 personas
49
Limpiar espacios
3 personas
50
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
51
Recopilar material de bienestar
2 personas
52
Apagar el equipo
53
Cerrar el recinto
2 personas
54
Devolver el material alquilado
2 personas
55
Guardar los restos y la decoración
2 personas
56
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 45
Mesa de recepción
Mesas de masajecant. 3
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos para aguacant. 50
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 50
Cubiertoscant. 50
Teterascant. 4
Tablas para servircant. 6

Equipo

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 3
Altavoces portátilescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Lámparas recargablescant. 8

Bienestar

Esterillas de yogacant. 45
Cojines de meditacióncant. 30
Mantascant. 45
Almohadillas para los ojoscant. 30
Toallascant. 50
Fundas de almohadacant. 30
Botellas de aceite de masajecant. 6
Difusores de aromaterapiacant. 4
Frascos de aceite esencialcant. 8

Decoración

Plantascant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Portavelascant. 20
Tarjetas de nombrecant. 50
Pósteres del programacant. 6

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero el programa y la duración de cada actividad. Deja entre 10 y 15 minutos entre talleres y tratamientos para cambios de sala, retrasos y ventilación.
Abre el formulario de inscripción cuando ya tengas definidos los monitores, los talleres y las franjas de masaje. Pide en el mismo formulario preferencias dietéticas, alergias y puntos de atención.
Envía la confirmación al menos 3 días antes con el programa, la ruta y la hora de llegada. Incluye también qué debe hacer cada persona al registrarse y dónde encontrará su tarjeta de nombre.
Prepara salas separadas para yoga y meditación, y reserva una zona tranquila para los masajes. Comprueba con 24 horas de antelación las esterillas, cojines, mantas, toallas, fundas y aceites.
Haz la compra y pide el catering con margen suficiente para corregir faltas. Enfría las bebidas la víspera y prepara los aperitivos frescos el mismo día, después de ventilar y limpiar las superficies.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de bienestar?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Reserva el lugar y fija el programa al principio; abre las inscripciones cuando los monitores, los masajes y los horarios ya estén definidos.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?: Ciérralas entre 5 y 7 días antes del evento. Así tendrás tiempo para crear la distribución de talleres, asignar las franjas de masaje, pedir el catering y preparar las tarjetas de nombre.
¿Cuánto tiempo debe durar un taller de bienestar?: Programa normalmente entre 45 y 60 minutos por taller y deja 10 o 15 minutos de transición. Ese margen evita que los retrasos afecten a los masajes y a las siguientes actividades.
¿Qué se prepara el día anterior a un Día de bienestar?: El día anterior deja montadas las salas, revisa mesas, sillas, equipos y extensiones, prepara la recepción y enfría las bebidas. Reserva la limpieza final, la ventilación y los aperitivos frescos para el día del evento.

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