Journée cocooning : la checklist pour ne rien oublier

Une journée cocooning demande plus de coordination qu’un simple moment de détente. Il faut caler les soins, gérer les inscriptions, prévoir les besoins alimentaires et préparer plusieurs espaces en parallèle. Cette checklist regroupe les 53 tâches et 40 fournitures du plan, dans l’ordre où elles deviennent utiles. Tu peux ainsi avancer de la première réservation jusqu’à l’accueil des participantes sans découvrir au dernier moment qu’il manque des serviettes, une rallonge ou un poste de soin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les espaces
Réserver les soignants et accompagnants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les rendez-vous de soins
2 personnes
Commander le catering
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Acheter les fournitures de soins
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Nettoyer les salles de soins
3 personnes
Laver le linge et les serviettes
2 personnes
Imprimer le programme et le plan d'accès
Composer des sachets-cadeaux
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le buffet
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les postes de soins
4 personnes
Aménager l’espace de détente
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Instruitre les soignants
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Présenter le programme
Réaliser des soins du visage
3 personnes
Effectuer des soins des mains
2 personnes
Effectuer des soins des pieds
2 personnes
Effectuer des massages
3 personnes
Animer la séance de relaxation
Servir le thé et le café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les serviettes usagées
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Servir le dessert et le thé
2 personnes
Distribuer les sacs-cadeaux
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer les salles de soins
3 personnes
Laver et ranger le linge
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Trier et ranger le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tabouretsqté 8
Portantsqté 2
Transatsqté 6
Tables de soinsqté 6
Paraventsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 6
Glacièresqté 4

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 8
Panneau de bienvenue
Supports de programmeqté 8
Sacs cadeauxqté 50

Bien-être

Serviettesqté 60
Peignoirsqté 30
Bandeauxqté 20
Bains de piedsqté 4
Housses de table de massageqté 6
Compressesqté 20
Miroirsqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Poubellesqté 6
Paniers à lingeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par fixer la date, le programme et le lieu avant d’envoyer les invitations : les réservations des soignants et des accompagnants dépendent de ces horaires. Prévois aussi les différents espaces nécessaires aux soins, au buffet et à la détente.
Clôture les inscriptions au moins 7 jours avant la journée. Tu auras alors le temps de répartir les rendez-vous de soins, de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster la commande de catering.
Pour chaque poste de soin, vérifie le matériel et les fournitures séparément. Les tables de soins, tabourets, paravents, serviettes et peignoirs ne servent pas au même moment : compte-les selon le nombre de soins prévus et leur rotation.
La veille, lave le linge, nettoie les salles de soins, mets les boissons au frais et prépare les sachets-cadeaux. Le jour même, installe d’abord les tables, chaises et postes de soins, puis le buffet et l’espace détente.
Garde 30 minutes avant l’arrivée pour tester la musique, l’éclairage et les rallonges, placer la table d’inscription et afficher le programme. Donne ensuite aux soignants le déroulé, les horaires de rendez-vous et les informations utiles sur les participantes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée cocooning ?: Prévois au minimum 3 semaines pour réserver le lieu, les espaces et les soignants, puis envoyer les invitations. Termine les inscriptions 7 jours avant afin de répartir les rendez-vous et de confirmer le catering.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée cocooning ?: Envoie-les environ 3 semaines avant la date, dès que le programme et le lieu sont fixés. Demande une réponse au plus tard 7 jours avant pour connaître les besoins alimentaires et établir le planning des soins.
Combien de temps prévoir pour installer une journée cocooning ?: Compte 2 à 3 heures pour installer les tables, chaises, postes de soins, buffet, espace détente et décoration. Ajoute 30 minutes avant l’accueil pour tester l’éclairage, la musique et les équipements électriques.
Que préparer la veille d’une journée cocooning ?: La veille, lave le linge et les serviettes, nettoie les salles de soins, prépare les sachets-cadeaux, mets les boissons au frais et rassemble les fournitures. Cette préparation te laisse le jour J pour l’installation et l’accueil.

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