Checklist pour organiser une journée cocooning

Une journée cocooning demande plus qu’un programme de soins et quelques activités. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les rendez-vous et l’installation de plusieurs espaces. Cette checklist vous accompagne dans l’ordre logique : réservation, préparation, achats, accueil et rangement. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés, comme les allergies, le linge de table, les produits frais et le matériel nécessaire dans chaque salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Choisir les activités et les soins
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les rendez-vous de soins
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les allergies
2 personnes
Vérifier le matériel de soins
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Laver et plier le linge de table
2 personnes
Imprimer le programme et la liste des participants
Nettoyer la salle de groupe
3 personnes
Nettoyer les salles de soins
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables de soin
3 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
Installer la table du buffet et des boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre la musique d'ambiance
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le dîner
4 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Animer l’activité de détente
2 personnes
Réaliser des soins du visage
4 personnes
Réaliser des soins des mains et des pieds
4 personnes
Effectuer des massages
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Servir le dessert et le café
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Vider les espaces
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Porte-manteauxqté 2
Tables de soinsqté 4
Tabouretsqté 8
Paraventsqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Bol à soupeqté 60
Couvertsqté 60
Verres à boireqté 70
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Louchesqté 8
Plats de maintien au chaudqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil

Catering

Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6
Bacs à buffetqté 8
Bacs à glaçonsqté 4
Courses

Bien-être

Peignoirsqté 30
Serviettesqté 80
Bains de piedsqté 4
Miroirsqté 4
Draps de massageqté 12
Bacs de manucureqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Conseils

Bloquez la date et le programme au moins 4 semaines à l’avance, puis réservez le lieu avant d’envoyer les invitations. Le nombre de salles disponibles détermine souvent la répartition des soins et des activités.
Demandez les allergies, régimes alimentaires et besoins particuliers dès l’inscription. Faites une dernière vérification 7 jours avant la journée afin d’adapter les achats et le buffet.
Planifiez les rendez-vous de soins avec des créneaux précis et prévoyez quelques minutes entre deux personnes. Un tableau imprimé avec les participants évite les changements de dernière minute à l’accueil.
Faites les courses 1 à 2 jours avant l’événement, puis récupérez les produits frais le jour précédent si possible. Mettez les boissons au frais suffisamment tôt et vérifiez séparément la vaisselle, les appareils et les rallonges.
Installez la salle de groupe et les salles de soins avant l’arrivée des participants. Préparez les tables de soins, les paravents, les tables du buffet, les porte-manteaux et un panneau d’accueil pour que chacun sache immédiatement où aller.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée cocooning ?: Prévoyez au minimum 4 semaines pour réserver le lieu, choisir les activités, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Commencez les achats et la préparation matérielle pendant la dernière semaine.
Quand envoyer les invitations pour une journée cocooning ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec le programme, les horaires, le lieu et la date limite d’inscription. Faites un rappel 7 jours avant pour confirmer les présences et les besoins alimentaires.
Quand vérifier les allergies et les régimes alimentaires ?: Demandez ces informations au moment de l’inscription, puis vérifiez la liste définitive 7 jours avant l’événement. Gardez cette liste avec les informations destinées à l’équipe qui prépare le buffet.
Quand installer la salle pour une journée cocooning ?: Faites le nettoyage et l’installation des espaces la veille si le lieu est disponible. Le jour même, prévoyez au moins 2 heures pour les tables, les chaises, les tables de soins, le buffet, les boissons et la musique d’ambiance.

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