Zo organiseer je een wellnessdag

Begin met een vast programma voordat je deelnemers uitnodigt. Leg eerst de datum en locatie vast, boek begeleiders en plan daarna workshops en massages in tijdsloten. Open vervolgens het aanmeldformulier en verzamel dieetwensen, allergieën en andere aandachtspunten. Reserveer ruimte voor ontvangst, yoga, meditatie en behandelingen, zodat deelnemers niet hoeven te zoeken. De laatste dagen draaien vooral om bevestigingen, boodschappen, gekoelde dranken en een rustige, schone inrichting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Begeleiders voor workshops vastleggen
2 personen
4
Massagebehandelingen inplannen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Allergieën en aandachtspunten noteren
10
Indeling van workshops maken
2 personen
11
Tijdsloten voor massages maken
2 personen
12
Bevestiging naar deelnemers sturen
13
Catering en hapjes bestellen
14
Benodigdheden controleren
2 personen
15
Boodschappenlijst afronden
16
Naamkaartjes voorbereiden
17
Programma en route delen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Verse hapjes voorbereiden
3 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Ruimtes ventileren
2 personen
23
Vloeren en oppervlakken reinigen
2 personen
24
Yogaruimte inrichten
3 personen
25
Meditatieruimte inrichten
2 personen
26
Massageruimte inrichten
2 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
28
Ontvangstbalie klaarmaken
2 personen
29
Buffet en theestation klaarzetten
3 personen
30
Naamkaartjes klaarleggen
31
Achtergrondmuziek testen

Event

32
Deelnemers ontvangen
3 personen
33
Programma toelichten
34
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
35
Ademhalingsworkshop begeleiden
2 personen
36
Yoga- en stretchsessie begeleiden
2 personen
37
Thee en fruit serveren
3 personen
38
Massagerondes uitvoeren
4 personen
39
Meditatiesessie begeleiden
2 personen
40
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
41
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
42
Servies en glazen ophalen
2 personen
43
Ontspanningssessie begeleiden
2 personen
44
Cadeautasjes uitdelen
2 personen
45
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

46
Afval verzamelen
3 personen
47
Servies en glazen afwassen
3 personen
48
Eten en dranken opruimen
2 personen
49
Ruimtes schoonmaken
3 personen
50
Meubilair terugzetten
3 personen
51
Wellnessmaterialen verzamelen
2 personen
52
Apparatuur uitschakelen
53
Locatie afsluiten
2 personen
54
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
55
Restanten en decoratie opbergen
2 personen
56
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 45
Ontvangsttafel
Massagetafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Theepottenaantal 4
Serveerplankenaantal 6

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Draagbare speakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 8

Wellness

Yogamattenaantal 45
Meditatiekussensaantal 30
Dekensaantal 45
Oogkussensaantal 30
Handdoekenaantal 50
Kussenslopenaantal 30
Massageolieflessenaantal 6
Aromadiffusersaantal 4
Etherische olieflesjesaantal 8

Decoratie

Plantenaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Theelichthoudersaantal 20
Naamkaartjesaantal 50
Programmapostersaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan workshops en massages niet direct achter elkaar: houd per wisselmoment minstens 10 minuten vrij voor verplaatsing, uitleg en het schoonmaken van materialen.
Open het aanmeldformulier uiterlijk 3 weken vooraf. Vraag naast naam en contactgegevens meteen naar dieetwensen, allergieën en aandachtspunten voor massage of beweging.
Stuur de definitieve bevestiging 5 tot 7 dagen voor de wellnessdag. Zet daarin het programma, de route, starttijd, kledingadvies en eventuele voorbereiding per workshop.
Controleer de materialen minimaal 3 dagen vooraf: tel yogamatten, meditatiekussens, dekens, handdoeken en kussenslopen en test speakers, waterkokers, koffiezetapparaten en verlichting.
Richt de locatie op de dag zelf minstens 2 uur vooraf in. Ventileer de ruimtes, reinig vloeren en oppervlakken, zet de ontvangsttafel klaar en controleer verlengsnoeren en stekkerdozen voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wellnessdag organiseren?: Leg datum, locatie en begeleiders bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de dag en sluit aanmeldingen enkele dagen voor het definitieve programma.
Hoe plan je massages tijdens een wellnessdag?: Werk met vaste tijdsloten en plan per behandeling de volledige behandeltijd plus 10 minuten wisseltijd. Maak uiterlijk 1 week vooraf een overzicht met namen, tijden en eventuele aandachtspunten voor de begeleider.
Wat moet je regelen voor catering op een wellnessdag?: Bestel catering en hapjes nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn gecontroleerd, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Zet water, thee en koffie gedurende de hele dag klaar en bereid verse hapjes zo laat mogelijk voor.
Hoe vroeg moet je de wellnessruimte klaarzetten?: Begin minimaal 2 uur voor ontvangst met ventileren, reinigen en inrichten. Richt yoga- en meditatieruimtes eerst in en controleer daarna ontvangst, catering, drankkoeling en apparatuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.