Checklist pour organiser une journée bien-être
Une journée bien-être demande plus qu’un programme de soins : il faut coordonner les créneaux, les inscriptions, les besoins alimentaires et l’installation des espaces. Cette checklist rassemble les tâches à prévoir, du choix du lieu à l’accueil des participants. Elle t’aide aussi à ne pas oublier les serviettes, peignoirs, chaussons, boissons et supports imprimés. Suis l’ordre proposé pour éviter les changements de dernière minute et garder une journée fluide.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Établir le programme bien-être
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver des soins
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Enregistrer les allergies
Recueillir les préférences de soin
Établir la liste définitive des participants
Répartir les créneaux de soins
2 personnes
Calculer les quantités de catering
Faire les courses
2 personnes
Laver les serviettes
Préparer les peignoirs et les chaussons
Composer les kits de soins
2 personnes
Imprimer le programme
Mettre les boissons au frais
Préparer les en-cas
2 personnes
Nettoyer le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager les espaces bien-être
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Mettre en place le buffet et les boissons
2 personnes
Tester la musique et l’éclairage
Événement
Accueillir les participants
2 personnes
Distribuer les peignoirs et les chaussons
2 personnes
Présenter le programme
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Animer la séance de yoga et de respiration
2 personnes
Servir des fruits et du thé
2 personnes
Animer les soins bien-être
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Encadrer les séances de sauna
2 personnes
Servir le dessert et le thé aux herbes
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger le lieu
3 personnes
Nettoyer le matériel de spa
2 personnes
Laver les serviettes et le linge
Distribuer les restes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 24
- Tables de buffetqté 2
- Portants à vêtementsqté 2
- Paniers de rangementqté 12
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 30
- Assiettes à petit-déjeunerqté 30
- Petits bolsqté 24
- Verresqté 36
- Verres à théqté 24
- Couteauxqté 30
- Fourchettesqté 30
- Cuillèresqté 30
Cuisine
- Saladiers de serviceqté 8
- Plateaux de serviceqté 6
- Cuillères de serviceqté 8
- Planches à découperqté 3
- Couteau de chefqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Machine à café
- Thermosqté 3
- Glacièresqté 3
- Bacs à glaçonsqté 3
Décoration
- Chemins de tableqté 6
- Vasesqté 6
- Fleurs artificiellesqté 12
- Panneau d’accueil
- Cartes du programmeqté 24
Équipement
- Enceinte portable
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Tables de massageqté 2
Matériel de sport
- Tapis de yogaqté 24
- Coussins de méditationqté 24
- Blocs de yogaqté 24
Bien-être
- Peignoirsqté 24
- Tongs de bainqté 24
- Serviettesqté 72
- Lingettes pour le visageqté 48
- Paniers à lingeqté 3
- Miroirsqté 3
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 3
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Aspirateur
- Chiffons de nettoyageqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve le lieu et les soins au moins 6 à 8 semaines avant la journée, surtout si plusieurs praticiens ou espaces sont nécessaires. Vérifie aussi les horaires d’accès pour installer les tables, le buffet et les zones de bien-être.
- Demande les inscriptions, allergies, besoins alimentaires et préférences de soin au plus tard 2 semaines avant. Utilise ces réponses pour établir la liste définitive et répartir les créneaux sans chevauchement.
- Prépare les créneaux de soins avec une marge de 10 à 15 minutes entre deux rendez-vous. Cette réserve absorbe les retards et laisse le temps de changer de salle ou de remettre l’espace en ordre.
- Lave les serviettes et prépare les peignoirs, chaussons et kits de soins 2 à 3 jours avant. Regroupe les affaires par participant ou par créneau pour éviter de chercher le matériel pendant la journée.
- Installe les espaces, le buffet, les boissons et la signalétique le jour même, au moins 90 minutes avant l’arrivée. Mets les boissons au frais, teste l’enceinte et l’éclairage, puis garde le programme imprimé près de l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser une journée bien-être ?
- Commence idéalement 6 à 8 semaines avant pour réserver le lieu et les soins. Finalise les inscriptions, allergies et préférences au moins 2 semaines avant, puis prépare le matériel dans les 3 derniers jours.
- Quand répartir les créneaux de soins ?
- Répartis-les dès que les inscriptions sont presque closes, environ 10 à 14 jours avant la journée. Prévois une marge de 10 à 15 minutes entre les soins pour gérer les retards et les changements d’espace.
- Quelle quantité de boissons prévoir pour une journée bien-être ?
- Prévois environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 à 2 boissons par personne et par heure. Ajoute de l’eau disponible en continu et garde une partie des boissons au frais jusqu’à l’accueil.
- Quand préparer les serviettes, peignoirs et kits de soins ?
- Lave les serviettes et rassemble les peignoirs, chaussons et kits 2 à 3 jours avant. Le matin même, place-les dans les espaces correspondants et vérifie qu’il y en a au moins un par participant et par créneau prévu.
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