Organiser une journée bien-être sans rien oublier

Une journée bien-être demande plus qu’un programme d’ateliers. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les séances de massage et plusieurs espaces équipés différemment. Cette checklist suit l’ordre utile : réserver, recueillir les informations, répartir les participants, commander ce qu’il faut, puis préparer le lieu. Elle vous aide aussi à éviter les oublis fréquents, comme les créneaux de massage trop courts, les rallonges manquantes ou les serviettes non prévues.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver les accompagnateurs pour les ateliers
2 personnes
Planifier les séances de massage
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Noter les allergies et les points d’attention
Organiser la répartition des ateliers
2 personnes
Créer des créneaux pour les massages
2 personnes
Envoyer la confirmation aux participants
Commander le traiteur et les encas
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Finaliser la liste de courses
Préparer les badges nominatifs
Partager le programme en route
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer des amuse-bouches frais
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer les espaces
2 personnes
Nettoyer les sols et les surfaces
2 personnes
Aménager la salle de yoga
3 personnes
Aménager la salle de méditation
2 personnes
Aménager la salle de massage
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Préparer le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer le buffet et le coin thé
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
Tester la musique d’ambiance

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Présenter le programme
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Animer l’atelier de respiration
2 personnes
Animer une séance de yoga et d’étirements
2 personnes
Servir du thé et des fruits
3 personnes
Effectuer les tours de massage
4 personnes
Animer la séance de méditation
2 personnes
Réapprovisionner les boissons et les snacks
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Récupérer la vaisselle et les verres
2 personnes
Animer la séance de relaxation
2 personnes
Distribuer les sacs-cadeaux
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Rassembler le matériel de bien-être
2 personnes
Éteindre l’équipement
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Ranger les restes et la décoration
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 45
Table d’accueil
Tables de massageqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 50
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Théièresqté 4
Planches de serviceqté 6

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 3
Enceintes portablesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lampes rechargeablesqté 8

Bien-être

Tapis de yogaqté 45
Coussins de méditationqté 30
Couverturesqté 45
Coussins pour les yeuxqté 30
Serviettesqté 50
Taies d'oreillerqté 30
Bouteilles d’huile de massageqté 6
Diffuseurs d’arômesqté 4
Flacons d'huiles essentiellesqté 8

Décoration

Plantesqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Porte-bougies chauffe-platqté 20
Badges nominatifsqté 50
Affiches du programmeqté 6

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme au moins 6 semaines à l’avance, surtout si vous réservez des accompagnateurs pour les ateliers et des praticiens de massage.
Ouvrez les inscriptions dès que le lieu et les horaires sont confirmés. Demandez dans le même formulaire les allergies, les besoins alimentaires et les points d’attention particuliers.
Créez les groupes d’ateliers et les créneaux de massage avant d’envoyer les confirmations. Prévoyez une marge de 10 à 15 minutes entre deux massages pour éviter les retards en cascade.
Vérifiez le matériel espace par espace : tapis et coussins pour le yoga, coussins de méditation et couvertures dans la salle calme, tables de massage, serviettes et huiles pour les soins.
La veille, refroidissez les boissons, préparez les encas frais et les badges, puis chargez les lampes et les enceintes portables. Le matin, aérez les pièces avant l’installation des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée bien-être ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, les intervenants et les massages. Gardez les 7 derniers jours pour traiter les inscriptions, finaliser les achats et confirmer les créneaux.
Quand envoyer les invitations pour une journée bien-être ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant l’événement, avec le programme et le formulaire d’inscription. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant la journée pour organiser les groupes et les repas.
Combien de temps prévoir pour une séance de massage ?: Prévoyez généralement un créneau de 30 à 45 minutes par personne, avec 10 à 15 minutes de battement entre deux rendez-vous. Cette marge couvre l’installation, le changement de serviette et les éventuels retards.
Que faut-il préparer la veille d’une journée bien-être ?: Préparez les badges, les encas, les espaces et le matériel au moins la veille au soir. Refroidissez les boissons, rechargez les équipements et vérifiez les branchements avant l’ouverture du lieu.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.