Comment organiser une formation informatique sans imprévu

Une formation informatique réussie se prépare dans un ordre précis : participants, contenu, matériel, réseau, puis installation de la salle. Commence par recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires, afin de connaître l’effectif réel et les contraintes de chacun. Prépare ensuite les fichiers et la présentation avant de tester chaque ordinateur, accessoire et connexion. Le jour J, garde du temps pour brancher les postes, installer la projection et accueillir les participants sans retarder le début de l’entraînement.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Confirmer les participants
5
Imprimer le programme d'entraînement
6
Préparer les fichiers d'entraînement
7
Vérifier la présentation
8
Tester les ordinateurs portables et les accessoires
2 personnes
9
Vérifier la connexion réseau
10
Faire les courses
11
Préparer le matériel
2 personnes
12
Vérifier l’espace
13
Installer les tables
2 personnes
14
Installer les chaises
2 personnes
15
Brancher les ordinateurs portables
2 personnes
16
Installer la projection
17
Distribuer le matériel de formation
18
Préparer le café et le thé
19
Installer la table d'inscription

Événement

20
Accueillir les participants
2 personnes
21
Enregistrer la présence
22
Ouvrir l'entraînement
23
Donner l'instruction de base
24
Animer les exercices
2 personnes
25
Servir la pause-café
26
Réapprovisionner les boissons
27
Donner des consignes détaillées
28
Servir le dîner
2 personnes
29
Encadrer les travaux pratiques
2 personnes
30
Animer la séance de questions-réponses
31
Remettre les certificats
32
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

33
Fermer les ordinateurs portables
2 personnes
34
Emballer le matériel
2 personnes
35
Faire la vaisselle
2 personnes
36
Rassembler les déchets
37
Nettoyer l’espace
2 personnes
38
Remettre les tables et les chaises en place
2 personnes
39
Inventorier le matériel
40
Restituer le matériel emprunté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Table d'inscription

Équipement

Ordinateurs portablesqté 21
Souris sans filqté 21
Chargeurs d’ordinateur portableqté 21
Casquesqté 21
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Cliqueur de présentation
Switch réseau
Routeur wifi
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Clés USBqté 24
Câbles HDMIqté 2
Câbles Ethernetqté 24
Piles de rechangeqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 24
Verres à boireqté 24
Assiettesqté 24
Couvertsqté 24
Plateaux de serviceqté 4

Cuisine

Machine à café
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 3
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pince de serviceqté 3

Catering

Badges nominatifsqté 24
Brochures du programmeqté 24
Certificatsqté 24
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 3
Seauxqté 2
Épongesqté 4
Brosses à vaisselleqté 2
Chiffons microfibresqté 8
Balai
Balayette et pelle
Serpillièreqté 2

Conseils

Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la formation. Tu auras le temps de confirmer les participants, de recueillir les besoins alimentaires et d’adapter le nombre d’ordinateurs, de chaises et de supports.
Teste les ordinateurs portables, souris, casques, chargeurs et fichiers d’entraînement au moins 24 heures avant. Ouvre chaque fichier sur le matériel utilisé le jour J : une présentation qui fonctionne sur ton ordinateur n’est pas forcément compatible avec tous les postes.
Prévois 30 à 45 minutes avant l’arrivée du groupe pour installer les tables, les chaises, la projection et les multiprises. Vérifie aussi les câbles HDMI, les rallonges et les prises disponibles avant de placer définitivement les participants.
Ne laisse pas la connexion réseau au dernier moment. Teste le routeur wifi, le switch et les câbles Ethernet la veille, puis garde au moins une clé USB contenant les fichiers d’entraînement en solution de secours.
Installe une table d’inscription près de l’entrée et prépare l’accueil 15 minutes avant l’horaire annoncé. Enregistre les présences, distribue le matériel de formation et prépare le café ou le thé avant d’ouvrir l’entraînement, pour éviter les interruptions pendant les premières consignes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une formation informatique ?: Prévois au minimum 7 jours pour les inscriptions et les confirmations, puis 2 à 3 heures de préparation technique. Le jour de la formation, arrive 45 minutes à 1 heure avant les participants pour installer et tester la salle.
Quand tester les ordinateurs d’une formation informatique ?: Teste chaque ordinateur portable, chargeur, souris, casque et fichier au moins 24 heures avant. Refais un contrôle rapide le matin même, notamment de la batterie, des branchements et de la connexion réseau.
Combien d’ordinateurs prévoir pour une formation informatique ?: Prévois un ordinateur par participant, plus 1 poste de secours si le groupe compte jusqu’à 10 personnes. Pour un groupe plus important, ajoute idéalement 1 poste de remplacement pour 10 participants afin de ne pas interrompre les exercices.
Quand installer la salle pour une formation informatique ?: Installe les tables, chaises, postes, multiprises et équipements de projection 30 à 45 minutes avant l’accueil. Termine les tests réseau et l’ouverture des fichiers avant l’arrivée du premier participant.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.