Cómo organizar una formación informática paso a paso
Una formación informática funciona mejor cuando la preparación técnica termina antes de que llegue el primer participante. Empieza cerrando las inscripciones y las preferencias dietéticas, y después confirma asistentes, contenidos y archivos de práctica. Al menos un día antes, prueba los portátiles, la red, la presentación y la proyección en el espacio real. El día del curso, deja la recepción y el registro listos antes de abrir la sesión, para que el grupo pueda empezar a la hora prevista.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Confirmar participantes
- 5
Imprimir el programa de entrenamiento
- 6
Preparar los archivos de práctica
- 7
Comprobar la presentación
- 8
Probar los portátiles y accesorios
2 personas
- 9
Comprobar la conexión de red
- 10
Hacer la compra
- 11
Preparar los materiales
2 personas
- 12
Comprobar el espacio
- 13
Montar mesas
2 personas
- 14
Colocar las sillas
2 personas
- 15
Conectar los portátiles
2 personas
- 16
Instalar la proyección
- 17
Repartir material de entrenamiento
- 18
Preparar café y té
- 19
Montar la mesa de registro
Evento
- 20
Recepción de participantes
2 personas
- 21
Registrar la asistencia
- 22
Abrir el entrenamiento
- 23
Dar instrucciones básicas
- 24
Guiar los ejercicios
2 personas
- 25
Servir la pausa para el café
- 26
Rellenar las bebidas
- 27
Dar instrucciones más detalladas
- 28
Servir la cena
2 personas
- 29
Coordinar las tareas de trabajo
2 personas
- 30
Moderar la ronda de preguntas
- 31
Repartir certificados
- 32
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 33
Cerrar los portátiles
2 personas
- 34
Empacar el equipo
2 personas
- 35
Lavar la vajilla
2 personas
- 36
Recoger la basura
- 37
Limpiar el espacio
2 personas
- 38
Volver a colocar las mesas y sillas
2 personas
- 39
Inventariar materiales
- 40
Devolver el equipo prestado
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 24
- Mesa de registro
Equipo
- Portátilescant. 21
- Ratones inalámbricoscant. 21
- Cargadores de portátilcant. 21
- Auriculares con micrófonocant. 21
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Clic de presentación
- Switch de red
- Router wifi
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Memorias USBcant. 24
- Cables HDMIcant. 2
- Cables Ethernetcant. 24
- Baterías de repuestocant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 24
- Vasoscant. 24
- Platoscant. 24
- Cubiertoscant. 24
- Bandejas de serviciocant. 4
Cocina
- Cafetera
- Teterascant. 2
- Termoscant. 3
- Neveras portátilescant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzas para servircant. 3
Catering
- Tarjetas de nombrecant. 24
- Folletos del programacant. 24
- Certificadoscant. 24
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 3
- Cuboscant. 2
- Esponjascant. 4
- Cepillos para fregarcant. 2
- Paños de microfibracant. 8
- Escoba
- Recogedor y escoba
- Fregonacant. 2
Consejos
- Cierra las inscripciones y confirma la asistencia al menos 3 días antes. Ese momento también sirve para recoger preferencias dietéticas y ajustar la compra y el material.
- Prueba cada portátil con su cargador, ratón, auriculares y los archivos de práctica entre 24 y 48 horas antes. No des por hecho que todos tienen la misma configuración.
- Comprueba la red en la sala con todos los equipos conectados, no solo con un teléfono. Si utilizas un switch, router wifi y cables Ethernet, prepara también regletas, alargadores y cables de repuesto.
- Monta mesas, sillas, proyector y pantalla como estarán durante la formación y haz una prueba completa de la presentación el día anterior. Guarda una copia de los archivos en memorias USB por si falla el equipo principal.
- Prepara la recepción y el café antes de la llegada del grupo: coloca la mesa de registro, imprime el programa y deja tazas, vasos, termos y bandejas listos. Reserva al menos 20 minutos para registrar la asistencia y dar las instrucciones básicas sin retrasar el inicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que preparar una formación informática?
- Confirma participantes y preferencias dietéticas al menos 3 días antes. Haz la prueba completa de equipos, red, presentación y proyección entre 24 y 48 horas antes, y monta la sala antes de que llegue el grupo.
- ¿Qué hay que probar en los portátiles antes de una formación?
- Comprueba cada portátil con su cargador, ratón inalámbrico, auriculares con micrófono y los archivos de práctica. Hazlo como mínimo el día anterior y verifica también que todos puedan conectarse a la red.
- ¿Cómo organizar la recepción de una formación informática?
- Coloca una mesa de registro en la entrada y prepara la lista de participantes, el programa y el material de entrenamiento. Reserva unos 20 minutos antes del comienzo para registrar la asistencia y resolver problemas de conexión o de equipo.
- ¿Cuándo preparar el café para una formación?
- Deja preparadas la cafetera, las teteras, los termos y la vajilla antes de abrir la sesión. Para que la pausa no se alargue, prepara el servicio con unos 15 minutos de margen y coloca las bandejas en un punto accesible.
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