Organiser une formation au feedback, étape par étape

Une formation au feedback se prépare d’abord par son contenu, puis par sa logistique. Fixez la date et le lieu, clarifiez les objectifs et construisez un programme avec des cas pratiques avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires et les supports de travail. Les dernières heures servent surtout à tester la technique, installer la salle et préparer l’accueil, le café et les pauses.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Établir la liste des participants
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les inscriptions
7
Définir les objectifs de formation
2 personnes
8
Élaborer le programme d’entraînement
2 personnes
9
Préparer des cas pratiques
2 personnes
10
Créer la présentation et les feuilles de travail
11
Commander le catering
12
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
13
Tester la technique
2 personnes
14
Envoyer les informations aux participants
15
Faire les courses
2 personnes
16
Vérifier l’espace
2 personnes
17
Déballer les courses
2 personnes
18
Préparer le café et le thé
2 personnes
19
Mettre les boissons au frais
2 personnes
20
Installer les tables et les chaises
3 personnes
21
Préparer le matériel d'entraînement
2 personnes
22
Brancher la présentation
2 personnes
23
Installer le buffet de pause et du dîner
3 personnes
24
Aménager la table d'accueil

Événement

25
Accueillir les participants
2 personnes
26
Enregistrer la présence
27
Servir le café et le thé
2 personnes
28
Expliquer les objectifs de l’entraînement
29
Expliquer les principes du feedback
30
Animer le premier exercice de feedback
2 personnes
31
Réapprovisionner les boissons de pause
32
Servir les snacks de pause
2 personnes
33
Animer le deuxième exercice de feedback
2 personnes
34
Débriefer les exercices
2 personnes
35
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
36
Servir le dîner
3 personnes
37
Réapprovisionner le buffet du dîner
2 personnes
38
Récupérer la vaisselle et les verres
2 personnes
39
Animer les jeux de rôle
2 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
41
Définir les points d’action personnels
42
Animer la séance de questions-réponses
43
Remercier les participants
44
Finaliser la remise du matériel

Suivi

45
Rassembler les déchets
2 personnes
46
Faire la vaisselle
2 personnes
47
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
48
Nettoyer l’espace
2 personnes
49
Éteindre la technique
50
Emballer le matériel
2 personnes
51
Rendre les articles empruntés
52
Envoyer un message de remerciement aux participants
53
Partager le matériel de formation en ligne
54
Envoyer les points d’action par e-mail aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Table de buffetqté 2
Table d’accueil

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 24
Assiettes à petit-déjeunerqté 24
Tasses à caféqté 24
Verres à eauqté 30
Verres à vinqté 24
Couteauxqté 24
Fourchettesqté 24
Cuillèresqté 24

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Glacièresqté 3

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Enceinte portable

Formation

Feuilles de travailqté 24
Stylos à billeqté 30
Marqueursqté 12
Paperboard
Papier pour chevaletqté 2
Post-itqté 12
Ruban adhésifqté 3
Badges nominatifsqté 24
Enveloppesqté 24
Formulaires de feedbackqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les objectifs et le programme avant de commander le catering : cela permet de connaître la durée, le nombre de pauses et le matériel nécessaire pour chaque exercice.
Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires. Confirmez ensuite les participants afin d’éviter de prévoir les repas sur une liste obsolète.
Testez la présentation avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran et le câble HDMI au moins la veille. Vérifiez aussi les rallonges et les multiprises : une prise inaccessible peut retarder le début de la formation.
Préparez un jeu complet de feuilles de travail et de stylos pour chaque participant, plus quelques exemplaires de réserve. Les cas pratiques doivent être imprimés ou accessibles avant l’arrivée du groupe.
Gardez au moins 60 minutes avant l’accueil pour vérifier l’espace, installer les tables et les chaises, brancher la présentation, mettre les boissons au frais et préparer le buffet de pause.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une formation au feedback ?: Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour confirmer la date, le lieu, les inscriptions et le catering. Réservez la dernière journée au contenu final, aux supports et au test technique.
Quand envoyer les invitations à une formation au feedback ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la session, avec la date, le lieu, les horaires et la date limite d’inscription. Relancez les personnes non inscrites 7 jours avant la clôture des inscriptions.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Comptez 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce créneau couvre l’installation des tables et des chaises, la table d’accueil, le matériel de formation, la présentation et les boissons.
Comment éviter les problèmes de vidéoprojecteur pendant la formation ?: Branchez et testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran et le câble HDMI la veille, puis refaites un contrôle le jour même. Gardez au moins une rallonge et une multiprise disponibles dans la salle.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.