Cómo organizar una formación con feedback sin perder el hilo
Una jornada de formación con feedback necesita más que una presentación y una sala reservada. Empieza por definir qué deben aprender los participantes y qué decisiones quieres obtener al final. Después encaja el programa, los casos prácticos, la inscripción y la logística en ese orden. Esta guía te ayuda a llegar con la técnica probada, el material preparado y los descansos resueltos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Elaborar la lista de participantes
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Confirmar inscripciones
- 7
Definir los objetivos del entrenamiento
2 personas
- 8
Desarrollar el programa de formación
2 personas
- 9
Preparar casos prácticos
2 personas
- 10
Crear presentación y hojas de trabajo
- 11
Pedir el catering
- 12
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
- 13
Probar la técnica
2 personas
- 14
Enviar información a los participantes
- 15
Hacer la compra
2 personas
- 16
Comprobar el espacio
2 personas
- 17
Desembalar la compra
2 personas
- 18
Preparar café y té
2 personas
- 19
Enfriar las bebidas
2 personas
- 20
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 21
Preparar el material de formación
2 personas
- 22
Conectar la presentación
2 personas
- 23
Montar el buffet de descanso y cena
3 personas
- 24
Montar la mesa de recepción
Evento
- 25
Recepción de participantes
2 personas
- 26
Registrar la asistencia
- 27
Servir café y té
2 personas
- 28
Explicar los objetivos del entrenamiento
- 29
Explicar los principios del feedback
- 30
Guiar la primera sesión de feedback
2 personas
- 31
Reponer las bebidas del descanso
- 32
Servir snacks del descanso
2 personas
- 33
Guiar el segundo ejercicio de feedback
2 personas
- 34
Comentar los ejercicios
2 personas
- 35
Abrir el bufé de la cena
2 personas
- 36
Servir la cena
3 personas
- 37
Reponer el buffet de cena
2 personas
- 38
Recoger vajilla y vasos
2 personas
- 39
Coordinar juegos de rol
2 personas
- 40
Rellenar las bebidas
- 41
Elaborar puntos de acción personales
- 42
Moderar la ronda de preguntas
- 43
Agradecer a los participantes
- 44
Completar la entrega de materiales
Seguimiento
- 45
Recoger la basura
2 personas
- 46
Lavar la vajilla
2 personas
- 47
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 48
Limpiar el espacio
2 personas
- 49
Apagar la técnica
- 50
Empaquetar materiales
2 personas
- 51
Devolver los objetos prestados
- 52
Enviar agradecimiento a los participantes
- 53
Compartir el material de formación digitalmente
- 54
Enviar los puntos de acción por correo a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 24
- Mesa del bufécant. 2
- Mesa de recepción
Vajilla
- Platos de cenacant. 24
- Platos de desayunocant. 24
- Tazas de cafécant. 24
- Vasos para aguacant. 30
- Copas de vinocant. 24
- Cuchilloscant. 24
- Tenedorescant. 24
- Cucharascant. 24
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Hervidor de aguacant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharonescant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Neveras portátilescant. 3
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Altavoz portátil
Entrenamiento
- Bloques de trabajocant. 24
- Bolígrafoscant. 30
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Pizarra de hojas
- Papel para rotafoliocant. 2
- Notas adhesivascant. 12
- Cinta adhesivacant. 3
- Tarjetas de nombrecant. 24
- Sobrescant. 24
- Formularios de feedbackcant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Define entre 2 y 4 objetivos de aprendizaje y asigna un resultado observable a cada uno. Si una actividad no ayuda a cumplir uno de esos objetivos, recórtala antes de cerrar el programa.
- Cierra las inscripciones con al menos 7 días de margen y pide las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Confirma después quién asistirá para calcular materiales, sillas y raciones sin improvisar.
- Prepara los casos prácticos y las hojas de trabajo antes de montar la presentación. Lleva bloques de trabajo, bolígrafos y rotuladores fosforescentes suficientes para cada participante, más un 10 % de reserva.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, el altavoz y las regletas el día anterior. Abre la presentación en el equipo que usarás y comprueba también que los cables llegan desde la toma hasta la mesa.
- Reserva al menos 45 minutos antes de la llegada para colocar mesas y sillas, preparar la recepción, conectar la presentación y montar el buffet. Deja el café y el té listos y enfría las bebidas antes de que empiece el primer descanso.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación con feedback?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes si necesitas gestionar inscripciones, catering y casos prácticos. Deja la confirmación final de participantes y la prueba técnica para los 7 días previos.
- ¿Cuánto dura una sesión de formación con feedback?
- Para una jornada completa, reserva entre 6 y 8 horas, incluidos dos descansos y una pausa para comer. Programa cada bloque práctico en 45-90 minutos y deja al menos 15 minutos para recoger feedback.
- ¿Cuántas personas pueden participar en una formación con casos prácticos?
- Un grupo de 8 a 20 personas suele permitir trabajar en equipos y recibir feedback útil sin alargar demasiado las rondas. Si superas las 20, añade facilitadores o divide la sesión en grupos paralelos.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para una formación?
- Haz el pedido entre 5 y 7 días antes y comunica el número definitivo de asistentes al menos 48 horas antes. Incluye café, té, agua, bebidas frías y opciones que respondan a las preferencias dietéticas recogidas.
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