Organiser une foire d’hiver sans rien laisser au dernier moment

Pour organiser une foire d’hiver, commencez par fixer la date, les horaires et le format avant de contacter les exposants. Les inscriptions, la répartition des stands et les besoins alimentaires déterminent ensuite le plan du site et les réservations. Prévoyez assez tôt les bénévoles, la signalisation et les solutions de repli en cas de mauvais temps. La dernière semaine sert surtout à contrôler les stocks, récupérer les produits frais et préparer les stands.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et les horaires d'ouverture
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir les inscriptions
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Établir la répartition des stands
2 personnes
8
Faire les réservations
9
Vérifier le permis et le règlement intérieur
10
Établir le programme
2 personnes
11
Informer les exposants
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Définir le parcours et la signalisation
2 personnes
15
Vérifier les prévisions météo
16
Publier les informations aux visiteurs
17
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
18
Trier la décoration
2 personnes
19
Vérifier la liste de courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Récupérer les produits frais
2 personnes
22
Préparer les stands et le matériel
3 personnes
23
Trier les courses
3 personnes
24
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
25
Contrôler la zone de montage
2 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Répartir les stands
3 personnes
29
Installer l'éclairage
3 personnes
30
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
31
Suspendre la décoration
3 personnes
32
Installer la signalisation
2 personnes
33
Aménager l’entrée et le bureau d’accueil
2 personnes
34
Aménager la table de catering
3 personnes
35
Préparer les en-cas
4 personnes
36
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
37
Installer la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

40
Accueillir les exposants
3 personnes
41
Effectuer les dernières vérifications des stands
2 personnes
42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Assurer l’accueil et les informations
2 personnes
44
Servir du chocolat chaud
2 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner le stock de traiteur
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Garder les tables propres et dégagées
2 personnes
51
Encadrer les activités
4 personnes
52
Encadrer la table de bricolage pour enfants
2 personnes
53
Gérer le point photo
54
Passer de la musique
55
Vérifier l'éclairage
56
Soutenir les exposants
2 personnes
57
Rassembler les objets trouvés
58
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

59
Faire démonter les stands
3 personnes
60
Ranger les stocks restants en toute sécurité
2 personnes
61
Rassembler la vaisselle
3 personnes
62
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Démonter l’éclairage
3 personnes
66
Démonter les tentes de fête
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Répartir les restes alimentaires
2 personnes
72
Rapporter les objets trouvés
73
Jeter les aliments avariés
74
Ranger le stock de produits de nettoyage
75
Sécuriser la caisse et les recettes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 10
Tables de bièreqté 4
Chaises pliantesqté 60
Tabouretsqté 12
Portantsqté 2
Cintresqté 80
Nappesqté 16
Bâches de standqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Petits bolsqté 60
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Thermosqté 8
Carafesqté 6

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 4
Branches de sapinqté 20
Crèche de Noël
Lanternesqté 12
Personnages de Noëlqté 8
Mur photo
Bonnets de Noëlqté 30

Équipement

Bacs de maintien au chaudqté 4
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Glacièresqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Pincesqté 8
Gants de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Bacs de conservationqté 12
Saladiers de serviceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 20
Lampes à pilesqté 8
Supports d'éclairage extensiblesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Publiez la date et les horaires au moins 6 semaines à l’avance, puis ouvrez les inscriptions avec une date limite précise. Gardez une liste d’attente pour remplacer rapidement les exposants qui se désistent.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et finalisez la répartition des stands 10 à 14 jours avant la foire. Cela vous laisse le temps d’informer chaque exposant et d’ajuster les tables, chaises ou portants.
Vérifiez le permis, le règlement intérieur et les réservations au moins 4 semaines avant l’événement. Les tentes, stands de marché et tables pliantes sont souvent les premiers éléments indisponibles.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec une personne référente pour le montage, l’accueil et le rangement. Envoyez le parcours, la signalisation et les horaires à toute l’équipe avant la dernière semaine.
Consultez les prévisions météo 5 à 7 jours avant l’ouverture et contrôlez la zone de montage la veille. Préparez séparément les stocks non périssables, les produits frais, les gobelets, les thermos et les équipements de maintien au chaud.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une foire d’hiver ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à publier les horaires, contacter les exposants, vérifier les autorisations et réserver le matériel.
Quand ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant la foire et fixez une date de clôture 2 à 3 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les demandes et d’établir le plan des stands.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une foire d’hiver ?: Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour le suivi des exposants et deux à quatre personnes pour le montage et le rangement, selon la taille de la foire. Organisez des créneaux de 2 à 3 heures pour éviter les absences au moment critique.
Quand vérifier la météo et préparer le matériel ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une seconde la veille. Préparez les tentes, bâches, tables, signalisation et stocks non périssables avant le jour J, et récupérez les produits frais le plus tard possible.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.