Cómo organizar una feria de invierno sin imprevistos

Una feria de invierno necesita más coordinación que una reunión de temporada: hay expositores, puestos, decoración, comida y visitantes que deben moverse con facilidad. Empieza por fijar la fecha, el horario y el aforo; después confirma permisos, participantes y distribución del espacio. Durante las últimas dos semanas, cierra el programa, las compras y los turnos de voluntariado. El día anterior, revisa el material y separa lo refrigerado de lo que puede quedar preparado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar la fecha y el horario de apertura
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Abrir inscripciones
4
Contactar con los expositores
2 personas
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
8
Hacer reservas
9
Comprobar el permiso y las normas de la casa
10
Elaborar el programa
2 personas
11
Informar a los responsables de los stands
12
Reclutar voluntarios
2 personas
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Definir la ruta y la señalización
2 personas
15
Comprobar el pronóstico del tiempo
16
Publicar información para visitantes
17
Comprobar la lista de inventario
2 personas
18
Clasificar la decoración
2 personas
19
Revisar la lista de la compra
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Recoger productos refrigerados
2 personas
22
Montar los puestos y preparar el material
3 personas
23
Clasificar las compras
3 personas
24
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
25
Comprobar la zona de montaje
2 personas
26
Montar las carpas
4 personas
27
Colocar mesas y sillas
4 personas
28
Distribuir los puestos
3 personas
29
Colgar la iluminación
3 personas
30
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
31
Colgar la decoración
3 personas
32
Colocar la señalización
2 personas
33
Montar la entrada y la mesa de recepción
2 personas
34
Montar la mesa de catering
3 personas
35
Preparar aperitivos
4 personas
36
Preparar bebidas calientes
2 personas
37
Preparar la caja y los medios de pago
2 personas
38
Comprobar los baños
39
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas

Evento

40
Recibir a los expositores
3 personas
41
Realizar las últimas comprobaciones de los puestos
2 personas
42
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
43
Gestionar el acceso y la información
2 personas
44
Servir chocolate caliente
2 personas
45
Servir café y té
2 personas
46
Servir aperitivos
3 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Reponer el stock de catering
2 personas
49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
50
Mantener las mesas limpias y despejadas
2 personas
51
Coordinar actividades
4 personas
52
Guiar la mesa de manualidades para niños
2 personas
53
Gestionar el punto de fotos
54
Poner música
55
Comprobar la iluminación
56
Apoyar a los expositores
2 personas
57
Recoger objetos perdidos
58
Despedir a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

59
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
60
Guardar con seguridad el stock restante
2 personas
61
Recoger la vajilla
3 personas
62
Clasificar y retirar residuos
3 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Retirar la decoración
3 personas
65
Desmontar la iluminación
3 personas
66
Desmontar las carpas
4 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Inventariar materiales
2 personas
70
Devolver el material prestado
2 personas
71
Repartir la comida sobrante
2 personas
72
Devolver los objetos perdidos
73
Desechar los alimentos estropeados
74
Guardar el stock de productos de limpieza
75
Asegurar la caja y la recaudación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 10
Mesas de cervezacant. 4
Sillas plegablescant. 60
Taburetescant. 12
Percheroscant. 2
Perchascant. 80
Mantelescant. 16
Lonas para standcant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cuencoscant. 60
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8
Termoscant. 8
Jarrascant. 6

Decoración

Árboles de Navidadcant. 3
Bolas de Navidadcant. 60
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 4
Ramas de pinocant. 20
Belén
Farolescant. 12
Figuras navideñascant. 8
Photowall
Gorros de Navidadcant. 30

Equipo

Bandejas para mantener calientecant. 4
Teterascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Terminales de pago móvilescant. 2
Altavoces Bluetoothcant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de serviciocant. 10
Pinzascant. 8
Guantes de cocinacant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Bandejas de almacenamientocant. 12
Cuencos de serviciocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallas de papelcant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 20
Linternas a pilascant. 8
Soportes de luz extensiblescant. 4

Catering

Compras

Consejos

Publica la fecha, el horario de apertura y la información para visitantes al menos 3 semanas antes. Indica cómo inscribirse, dónde están los puestos y qué deben llevar los expositores.
Confirma los expositores y sus necesidades 10 días antes de la feria. Con esa información puedes distribuir los puestos, reservar lo necesario y evitar cambios durante el montaje.
Comprueba los permisos, las normas del espacio y la previsión meteorológica entre 7 y 10 días antes. Si habrá carpas o actividad exterior, define también una ruta alternativa y señalización cubierta.
Asigna los turnos de voluntariado con una semana de margen y entrega el programa a cada responsable. Prevé al menos una persona para orientar a visitantes y otra para resolver incidencias en los puestos.
Haz la compra no perecedera con 3 o 4 días de antelación y recoge los productos refrigerados el mismo día o la víspera. Separa decoración, vajilla, bebidas y material de los puestos para que el montaje no dependa de una sola caja.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de invierno?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el espacio, contactar con expositores y comprobar permisos. Deja las dos últimas semanas para cerrar inscripciones, programa, voluntarios y compras.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de una feria?: Confírmalos al menos 10 días antes del evento. Así puedes hacer la distribución de puestos, recoger preferencias dietéticas y enviar instrucciones de montaje sin prisas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de invierno?: Calcula una persona coordinadora y, como punto de partida, un voluntario por cada 20-30 visitantes previstos durante las horas de mayor afluencia. Reparte los turnos en bloques de 2 a 3 horas para mantener la atención.
¿Cuándo se prepara el material y la decoración?: Clasifica la decoración y comprueba el inventario entre 3 y 5 días antes. Monta los puestos, mesas, sillas y señalización el día anterior si el espacio lo permite; deja solo los productos refrigerados y los últimos alimentos para el día del evento.

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