Eine Wintermesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Wintermesse müssen Aussteller, Besucher, warme Getränke und der Aufbau früh zusammenpassen. Starte mit Datum, Öffnungszeiten und dem Anmeldeprozess, bevor du Stände oder Einkäufe planst. Danach folgen Standaufteilung, Genehmigungen, Programm und Helfer. In der letzten Woche prüfst du Wetter, Bestände und Kühlware; am Veranstaltungstag zählt ein klarer Aufbauplan mit beschilderten Wegen und vorbereiteten Materialien.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten veröffentlichen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen öffnen
4
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Standaufteilung erstellen
2 Personen
8
Reservierungen vornehmen
9
Genehmigung und Hausordnung prüfen
10
Programm zusammenstellen
2 Personen
11
Standbetreiber informieren
12
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Route und Beschilderung festlegen
2 Personen
15
Wettervorhersage prüfen
16
Besucherinformationen veröffentlichen
17
Bestandsliste prüfen
2 Personen
18
Dekoration sortieren
2 Personen
19
Einkaufsliste durchgehen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Kühlprodukte abholen
2 Personen
22
Stände und Materialien bereitstellen
3 Personen
23
Einkäufe sortieren
3 Personen
24
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
25
Aufbaugelände kontrollieren
2 Personen
26
Partyzelte aufbauen
4 Personen
27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
28
Stände einteilen
3 Personen
29
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
30
Stromversorgung anschließen
2 Personen
31
Dekoration aufhängen
3 Personen
32
Beschilderung anbringen
2 Personen
33
Eingang und Empfangstisch einrichten
2 Personen
34
Catering-Tisch vorbereiten
3 Personen
35
Snacks vorbereiten
4 Personen
36
Heißgetränke vorbereiten
2 Personen
37
Kasse und Zahlungsmittel bereitstellen
2 Personen
38
Toiletten kontrollieren
39
Müllstationen aufstellen
2 Personen

Event

40
Aussteller empfangen
3 Personen
41
Letzte Standskontrollen durchführen
2 Personen
42
Besucher begrüßen
3 Personen
43
Zugang und Informationen bereitstellen
2 Personen
44
Heiße Schokolade servieren
2 Personen
45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
46
Snacks servieren
3 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Cateringvorräte auffüllen
2 Personen
49
Mülleimer leeren
2 Personen
50
Tische sauber und frei halten
2 Personen
51
Aktivitäten begleiten
4 Personen
52
Kinder-Basteltisch betreuen
2 Personen
53
Fotopoint betreuen
54
Musik abspielen
55
Beleuchtung kontrollieren
56
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
57
Fundsachen sammeln
58
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

59
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
3 Personen
60
Restvorrat sicher verstauen
2 Personen
61
Geschirr sammeln
3 Personen
62
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
64
Dekoration entfernen
3 Personen
65
Beleuchtung abbauen
3 Personen
66
Partyzelte abbauen
4 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Location reinigen
4 Personen
69
Materialien inventarisieren
2 Personen
70
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
71
Übrig gebliebene Lebensmittel verteilen
2 Personen
72
Fundsachen zurückbringen
73
Verdorbene Lebensmittel wegwerfen
74
Vorrat an Reinigungsmitteln verstauen
75
Kasse und Einnahmen sichern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
MarktständeAnz. 12
KlappischeAnz. 10
BiertischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 60
HockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 80
TischdeckenAnz. 16
StandplanenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
SchälchenAnz. 60
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
KaraffenAnz. 6

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 60
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 4
TannenzweigeAnz. 20
Krippe
LaternenAnz. 12
WeihnachtsfigurenAnz. 8
Fotowand
WeihnachtsmützenAnz. 30

Ausstattung

WarmhaltebehälterAnz. 4
WasserkocherAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Mobile ZahlungsterminalsAnz. 2
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServiertablettsAnz. 10
ZangenAnz. 8
KüchenhandschuheAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
AufbewahrungsbehälterAnz. 12
ServierschalenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtuchspenderAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
LED-LampenAnz. 20
BatterielaternenAnz. 8
Verlängerbare LichtstativeAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Veröffentliche Datum, Öffnungszeiten und Anmeldung frühzeitig: Für Aussteller solltest du mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf einplanen, damit Standplätze und Rückfragen nicht in der letzten Woche anfallen.
Erstelle die Standaufteilung erst, wenn die Anmeldungen belastbar sind. Plane Wege, Sitzplätze, Garderobenständer und Partyzelte so, dass Besucher auch bei schlechtem Wetter nicht an Engstellen warten.
Kläre Genehmigung, Hausordnung und mögliche Vorgaben spätestens 4 Wochen vor der Messe. Informiere Standbetreiber danach gesammelt über Aufbauzeiten, Standplan, Zufahrt und ihre mitzubringenden Unterlagen.
Erfasse Ernährungswünsche nicht nur bei Besuchern, sondern auch bei Standbetreibern und Helfern. Prüfe die Angaben 7 Tage vorher und trenne haltbare Vorräte, Kühlprodukte sowie Geschirr für den Ausgabetag.
Teile Freiwillige in feste Schichten ein und gib ihnen konkrete Bereiche: Aufbau, Einlass, Beschilderung, Getränkeausschank und Abbau. Kontrolliere am Vortag Wettervorhersage, Bestandsliste, Dekoration und die bereitgestellten Materialien.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Wintermesse organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten, Einladungen und der Suche nach Standbetreibern. Vier Wochen vor dem Termin sollten Standplan, Genehmigungen, Programm und Helfereinteilung weitgehend feststehen.
Wann sollte man die Standbetreiber für eine Wintermesse ansprechen?: Sprich Standbetreiber spätestens 8 Wochen vor der Messe an. Schließe die Anmeldung ungefähr 3 bis 4 Wochen vorher, damit du Standaufteilung, Reservierungen und Besucherinformationen rechtzeitig fertigstellen kannst.
Was muss man eine Woche vor der Wintermesse erledigen?: Prüfe 7 Tage vorher Anmeldungen, Ernährungswünsche, Bestandsliste, Dekoration und Einkäufe. Teile außerdem die Freiwilligen ein und veröffentliche letzte Besucherinformationen wie Route, Beschilderung und Öffnungszeiten.
Wann sollte man Kühlprodukte für eine Wintermesse abholen?: Hole Kühlprodukte möglichst am Veranstaltungstag oder höchstens 1 Tag vorher ab, abhängig von Haltbarkeit und Lagerung. Sortiere sie getrennt von haltbaren Vorräten und stelle Warmhaltebehälter, Wasserkocher und Geschirr vor dem Aufbau bereit.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.