Organiser une fête du personnel à 6 épreuves

Une fête du personnel avec six épreuves demande surtout une bonne séquence de préparation. Commencez par fixer la date, le lieu et les règles, puis formez les équipes avant d’ouvrir les inscriptions. Le planning des matchs, le matériel et les besoins alimentaires doivent être finalisés assez tôt pour éviter les improvisations. Le jour J, prévoyez une installation distincte pour les six aires de compétition, l’accueil, le buffet et le suivi des scores.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir les épreuves du concours à 6
3 personnes
3
Rédiger le règlement du concours
2 personnes
4
Définir la composition des équipes
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Mettre à jour la liste des participants
9
Réserver le catering
2 personnes
10
Réserver le matériel
2 personnes
11
Établir le planning des matchs
2 personnes
12
Préparer les feuilles de score
13
Communiquer la répartition de l’équipe
14
Vérifier les prévisions météo
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Récupérer le matériel
2 personnes
18
Remplir les glacières
2 personnes
19
Préparer les en-cas
3 personnes
20
Préparer les prix et les médailles
21
Inspecter le site
2 personnes
22
Monter les tentes de réception
4 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Installer les aires de compétition
4 personnes
25
Préparer le matériel de jeu par activité
4 personnes
26
Installer la table des scores
2 personnes
27
Raccorder la sonorisation
2 personnes
28
Tester la musique
29
Mettre les boissons au frais
3 personnes
30
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
31
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
32
Distribuer les couleurs et les gilets de l’équipe
2 personnes
33
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes

Événement

34
Accueillir les participants
4 personnes
35
Enregistrer la présence
2 personnes
36
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
37
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
38
Guider les équipes vers les points de départ
6 personnes
39
Encadrer la ronde 1 du Zeskamp
6 personnes
40
Accompagner la ronde 2 du Zeskamp
6 personnes
41
Accompagner la ronde 3 du Zeskamp
6 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
44
Encadrer la ronde 4 du jeu des six épreuves
6 personnes
45
Encadrer la ronde 5 du jeu des six épreuves
6 personnes
46
Encadrer la ronde 6 du Zeskamp
6 personnes
47
Vérifier les scores
2 personnes
48
Ouvrir le buffet
3 personnes
49
Servir les plats du buffet
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
52
Annonce des gagnants
2 personnes
53
Remettre les prix
2 personnes
54
Servir la dernière tournée de snacks
2 personnes

Suivi

55
Rassembler le matériel de jeu
4 personnes
56
Démonter le buffet et le bar
3 personnes
57
Rassembler les déchets
3 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Démonter les tentes de fête
4 personnes
61
Nettoyer le site
4 personnes
62
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
63
Rapporter le matériel
2 personnes
64
Évacuer les emballages vides
65
Stocker les restes
2 personnes
66
Remettre le lieu propre
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Plateau de bar

Matériel de sport

Cônesqté 40
Lignes de marquageqté 12
Témoins de relaisqté 6
Corde de tir à la corde
Bacs à eauqté 6
Épongesqté 30
Seauxqté 12
Gobelets en plastique pour le jeuqté 60
Ballonsqté 12
Cerceauxqté 12
Masquesqté 6
Caissesqté 12
Bâches de démolitionqté 6
Chasubles d’équipeqté 60
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 6
Tableaux de score étanchesqté 6
Bâche en plastiqueqté 2
Tapis en caoutchoucqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lampes rechargeablesqté 6

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 6
Ruban de départ et d'arrivéeqté 2
Nappesqté 8
Panneaux directionnelsqté 8
Prixqté 6
Médaillesqté 60

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez les six épreuves et rédigez le règlement avant d’envoyer les invitations. Précisez la durée, les règles de sécurité, le système de points et la composition des équipes afin d’éviter les contestations sur place.
Traitez les inscriptions au moins 10 jours avant l’événement. Utilisez la liste des participants pour confirmer les équipes, recueillir les allergies et besoins alimentaires, puis communiquer la répartition à chacun.
Préparez le planning des matchs avec une marge d’au moins 15 minutes entre deux épreuves. Ce temps absorbe les retards, le déplacement des équipes et le remplissage des bacs à eau ou la remise en place du matériel.
Contrôlez le matériel deux fois : à la réservation, puis lors de sa récupération la veille ou le matin même. Vérifiez notamment les chronomètres, sifflets, chasubles, feuilles de score étanches, cônes et accessoires propres à chaque activité.
Inspectez le site avant l’arrivée des participants et installez les tentes, tables et chaises en premier. Préparez ensuite chaque aire avec son matériel de jeu, remplissez les glacières et placez les prix et médailles à l’écart du buffet.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête du personnel à 6 épreuves ?: Prévoyez 4 à 6 semaines. Les premières semaines servent à réserver le lieu, le catering et le matériel ; gardez les 10 derniers jours pour les inscriptions, les équipes et le planning.
Quand faut-il former les équipes pour les six épreuves ?: Formez-les dès que les inscriptions sont presque closes, idéalement 7 à 10 jours avant la fête. Vous pourrez alors envoyer la répartition et établir un planning réaliste des matchs.
Quel matériel préparer pour six épreuves sportives ?: Préparez une caisse ou une zone par épreuve, avec le matériel correspondant : cônes, lignes de marquage, ballons, cerceaux, chronomètres, sifflets et tableaux de score. Faites l’inventaire final au plus tard la veille.
Quand installer le site le jour de la fête du personnel ?: Commencez 2 à 3 heures avant l’accueil des participants. Installez d’abord les tentes, tables et chaises, puis les six aires de compétition, le buffet, les glacières et les feuilles de score.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.