Cómo organizar una fiesta de personal con juegos por equipos
Una fiesta de personal con juegos por equipos necesita más coordinación que una comida informal: hay que cerrar las pruebas, formar equipos y preparar un horario que todos puedan seguir. Empieza por el lugar y la fecha, y después fija las reglas, las inscripciones y las necesidades de comida. El día del evento, cada disciplina debe tener su material separado y una persona responsable. Así evitas perder tiempo buscando conos, cronómetros o formularios de puntuación entre pruebas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Determinar las disciplinas del zeskamp
3 personas
- 3
Redactar las reglas de la competición
2 personas
- 4
Definir la composición del equipo
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Actualizar la lista de participantes
- 9
Reservar el catering
2 personas
- 10
Reservar materiales
2 personas
- 11
Hacer el horario del concurso
2 personas
- 12
Preparar formularios de puntuación
- 13
Comunicar la distribución del equipo
- 14
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 16
Hacer la compra
3 personas
- 17
Recoger los materiales
2 personas
- 18
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 19
Preparar aperitivos
3 personas
- 20
Preparar premios y medallas
- 21
Inspeccionar el recinto
2 personas
- 22
Montar las carpas
4 personas
- 23
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 24
Marcar los campos de competición
4 personas
- 25
Preparar el material de juego por prueba
4 personas
- 26
Montar la mesa de puntuación
2 personas
- 27
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 28
Probar la música
- 29
Enfriar las bebidas
3 personas
- 30
Montar el bufé y la barra
3 personas
- 31
Poner los aperitivos en bandejas
2 personas
- 32
Repartir los colores y chalecos del equipo
2 personas
- 33
Despejar la ruta de seguridad
2 personas
Evento
- 34
Recepción de participantes
4 personas
- 35
Registrar la asistencia
2 personas
- 36
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 37
Dar explicaciones del juego
2 personas
- 38
Guiar a los equipos a los puntos de salida
6 personas
- 39
Guiar la ronda 1 de zeskamp
6 personas
- 40
Coordinar la ronda 2 de Zeskamp
6 personas
- 41
Coordinar la ronda 3 de zeskamp
6 personas
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Reponer los aperitivos
2 personas
- 44
Guiar la ronda 4 del zeskamp
6 personas
- 45
Dirigir la ronda 5 de Zeskamp
6 personas
- 46
Guiar la ronda 6 de zeskamp
6 personas
- 47
Comprobar puntuaciones
2 personas
- 48
Abrir el buffet
3 personas
- 49
Servir los platos del buffet
4 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Recoger vajilla y residuos
2 personas
- 52
Anunciar a los ganadores
2 personas
- 53
Entregar premios
2 personas
- 54
Servir la última ronda de aperitivos
2 personas
Seguimiento
- 55
Reunir el material de juego
4 personas
- 56
Desmontar el bufé y el bar
3 personas
- 57
Recoger la basura
3 personas
- 58
Lavar la vajilla
3 personas
- 59
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 60
Desmontar las carpas
4 personas
- 61
Limpiar el recinto
4 personas
- 62
Apagar el sistema de sonido
2 personas
- 63
Devolver los materiales
2 personas
- 64
Desechar los envases vacíos
- 65
Guardar la comida sobrante
2 personas
- 66
Dejar el recinto limpio
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Encimera de bar
Material deportivo
- Conoscant. 40
- Líneas de marcajecant. 12
- Testigos de relevocant. 6
- Cuerda para tira y afloja
- Bandejas de aguacant. 6
- Esponjascant. 30
- Cuboscant. 12
- Vasos de plástico para el juegocant. 60
- Pelotascant. 12
- Aroscant. 12
- Antifacescant. 6
- Cajonescant. 12
- Lonas de demolicióncant. 6
- Petos de equipocant. 60
- Cronómetroscant. 6
- Silbatoscant. 6
- Tableros de puntuación impermeablescant. 6
- Lona de plásticocant. 2
- Alfombras de gomacant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Platos reutilizablescant. 80
- Cubiertos reutilizablescant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzascant. 6
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Lámparas recargablescant. 6
Decoración
- Banderas del equipocant. 6
- Cinta de salida y metacant. 2
- Mantelescant. 8
- Señales de orientacióncant. 8
- Premioscant. 6
- Medallascant. 60
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
- Escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cubos de limpiezacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las disciplinas y las reglas antes de abrir las inscripciones. Indica cuántas personas forman cada equipo, cuánto dura cada prueba y cómo se resuelven los empates; cambiarlo después complica la distribución.
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de margen y pide las preferencias dietéticas al inscribirse. Actualiza la lista de participantes hasta 3 días antes para que el catering y los equipos no se calculen con datos antiguos.
- Prepara un horario con bloques de 15 minutos para cambios y desplazamientos. Si una prueba se retrasa, ese margen evita que todo el concurso se desplace; comunica la distribución de equipos antes del día del evento.
- Separa el material por disciplina y comprueba cada grupo el día anterior. Los cronómetros, silbatos, petos, conos y tableros de puntuación impermeables suelen olvidarse cuando se recogen de varios sitios.
- Inspecciona el recinto antes de montar las carpas, mesas y campos. Comprueba el pronóstico la víspera y lleva una superficie antideslizante, como alfombras de goma o una lona de plástico, para las zonas húmedas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de personal por equipos?
- Empieza al menos 4 semanas antes. Reserva el lugar, el catering y los materiales durante la primera semana; deja las inscripciones abiertas aproximadamente 2 semanas y cierra la lista definitiva 3 días antes.
- ¿Cuándo hay que formar los equipos para una competición de empresa?
- Comunica los equipos entre 2 y 3 días antes. Así puedes corregir bajas, equilibrar la composición y preparar los petos sin revelar cambios de última hora durante el montaje.
- ¿Cuánto tiempo debe durar cada prueba de un zeskamp?
- Calcula entre 10 y 15 minutos por disciplina, más 5 minutos para cambiar de campo o material. Añade un bloque de 15 minutos cada hora para absorber retrasos y registrar las puntuaciones.
- ¿Qué se suele olvidar al preparar juegos por equipos al aire libre?
- A menudo faltan los formularios de puntuación, los cronómetros, los silbatos y el material para marcar los campos. Haz una comprobación completa el día anterior y separa el material de cada prueba en una caja o zona identificada.
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