Organiser un camp pour jeunes aidants, étape par étape

Un camp pour jeunes aidants se prépare d’abord autour de la sécurité, des besoins individuels et d’un encadrement fiable. Commencez par fixer la date et le lieu, puis recueillez les inscriptions, les informations médicales et les contacts d’urgence avant de construire les groupes. Le programme, le transport et les repas se verrouillent ensuite avec une solution de repli en cas de pluie. Les derniers jours servent surtout à vérifier les autorisations, le matériel et les médicaments.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Déterminer le nombre de participants
2 personnes
3
Établir le formulaire d'inscription
2 personnes
4
Rédiger le formulaire de consentement
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Collecter les informations médicales
2 personnes
9
Vérifier les contacts d'urgence
2 personnes
10
Vérifier les autorisations
2 personnes
11
Établir la liste des participants
12
Faire la répartition des groupes
2 personnes
13
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
14
Élaborer le programme
2 personnes
15
Préparer les activités
3 personnes
16
Confirmer la réservation du lieu
17
Confirmer la réservation du transport
18
Vérifier les prévisions météo
19
Préparer le programme de repli en cas de pluie
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Étiqueter le matériel
2 personnes
24
Vérifier la trousse de premiers secours
25
Préparer les médicaments en toute sécurité
2 personnes
26
Imprimer les informations des participants
27
Partager les consignes avec les accompagnateurs
2 personnes

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer les tentes de fête
4 personnes
31
Aménager les espaces d’activités
4 personnes
32
Suspendre la décoration
2 personnes
33
Préparer la table d'inscription
2 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Préparer les en-cas de bienvenue
2 personnes
36
Informer les accompagnateurs
2 personnes
37
Accueillir les participants
4 personnes
38
Enregistrer la présence
2 personnes
39
Garder les contacts d’urgence joignables
40
Accueillir et donner les explications
2 personnes
41
Animer le jeu de présentation
3 personnes
42
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
43
Encadrer l’activité en extérieur
5 personnes
44
Encadrer l'activité créative
4 personnes
45
Servir les fruits et les en-cas
2 personnes
46
Accompagner le lavage des mains
2 personnes
47
Mettre le buffet en place
4 personnes
48
Servir le dîner
4 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Rassembler la vaisselle
3 personnes
51
Animer le jeu du soir
4 personnes
52
Animer un groupe de discussion calme
2 personnes
53
Raconter les légendes du camping
2 personnes
54
Servir les derniers snacks
2 personnes
55
Faire le check-out des participants
3 personnes
56
Vérifier les contacts de prise en charge
2 personnes
57
Remettre les participants en toute sécurité
3 personnes

Suivi

58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Démonter les tentes de fête
4 personnes
61
Trier le matériel d’activités
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer le lieu
4 personnes
64
Vider les glacières
2 personnes
65
Rassembler les objets trouvés
66
Rapporter le matériel
2 personnes
67
Évacuer les emballages vides
2 personnes
68
Finaliser la remise du site
69
Envoyer aux parents les informations de suivi
2 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Traiter les notes de frais et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tentes de réceptionqté 3
Couvertures de pique-niqueqté 8
Tables pliantesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettes réutilisablesqté 50
Couverts réutilisablesqté 50
Petits bolsqté 12
Louchesqté 8
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 6
Glacièresqté 5

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Mégaphone
Batteries externesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Volley-ballqté 2
Frisbeesqté 6
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Sets de badmintonqté 4
Pompe à ballons

Activités

Cartes de jeuqté 6
Jeux de sociétéqté 8
Papier à dessinqté 100
Crayons de couleurqté 40
Feutresqté 40
Ciseauxqté 12
Bâtons de colleqté 12
Cordeqté 3
Post-itqté 12
Stylosqté 40
Badges nominatifsqté 45

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 80
Nappesqté 8
Panneaux indicateursqté 10

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Poubellesqté 6

Sécurité

Sacs de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Siffletsqté 6
Gilets réfléchissantsqté 8
Boîte à médicaments

Inscription

Presse-papiersqté 4
Chemises à documentsqté 6
Boîtes à stylosqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date et un lieu au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Vérifiez immédiatement la capacité d’accueil, les sanitaires, l’accessibilité et les possibilités de repli à l’intérieur.
Donnez une échéance d’inscription claire, idéalement 4 semaines avant le départ. Le formulaire doit recueillir les besoins alimentaires, les informations médicales, les autorisations et au moins un contact d’urgence.
Ne répartissez les jeunes dans les groupes qu’après avoir vérifié les inscriptions et les besoins particuliers. Attribuez ensuite les accompagnateurs en précisant qui suit chaque groupe pendant les activités, les repas et les déplacements.
Préparez un programme avec des séquences courtes et des temps calmes, puis confirmez le transport au moins 2 semaines avant le camp. Gardez une liste imprimée des participants et des numéros d’urgence pour chaque accompagnateur.
Faites une vérification finale 48 heures avant le départ : météo, réservation du lieu, transport, trousse de premiers secours, médicaments, matériel étiqueté et plan pluie. Chargez aussi les batteries externes et testez les haut-parleurs ou le mégaphone.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un camp pour jeunes aidants ?: Prévoyez au minimum 8 semaines pour un camp simple, et plutôt 12 semaines si le transport, les autorisations médicales ou un hébergement doivent être coordonnés. Fixez les inscriptions environ 4 semaines avant le départ pour avoir le temps de former les groupes.
Quand demander les informations médicales et les contacts d’urgence ?: Demandez-les directement dans le formulaire d’inscription, puis vérifiez les informations au plus tard 2 semaines avant le camp. Une dernière confirmation 48 heures avant le départ permet de repérer un changement de traitement ou de numéro de téléphone.
Comment prévoir les accompagnateurs pour un camp de jeunes aidants ?: Répartissez les accompagnateurs seulement après la clôture des inscriptions, environ 2 à 3 semaines avant le camp. Préparez pour chacun la liste de son groupe, les besoins particuliers, les contacts d’urgence et les consignes liées aux médicaments.
Que faire s’il pleut pendant le camp ?: Préparez le programme de repli au moins 1 semaine avant, en vérifiant que le lieu couvert peut accueillir les groupes et les activités. Consultez les prévisions 48 heures avant, puis confirmez le changement aux accompagnateurs et aux participants si nécessaire.

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