Organiser une fête de baptême sans rien oublier

Pour organiser une fête de baptême, commence par verrouiller la date, le lieu et le déroulement de la cérémonie avant d’envoyer les invitations. Le repas, le gâteau et les besoins alimentaires doivent être confirmés plusieurs semaines à l’avance. Prévois ensuite le transport de la famille, la disposition des tables et un espace séparé pour les cadeaux. Le jour J, garde les tâches d’installation simples et termine par les boissons, la décoration et l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Coordonner la cérémonie de baptême
2 personnes
3
Établir la liste des invités
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Réserver le catering
6
Commander le gâteau
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Organiser le transport pour la famille
2 personnes
10
Imprimer le programme
11
Établir le plan de table
2 personnes
12
Créer la playlist musicale
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Trier la décoration
2 personnes
18
Préparer la table des cadeaux
19
Créer le panneau d’accueil
20
Nettoyer le lieu
3 personnes
21
Installer les tables
3 personnes
22
Installer les chaises
3 personnes
23
Dresser les tables
3 personnes
24
Suspendre la décoration
3 personnes
25
Préparer le livre d'or
26
Aménager la table des cadeaux
27
Préparer le café et le thé
2 personnes
28
Monter le buffet
3 personnes
29
Préparer les en-cas
3 personnes
30
Préparer le gâteau
2 personnes

Événement

31
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
32
Accueillir les invités
2 personnes
33
Distribuer le programme
34
Animer la cérémonie de baptême
3 personnes
35
Prendre une photo de groupe
2 personnes
36
Servir des amuse-bouches
3 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Servir le buffet
4 personnes
39
Servir le café et le thé
2 personnes
40
Couper le gâteau
2 personnes
41
Faire signer le livre d’or
42
Rassembler les cadeaux
2 personnes
43
Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

44
Rassembler la vaisselle
3 personnes
45
Rassembler les déchets
2 personnes
46
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
47
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
48
Retirer la décoration
2 personnes
49
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
50
Rendre les articles empruntés
2 personnes
51
Distribuer les restes
2 personnes
52
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Chaise hauteqté 2
Table des cadeaux
Table de buffetqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à gâteauqté 70
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 60
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillèresqté 70
Petites cuillères à caféqté 60

Cuisine

Assiettes de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Louchesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couteau à gâteau
Tire-bouchonsqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 3
Enceinte Bluetooth

Décoration

Ballonsqté 100
Arche de ballons
Nappesqté 8
Porte-serviettesqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Marque-placesqté 8
Bougiesqté 20
Bougeoirsqté 10
Livre d’or
Stylosqté 4
Cadres photoqté 6

Catering

Courses

Conseils

Confirme la cérémonie, le lieu et les horaires avant de préparer les invitations : cela évite de devoir corriger les informations après impression. Prévois au moins 6 semaines pour réunir les réponses des invités.
Demande les allergies et régimes alimentaires avec les réponses à l’invitation, puis transmets-les au traiteur au plus tard 10 jours avant la fête. Garde une liste écrite à portée de main le jour J.
Réserve le gâteau et le traiteur dès que le nombre d’invités est estimé. Pour les boissons, prévois environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis mets-les au frais la veille.
Organise le transport de la famille au moins une semaine avant la cérémonie et vérifie les horaires la veille. Une personne doit aussi savoir où déposer les cadeaux et comment guider les invités à leur arrivée.
Installe les tables, les chaises et le buffet quelques heures avant l’accueil, puis dresse les tables et suspends la décoration. Prépare à l’avance le programme, le panneau d’accueil et le livre d’or pour ne pas les chercher au dernier moment.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête de baptême ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières décisions sont la date, le lieu, la cérémonie, la liste des invités, le traiteur et le gâteau.
Quand envoyer les invitations pour un baptême ?: Envoie-les environ 6 semaines avant la fête, ou 8 semaines si plusieurs invités viennent de loin. Fixe une date limite de réponse 2 à 3 semaines avant l’événement pour confirmer le repas et le plan de table.
Combien de boissons prévoir pour une fête de baptême ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Refroidis les boissons la veille et prévois des glacières si le réfrigérateur ne suffit pas.
Que préparer la veille d’un baptême ?: La veille, refroidis les boissons, stocke les denrées non périssables, trie la décoration et vérifie les courses. Prépare aussi le programme, le panneau d’accueil, le livre d’or et la liste des besoins alimentaires.

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