Organiser une fête d’association, étape par étape
Une fête d’association se prépare d’abord sur le papier, puis dans le lieu. Commence par confirmer la date, la salle et le nombre attendu avant de réserver ou d’acheter quoi que ce soit. Les inscriptions servent ensuite à ajuster les repas, les boissons, les tables et la vaisselle. La dernière ligne droite consiste à séparer les achats non périssables des produits frais et à garder un créneau d’installation le jour même.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Rédiger les invitations
- 3
Envoyer les invitations
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Relancer les inscriptions par téléphone
2 personnes
- 7
Définir le nombre final d’invités
2 personnes
- 8
Faire les réservations
- 9
Composer la playlist musicale
- 10
Imprimer le programme et le règlement du jeu
- 11
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 12
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
- 13
Faire les courses de produits frais
2 personnes
- 14
Récupérer le matériel
2 personnes
- 15
Vérifier la vaisselle et le matériel
2 personnes
- 16
Libérer la chambre froide
2 personnes
- 17
Préparer la décoration
2 personnes
- 18
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 19
Vérifier les espaces
2 personnes
- 20
Installer les tables
4 personnes
- 21
Installer les chaises
3 personnes
- 22
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
- 23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 24
Mettre en place le point café
2 personnes
- 25
Préparer les en-cas
4 personnes
- 26
Préparer les plats du buffet
4 personnes
- 27
Suspendre la décoration
3 personnes
- 28
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 29
Tester l’éclairage
2 personnes
- 30
Mettre en place le comptoir d’accueil
2 personnes
Événement
- 31
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
- 32
Accueillir les invités
3 personnes
- 33
Distribuer les étiquettes nominatives
- 34
Servir le café et le thé
2 personnes
- 35
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 36
Animer le tour de jeu
2 personnes
- 37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 38
Ouvrir le buffet
2 personnes
- 39
Servir le buffet
4 personnes
- 40
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 41
Servir le café et le dessert
3 personnes
- 42
Assurer la musique et la danse
2 personnes
- 43
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
- 44
Évacuer les déchets au fur et à mesure
- 45
Annoncer le dernier tour
- 46
Raccompagner les invités
3 personnes
Suivi
- 47
Conserver les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
- 48
Rassembler la vaisselle
4 personnes
- 49
Démonter le bar et le buffet
3 personnes
- 50
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 51
Retirer la décoration
2 personnes
- 52
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
- 53
Faire la vaisselle
3 personnes
- 54
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 55
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 56
Fermer le lieu
2 personnes
- 57
Retourner les matériels
2 personnes
- 58
Ranger les courses restantes
- 59
Nettoyer le linge
- 60
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 3
- Tabourets de barqté 6
- Porte-manteauxqté 2
- Poubellesqté 4
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 60
- Assiettes à dessertqté 60
- Tasses à caféqté 60
- Verres à eauqté 60
- Verres à vinqté 50
- Couvertsqté 60
Cuisine
- Plateaux de serviceqté 12
- Cuillères de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 6
- Carafesqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Verres doseursqté 2
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 2
- Rallonges électriquesqté 3
- Multiprisesqté 4
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Ballonsqté 100
- Nappesqté 8
- Badges nominatifsqté 60
- Étiquettes nominativesqté 60
- Cartes de menuqté 8
- Vasesqté 8
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes LEDqté 12
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balaisqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant la fête. Appelle les personnes qui n’ont pas répondu plutôt que de baser les quantités sur une estimation vague.
- Demande les besoins alimentaires dès l’invitation, puis vérifie-les avant de définir le nombre final d’invités. Une relance 5 à 7 jours avant l’événement évite les changements de dernière minute.
- Achète les produits non périssables plusieurs jours à l’avance et garde les produits frais pour les 24 à 48 dernières heures. Réserve aussi un espace froid avant de rapporter les boissons et les aliments.
- Prépare un plan de salle avec les tables, les chaises, le buffet, le bar et le point café. Le jour venu, installe d’abord le mobilier, puis les boissons au frais et enfin les en-cas et la vaisselle.
- Prévois au moins 2 heures avant l’ouverture pour vérifier les espaces, récupérer le matériel manquant, tester les haut-parleurs et installer la décoration. Garde une personne responsable des imprévus pendant l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une fête d’association ?
- Prévois environ 4 à 6 semaines pour une fête avec repas, inscriptions et location de matériel. Bloque la date et le lieu en premier, puis fixe une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement.
- Quand faut-il confirmer le nombre d’invités ?
- Arrête le nombre final 5 à 7 jours avant la fête, après les dernières relances téléphoniques. Utilise ce chiffre pour les réservations, les quantités de repas, les boissons, les tables et la vaisselle.
- Quand faire les courses pour une fête d’association ?
- Achète les produits non périssables 3 à 5 jours avant, puis les produits frais 24 à 48 heures avant. Mets les boissons au frais dès que le lieu dispose d’un espace réfrigéré disponible.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Réserve au minimum 2 heures avant l’arrivée des invités. Ce créneau couvre l’ouverture du lieu, la vérification des espaces, l’installation des tables et des chaises, le buffet, le bar, le café et les tests audio.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !