Vereinsfest organisieren: So läuft die Planung ab

Ein Vereinsfest gelingt leichter, wenn du die Planung rückwärts vom Veranstaltungstag aufbaust. Zuerst stehen Termin, Ort und Einladungen fest, danach sammelst du Anmeldungen und Sonderwünsche. Erst mit der endgültigen Gästezahl planst du Reservierungen, Einkauf und Sitzplätze. Am Tag selbst braucht der Aufbau eine feste Reihenfolge: Räume prüfen, Mobiliar stellen, Buffet und Bar einrichten, Getränke kühlen und Technik testen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Einladungen erstellen
3
Einladungen verschicken
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Anmeldungen nachfassen
2 Personen
7
Endgültige Gästezahl festlegen
2 Personen
8
Reservierungen vornehmen
9
Musik-Playlist zusammenstellen
10
Programm und Spielregeln drucken
11
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
12
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
13
Frische Einkäufe erledigen
2 Personen
14
Materialien abholen
2 Personen
15
Geschirr und Material prüfen
2 Personen
16
Kühlraum freimachen
2 Personen
17
Dekoration vorbereiten
2 Personen
18
Location öffnen
2 Personen
19
Räume kontrollieren
2 Personen
20
Tische aufstellen
4 Personen
21
Stühle aufstellen
3 Personen
22
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
23
Getränke kalt stellen
2 Personen
24
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
4 Personen
26
Buffetgerichte vorbereiten
4 Personen
27
Dekoration aufhängen
3 Personen
28
Musikanlage anschließen
2 Personen
29
Beleuchtung testen
2 Personen
30
Empfangstresen aufstellen
2 Personen

Event

31
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
32
Gäste empfangen
3 Personen
33
Namensaufkleber verteilen
34
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
35
Snacks servieren
3 Personen
36
Spielrunde betreuen
2 Personen
37
Getränke nachfüllen
2 Personen
38
Buffet eröffnen
2 Personen
39
Buffet servieren
4 Personen
40
Buffet auffüllen
2 Personen
41
Kaffee und Dessert servieren
3 Personen
42
Musik und Tanz organisieren
2 Personen
43
Toiletten zwischendurch kontrollieren
44
Abfall zwischendurch entfernen
45
Letzte Runde ankündigen
46
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

47
Essensreste sicher aufbewahren
2 Personen
48
Geschirr sammeln
4 Personen
49
Bar und Buffet abbauen
3 Personen
50
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
51
Dekoration entfernen
2 Personen
52
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
53
Geschirr abwaschen
3 Personen
54
Location reinigen
3 Personen
55
Geräte ausschalten
2 Personen
56
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
57
Materialien zurückgeben
2 Personen
58
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
59
Wäsche reinigen
60
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 60
DesserttellerAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 60
WeingläserAnz. 50
BestecksetsAnz. 60

Küche

ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
ServierzangenAnz. 6
KaraffenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 8
NamensschilderAnz. 60
NamensaufkleberAnz. 60
SpeisekartenAnz. 8
VasenAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die endgültige Gästezahl spätestens 7 Tage vorher fest. Frage bis dahin bei fehlenden Rückmeldungen nach und erfasse Ernährungswünsche getrennt, damit beim Einkauf nichts übersehen wird.
Teile den Einkauf auf zwei Termine auf: Haltbares kannst du etwa 5 bis 7 Tage vorher besorgen, frische Lebensmittel erst 1 bis 2 Tage vor dem Vereinsfest.
Plane für den Aufbau mindestens 3 Stunden ein. Räume zuerst kontrollieren, dann Tische und Stühle stellen; Buffet, Bar, Kaffeebereich und Dekoration folgen danach.
Prüfe Geschirr und Ausstattung nicht erst beim Einrichten. Zähle Teller, Tassen, Gläser und Besteck mindestens 2 Tage vorher und teste Lautsprecher, Mischpult und Mikrofone am selben Tag.
Stelle Getränke frühzeitig kalt und halte zusätzliche Kühlboxen bereit. Karaffen, Servierschalen und Servierbesteck gehören vor dem Eintreffen der Gäste an Buffet und Bar, nicht in die letzte Aufbauminute.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Vereinsfest organisieren?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Die Anmeldefrist sollte ungefähr 10 bis 14 Tage vor dem Fest enden, damit Einkauf und Aufbauplan auf verlässlichen Zahlen basieren.
Wann muss die endgültige Gästezahl für ein Vereinsfest feststehen?: Lege sie spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung fest. Danach kannst du Reservierungen bestätigen, Lebensmittelmengen berechnen und Sitzplätze sowie Geschirr passend vorbereiten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Vereinsfests?: Plane mindestens 3 Stunden für Räume, Tische, Stühle, Buffet, Bar, Kaffeebereich und Dekoration ein. Für Technik und Musik solltest du zusätzlich 30 Minuten für einen Test vor dem Einlass reservieren.
Wann sollte man für ein Vereinsfest einkaufen?: Haltbare Lebensmittel und Getränke besorgst du 5 bis 7 Tage vorher. Frische Einkäufe erledigst du 1 bis 2 Tage vor dem Fest; am Veranstaltungstag bleiben dann nur letzte Vorbereitungen und das Kühlen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.