Cómo organizar una fiesta de asociación sin improvisar
Organizar una fiesta de asociación resulta mucho más sencillo si cierras primero la fecha, el lugar y el número de asistentes. Después puedes ordenar las inscripciones, las preferencias alimentarias, las reservas y las compras sin trabajar con cifras provisionales. El montaje debe dejar listas la zona de comida, la barra, el café, las mesas y el sonido antes de que lleguen los invitados. Este plan te ayuda a saber qué resolver primero y qué suele quedarse para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Redactar invitaciones
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Llamar de seguimiento a las inscripciones
2 personas
- 7
Determinar el número definitivo de invitados
2 personas
- 8
Hacer reservas
- 9
Crear lista de reproducción musical
- 10
Imprimir el programa y las normas del juego
- 11
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 12
Comprar productos no perecederos
2 personas
- 13
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
- 14
Recoger los materiales
2 personas
- 15
Comprobar la vajilla y el material
2 personas
- 16
Despejar la zona de refrigeración
2 personas
- 17
Preparar la decoración
2 personas
- 18
Abrir la ubicación
2 personas
- 19
Comprobar los espacios
2 personas
- 20
Montar mesas
4 personas
- 21
Colocar las sillas
3 personas
- 22
Montar el bufé y la barra
3 personas
- 23
Enfriar las bebidas
2 personas
- 24
Montar el punto de café
2 personas
- 25
Preparar aperitivos
4 personas
- 26
Preparar los platos del buffet
4 personas
- 27
Colgar la decoración
3 personas
- 28
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 29
Probar la iluminación
2 personas
- 30
Preparar el mostrador de recepción
2 personas
Evento
- 31
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
- 32
Recibir a los invitados
3 personas
- 33
Repartir etiquetas con nombre
- 34
Servir café y té
2 personas
- 35
Servir aperitivos
3 personas
- 36
Coordinar la ronda del juego
2 personas
- 37
Rellenar las bebidas
2 personas
- 38
Abrir el buffet
2 personas
- 39
Servir el bufé
4 personas
- 40
Reponer el bufé
2 personas
- 41
Servir café y postre
3 personas
- 42
Proporcionar música y baile
2 personas
- 43
Comprobar los baños periódicamente
- 44
Retirar la basura de vez en cuando
- 45
Anunciar la última ronda
- 46
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
- 47
Guardar los restos de comida de forma segura
2 personas
- 48
Recoger la vajilla
4 personas
- 49
Desmontar el bar y el bufé
3 personas
- 50
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 51
Retirar la decoración
2 personas
- 52
Clasificar y retirar residuos
2 personas
- 53
Lavar la vajilla
3 personas
- 54
Limpiar el lugar
3 personas
- 55
Apagar el equipo
2 personas
- 56
Cerrar el recinto
2 personas
- 57
Devolver los materiales
2 personas
- 58
Guardar los víveres sobrantes
- 59
Lavar la ropa
- 60
Devolver los artículos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 50
- Cubiertoscant. 60
Cocina
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 6
- Jarrascant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Jarras medidorascant. 2
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 2
- Enrollacablescant. 3
- Regletascant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Mantelescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Pegatinas con nombrecant. 60
- Cartas del menúcant. 8
- Jarronescant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas LEDcant. 12
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y la ubicación antes de redactar las invitaciones. Envía la información con tiempo suficiente para que las inscripciones no lleguen todas en la última semana.
- No compres la comida fresca hasta tener el número definitivo de invitados y sus preferencias dietéticas. Haz la compra de productos no perecederos antes y deja los frescos para el tramo final.
- Reserva con antelación cualquier servicio o espacio necesario y confirma las reservas cuando cierres la lista de asistentes. Una llamada de seguimiento evita contar con personas que aún no han confirmado.
- El día del evento, abre la ubicación con margen para comprobar los espacios, montar mesas y sillas y preparar el bufé y la barra. Enfría las bebidas y deja listo el punto de café antes de empezar a recibir gente.
- Prueba el sonido antes de que comience la fiesta: revisa altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, regletas y enrollacables. Imprime el programa y las normas del juego para no depender de un teléfono durante la actividad.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones de una fiesta de asociación?
- Envíalas al menos 3 semanas antes de la fiesta para reunir inscripciones y preferencias dietéticas. Haz una llamada de seguimiento durante la última semana y cierra entonces el número definitivo de invitados.
- ¿Cuándo debo comprar la comida para una fiesta de asociación?
- Compra los productos no perecederos varios días antes y deja los productos frescos para 1 o 2 días antes del evento. Así puedes ajustar las cantidades al número final de asistentes y conservar mejor los alimentos.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar una fiesta de asociación?
- Reserva como mínimo 2 horas antes de la llegada de los invitados para abrir el lugar, comprobar los espacios, montar mesas y sillas y preparar el bufé. Añade tiempo extra si debes instalar sonido, decoración o varias zonas de servicio.
- ¿Cuándo hay que enfriar las bebidas y preparar el café?
- Enfría las bebidas durante el montaje, aproximadamente 1 o 2 horas antes de abrir, según el espacio disponible. Monta el punto de café después de colocar la vajilla y deja las jarras térmicas y las tazas listas antes de recibir a los primeros invitados.
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