Organiser un festival canin, étape par étape

Un festival canin se prépare d’abord comme un événement public, puis comme une journée dédiée aux chiens. Commencez par fixer la date et le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, puis ouvrez les inscriptions avant de réserver définitivement les fournisseurs. Les activités, le règlement du concours et le plan du site doivent être prêts avant l’arrivée du matériel. Gardez enfin du temps pour la météo, l’accueil des participants et la sécurité des animaux.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Vérifier l’assurance
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier l’événement en ligne
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les fournisseurs
9
Planifier des activités pour chiens
2 personnes
10
Rédiger le règlement du concours
2 personnes
11
Informer le vétérinaire
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Créer le plan
2 personnes
15
Vérifier les prévisions météo
16
Envoyer les informations aux participants
17
Imprimer les listes d’inscription
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Créer les numéros de compétition
2 personnes
20
Vérifier le matériel
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Trier les panneaux de direction
2 personnes
25
Préparer le matériel de montage
2 personnes
26
Inspecter le site
3 personnes
27
Installer les tentes de fête
6 personnes
28
Installer les tables et les chaises
5 personnes
29
Monter le parcours d’agility
4 personnes
30
Balisage des zones pour chiens
4 personnes
31
Installer les points d’eau
3 personnes
32
Raccorder la sonorisation
2 personnes
33
Installer la décoration
3 personnes
34
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
35
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
36
Préparer les snacks et les boissons
3 personnes
37
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

38
Accueillir les bénévoles
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
3 personnes
40
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
41
Distribuer les informations de bienvenue
2 personnes
42
Accueillir les chiens
3 personnes
43
Accompagner la chasse au trésor pour chiens
4 personnes
44
Animer le parcours d’agilité
4 personnes
45
Présenter le quiz sur les chiens
2 personnes
46
Servir le café et le thé
3 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Remplir les bacs à eau
3 personnes
50
Ramasser les déjections canines
3 personnes
51
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
52
Animer le concours photo
2 personnes
53
Accompagner la ronde des chiens
4 personnes
54
Assurer la remise des prix
3 personnes
55
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
56
Coordonner les premiers secours
2 personnes
57
Enregistrer les objets trouvés
58
Annoncer le dernier tour
59
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

60
Démonter le catering
4 personnes
61
Démonter le matériel d’agility
4 personnes
62
Démonter les tentes et la décoration
6 personnes
63
Rassembler les déchets
4 personnes
64
Nettoyer le site
5 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Inventorier le matériel
2 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Vider les glacières
2 personnes
69
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
70
Gérer les objets perdus
71
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Comptoir d'inscription
Tapis de solqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Catering

Glacièresqté 6
Distributeurs d'eauqté 3
Machines à caféqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Pinces de serviceqté 12
Pains de glaceqté 30

Matériel de sport

Tunnels d’agilityqté 2
Obstacles de sautqté 6
Bâtons de slalomqté 12
Cerceauxqté 4
Tapis de fouilleqté 6
Frisbees pour chiensqté 12
Balles pour chiensqté 20
Poteaux de ligneqté 10
Chronomètresqté 4
Trophéesqté 6
Rosettesqté 12

Matériel pour animaux

Bacs à eauqté 18
Gamellesqté 8
Serviettes pour chiensqté 20
Colliers de rechangeqté 6
Laisse de rechange pour chienqté 6
Cage pour chienqté 2
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 12
Bidons d'eau potableqté 8

Décoration

Drapeaux de festivalqté 30
Arches de ballonsqté 3
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 150
Numéros de compétitionqté 100
Panneaux d’orientationqté 20
Panneaux d’informationqté 10
Panneaux en ardoiseqté 6

Équipement

Enceintes sur batterieqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Barrières de sécuritéqté 20
Cônesqté 30
Passe-câblesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 12
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Épongesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Cuire des biscuitsqté 8
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Courses

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de communiquer l’événement, puis vérifiez les autorisations et l’assurance : ces validations peuvent retarder toute l’organisation de plusieurs semaines.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires et transmettre les informations utiles. Envoyez les consignes finales au moins 7 jours avant le festival.
Prévoyez un responsable par zone et répartissez les bénévoles avant le jour J. À l’accueil, gardez les listes d’inscription imprimées, les badges et les numéros de compétition dans trois pochettes distinctes.
Testez et comptez le matériel avant le montage : tunnels, obstacles, slaloms, cerceaux, tapis de fouille, chronomètres et poteaux de ligne doivent être associés à chaque activité prévue.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin même. Préparez les tentes, les tapis de sol, les glacières, les distributeurs d’eau et les pains de glace afin de pouvoir adapter rapidement les zones pour les chiens et le public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival canin ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, les autorisations, l’assurance, les fournisseurs, les bénévoles et les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour un festival canin ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant l’événement. Fermez-les 7 à 10 jours avant afin de finaliser les listes, les badges, les numéros de compétition et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival canin ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par zone active, plus 2 personnes à l’accueil et 1 coordinateur général. Pour quatre activités simultanées, comptez donc au moins 7 personnes.
Quand vérifier la météo pour un festival canin en plein air ?: Faites une première vérification 5 jours avant, puis une autre 48 heures avant et le matin même. Cette marge permet de modifier l’installation des tentes, des activités et des points d’eau.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.