Organiser une excursion énergétique, étape par étape

Une excursion énergétique demande de verrouiller l’organisation avant de penser au contenu de la visite. Commencez par la date, le programme, le lieu et les temps de trajet, puis réservez le transport et le guide. Les inscriptions servent ensuite à recueillir les besoins alimentaires, les autorisations et les informations d’accessibilité. Enfin, préparez les repas, les documents, le matériel et les consignes de sécurité à partir d’une liste de participants à jour.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu de l'excursion
3
Réserver le transport
4
Réserver le guide et la visite
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Mettre à jour la liste des participants
10
Vérifier l’accessibilité
11
Vérifier l'itinéraire et le temps de trajet
2 personnes
12
Définir le point de départ
13
Envoyer le programme aux participants
14
Collecter les autorisations
15
Créer un questionnaire sur l'énergie
16
Créer les badges et les dossiers des participants
2 personnes
17
Envoyer la confirmation de visite
18
Transmettre les demandes diététiques au traiteur
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Préparer les paniers-repas
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Vérifier le matériel
2 personnes
24
Vérifier les prévisions météo
25
Imprimer les cartes d'itinéraire et le programme
26
Préparer le sac avec le matériel d’excursion
2 personnes

Événement

27
Enregistrer la présence au départ
2 personnes
28
Distribuer les badges
2 personnes
29
Distribuer les paniers-repas
2 personnes
30
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
31
Accompagner les participants vers le transport
3 personnes
32
Charger le matériel d'excursion
2 personnes
33
Accompagner le trajet vers le lieu de l’excursion
3 personnes
34
Prendre une photo de groupe
35
Animer la visite guidée
3 personnes
36
Distribuer les questions et les consignes
2 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Encadrer la pause et le déjeuner
3 personnes
39
Vérifier le nombre de participants
2 personnes
40
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
41
Clôturer la visite
2 personnes
42
Servir le dîner
4 personnes
43
Rassembler la vaisselle et les déchets
3 personnes
44
Accompagner les participants vers le transport
3 personnes
45
Accompagner le retour
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons pendant le trajet retour
2 personnes
47
Vérifier la présence à l’arrivée
2 personnes
48
Faire le check-out des participants
2 personnes
49
Décharger le matériel
2 personnes

Suivi

50
Trier les déchets
2 personnes
51
Faire la vaisselle
2 personnes
52
Vider les glacières
53
Nettoyer le matériel
2 personnes
54
Remettre le lieu propre
2 personnes
55
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
56
Régler le transport et le lieu
57
Ranger les restes
58
Partager les photos des participants
59
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettes réutilisablesqté 50
Couverts réutilisablesqté 50
Boîtes à lunch réutilisablesqté 50
Thermosqté 4

Catering

Glacièresqté 4
Carafes d’eauqté 4
Courses

Équipement

Mégaphone
Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 4
Appareil photo numérique
Lampes de pocheqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gilets de sécuritéqté 6
Brassards réfléchissantsqté 50
Ponchos de pluieqté 50

Bureau

Étiquettes nominativesqté 50
Cordons pour badgesqté 50
Presse-papiersqté 10
Stylos à billeqté 30
Classeurs de documentsqté 50
Papier d'impression A4
Ruban adhésifqté 2
Marqueurs indélébilesqté 4
Cartes d'itinéraireqté 50
Flyers du programmeqté 50
Formulaires de questionsqté 50
Presse-papiersqté 6
Porte-stylosqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Bac à vaisselleqté 2
Distributeur de savon pour les mainsqté 2
Porte-rouleau d’essuie-mainsqté 2
Porte-papier toiletteqté 2

Conseils

Bloquez d’abord le déroulé complet, avec l’heure de départ, la durée du trajet, la visite et le retour. Envoyez le programme dès qu’il est confirmé, puis renvoyez une confirmation de visite avant le départ.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour traiter les réponses par vagues. Prévoyez un suivi au moins 7 jours avant l’excursion afin de relancer les personnes absentes et de finaliser les autorisations.
Demandez les besoins alimentaires et d’accessibilité dans le même formulaire. Transmettez les régimes au traiteur plusieurs jours avant la préparation des paniers-repas, et vérifiez que le transport et l’itinéraire conviennent à tous.
Préparez un dossier par participant avec badge, programme, carte d’itinéraire et questionnaire sur l’énergie. Imprimez les documents en avance et gardez quelques exemplaires vierges avec des stylos et des presse-papiers.
Faites une vérification finale la veille : météo, batteries externes, câbles, trousse de premiers secours, gilets et ponchos. Refroidissez les boissons et regroupez les paniers-repas dans les glacières avant l’arrivée du groupe.

Questions fréquentes

Quand faut-il envoyer les invitations pour une excursion énergétique ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Laissez ensuite au moins 7 jours avant l’excursion pour clôturer les inscriptions, confirmer le transport et relancer les participants.
Combien de temps avant faut-il réserver le transport et le guide ?: Réservez le transport, le lieu et le guide dès que la date et le programme sont fixés, de préférence 4 à 6 semaines à l’avance. Vous pourrez ainsi vérifier l’itinéraire, l’accessibilité et les horaires avant d’ouvrir les inscriptions.
Quand préparer les paniers-repas et les boissons ?: Finalisez les quantités après la clôture des inscriptions et les réponses alimentaires, généralement 3 à 5 jours avant. Préparez les paniers-repas le jour prévu, puis refroidissez les boissons avant le départ et transportez-les dans des glacières.
Que faut-il vérifier la veille d’une excursion énergétique ?: Contrôlez les prévisions météo, l’itinéraire, la liste des participants et les autorisations. Testez aussi les équipements chargés, imprimez les cartes et programmes, puis regroupez les badges, les dossiers et le matériel de sécurité au même endroit.

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