Eine Energie-Exkursion Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Energie-Exkursion hängt der Ablauf an drei Dingen: dem reservierten Ausflugsort, einem passenden Transport und einem klar getakteten Programm. Lege zuerst Datum, Route und Rundgang fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Einwilligungen und die Abfrage von Ernährungswünschen. Kurz vor dem Termin werden Lunchpakete, Materialien, Wetterausrüstung und die Teilnehmerunterlagen vorbereitet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Ausflugsort reservieren
3
Transport reservieren
4
Führer und Rundgang buchen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Teilnehmerliste aktualisieren
10
Barrierefreiheit prüfen
11
Route und Fahrzeit prüfen
2 Personen
12
Abfahrtsort festlegen
13
Programm an Teilnehmer senden
14
Einwilligungen einholen
15
Fragebogen zum Thema Energie erstellen
16
Badges und Teilnehmermappen erstellen
2 Personen
17
Besuchsbestätigung versenden
18
Diätwünsche an den Caterer weitergeben
19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Lunchpakete zusammenstellen
3 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Materialien prüfen
2 Personen
24
Wettervorhersage prüfen
25
Routenkarten und Programm drucken
26
Tasche mit Exkursionsmaterial packen
2 Personen

Event

27
Anwesenheit bei der Abfahrt erfassen
2 Personen
28
Namensschilder ausgeben
2 Personen
29
Lunchpakete verteilen
2 Personen
30
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
31
Teilnehmende zum Transport begleiten
3 Personen
32
Exkursionsmaterial einladen
2 Personen
33
Anreise zum Ausflugsort begleiten
3 Personen
34
Gruppenfoto machen
35
Führung begleiten
3 Personen
36
Fragen und Aufgaben verteilen
2 Personen
37
Getränke nachfüllen
2 Personen
38
Pause und Mittagessen betreuen
3 Personen
39
Gruppengrößen kontrollieren
2 Personen
40
Fragerunde moderieren
2 Personen
41
Besuch beenden
2 Personen
42
Abendessen servieren
4 Personen
43
Geschirr und Abfall einsammeln
3 Personen
44
Teilnehmende zum Transport begleiten
3 Personen
45
Rückreise begleiten
3 Personen
46
Getränke während der Rückfahrt nachfüllen
2 Personen
47
Anwesenheit bei Ankunft prüfen
2 Personen
48
Teilnehmer auschecken
2 Personen
49
Materialien ausladen
2 Personen

Nachbereitung

50
Abfall trennen
2 Personen
51
Geschirr abwaschen
2 Personen
52
Kühlboxen leeren
53
Materialien reinigen
2 Personen
54
Ort sauber übergeben
2 Personen
55
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
56
Transport und Location abrechnen
57
Reste verstauen
58
Teilnehmerfotos teilen
59
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Klappbare TischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 50
Mehrweg-TellerAnz. 50
Wiederverwendbares BesteckAnz. 50
Wiederverwendbare LunchboxenAnz. 50
ThermoskannenAnz. 4

Catering

KühlboxenAnz. 4
WasserkannenAnz. 4
Einkäufe

Ausstattung

Megafon
PowerbanksAnz. 4
LadekabelAnz. 4
Digitalkamera
TaschenlampenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
SicherheitswestenAnz. 6
Reflektierende ArmbänderAnz. 50
RegenponchosAnz. 50

Büro

NamensaufkleberAnz. 50
Lanyards für AusweiseAnz. 50
KlemmbretterAnz. 10
KugelschreiberAnz. 30
DokumentenmappenAnz. 50
A4-Druckpapier
KlebebandAnz. 2
Wasserfeste StifteAnz. 4
RoutenpläneAnz. 50
ProgrammflyerAnz. 50
FragebögenAnz. 50
KlemmbretterAnz. 6
StiftehalterAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12
SpülwanneAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 2
HandtuchrollenhalterAnz. 2
ToilettenpapierhalterAnz. 2

Tipps

Reserviere Ausflugsort, Transport und Führung in dieser Reihenfolge, sobald das Datum feststeht. Prüfe dabei auch die Fahrzeit und ob der Abfahrtsort für alle gut erreichbar ist.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm, Route und Rückkehrzeit feststehen. Schließe sie etwa 10 bis 14 Tage vor der Exkursion, damit Teilnehmerliste, Einwilligungen und Diätwünsche rechtzeitig bearbeitet werden können.
Frage Barrierefreiheit und Ernährungswünsche nicht nur allgemein ab. Gib die gesammelten Angaben spätestens 5 bis 7 Tage vorher an den Caterer weiter und plane Lunchpakete sowie Getränke pro Person.
Schicke Programm, Abfahrtsort und Besuchsbestätigung spätestens eine Woche vorher. Viele Teilnehmende übersehen sonst die genaue Abfahrtszeit oder bringen notwendige Einwilligungen zu spät mit.
Prüfe Materialien und Wetterausrüstung am Vortag statt am Morgen der Abfahrt. Lege Routenpläne, Fragebögen, Badges, Powerbanks, Erste-Hilfe-Koffer und Regenponchos gemeinsam bereit und lade die Geräte vollständig auf.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Energie-Exkursion planen?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher, besonders wenn Ausflugsort, Transport und Führung reserviert werden müssen. Die Anmeldung sollte erst starten, wenn diese drei Punkte bestätigt sind.
Wann sollte die Anmeldung für eine Energie-Exkursion geschlossen werden?: Schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin. So bleiben noch 5 bis 7 Tage für Teilnehmerliste, Einwilligungen, Ernährungswünsche und die Bestellung der Verpflegung.
Wie viele Getränke braucht man für eine Energie-Exkursion?: Plane mindestens 1,5 Liter Wasser pro Person für einen halben bis ganzen Ausflugstag ein, bei Wärme oder längeren Fußwegen mehr. Zusätzlich sollten Thermoskannen oder weitere Getränke passend zu eurem Programm bereitstehen.
Was muss man am Tag vor der Exkursion prüfen?: Prüfe am Vortag Wettervorhersage, Route, Material, Ladestand der Geräte und Vollständigkeit der Teilnehmerunterlagen. Packe außerdem Lunchboxen, Kühlboxen, Sicherheitswesten und Regenponchos so, dass sie beim Abfahren schnell erreichbar sind.

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