Zo organiseer je een energie-excursie

Begin met het programma, de locatie en de reistijd; pas daarna leg je vervoer, gids en aanmeldingen vast. Voor een energie-excursie moeten deelnemers vooraf weten hoe laat en waar ze vertrekken, hoe lang de rondleiding duurt en wat ze zelf meenemen. Verzamel dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften al bij de aanmelding. In de laatste week controleer je route, weer, lunchpakketten, materialen en toestemmingen, zodat de excursie niet op losse eindjes vertrekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Excursielocatie reserveren
3
Vervoer reserveren
4
Gids en rondleiding boeken
5
Aanmeldformulier openen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Toegankelijkheid controleren
11
Route en reistijd controleren
2 personen
12
Vertrekpunt vastleggen
13
Programma naar deelnemers sturen
14
Toestemmingen verzamelen
15
Vragenlijst over energie maken
16
Badges en deelnemersmappen maken
2 personen
17
Bezoekbevestiging versturen
18
Dieetwensen aan cateraar doorgeven
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Materialen controleren
2 personen
24
Weersverwachting controleren
25
Routekaarten en programma printen
26
Tas met excursiemateriaal pakken
2 personen

Event

27
Aanwezigheid bij vertrek registreren
2 personen
28
Badges uitdelen
2 personen
29
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
30
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
31
Deelnemers naar vervoer begeleiden
3 personen
32
Excursiemateriaal inladen
2 personen
33
Reis naar excursielocatie begeleiden
3 personen
34
Groepsfoto maken
35
Rondleiding begeleiden
3 personen
36
Vragen en opdrachten uitdelen
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Pauze en lunch begeleiden
3 personen
39
Groepsaantallen controleren
2 personen
40
Vragenronde begeleiden
2 personen
41
Bezoek afsluiten
2 personen
42
Avondmaaltijd serveren
4 personen
43
Servies en afval verzamelen
3 personen
44
Deelnemers naar vervoer begeleiden
3 personen
45
Terugreis begeleiden
3 personen
46
Dranken tijdens terugreis bijvullen
2 personen
47
Aanwezigheid bij aankomst controleren
2 personen
48
Deelnemers uitchecken
2 personen
49
Materialen uitladen
2 personen

Nazorg

50
Afval sorteren
2 personen
51
Servies afwassen
2 personen
52
Koelboxen leegmaken
53
Materialen schoonmaken
2 personen
54
Locatie schoon opleveren
2 personen
55
Geleende materialen retourneren
2 personen
56
Vervoer en locatie afrekenen
57
Restanten opbergen
58
Deelnemersfoto's delen
59
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Opvouwbare tafelsaantal 4
Opvouwbare stoelenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Herbruikbare lunchboxenaantal 50
Thermoskannenaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Boodschappen

Apparatuur

Megafoon
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4
Digitale camera
Zaklampenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffer
Veiligheidshesjesaantal 6
Reflecterende armbandenaantal 50
Regenponcho'saantal 50

Kantoor

Naamstickersaantal 50
Koorden voor badgesaantal 50
Klembordenaantal 10
Balpennenaantal 30
Documentmappenaantal 50
A4-printpapier
Plakbandaantal 2
Watervaste stiftenaantal 4
Routekaartenaantal 50
Programmaflyersaantal 50
Vragenformulierenaantal 50
Clipboardsaantal 6
Pennenbakaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasteilaantal 2
Handzeepdispenseraantal 2
Handdoekrollenhouderaantal 2
Toiletpapierhouderaantal 2

Tips

Leg eerst datum, programma en vertrekpunt vast. Controleer daarna de route en reistijd en reserveer vervoer met voldoende marge voor parkeren, instappen en eventuele vertraging.
Open het aanmeldformulier pas wanneer locatie, gids en programma bevestigd zijn. Vraag daarin meteen dieetwensen, toegankelijkheidsbehoeften en eventuele toestemming uit, zodat je niet achteraf tientallen deelnemers hoeft na te bellen.
Stuur programma en bezoekbevestiging uiterlijk een week vooraf. Vermeld vertrektijd, terugkomst, kledingadvies, lunchafspraken en een telefoonnummer voor vertragingen; stuur routekaarten opnieuw zodra het vertrekpunt wijzigt.
Plan de catering niet op het laatste moment. Geef dieetwensen enkele dagen voor de excursie door, stel de lunchpakketten vooraf samen en koel dranken in koelboxen of thermoskannen voordat de groep vertrekt.
Doe 24 uur vooraf een laatste controle van de weersverwachting, route, toestemmingen en materialen. Leg badges, vragenformulieren, klemborden, powerbanks, veiligheidshesjes en regenponcho's klaar per begeleider, niet in één onbereikbare doos.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een energie-excursie organiseren?: Leg datum, locatie en programma idealiter 6 tot 8 weken vooraf vast. Reserveer vervoer en gids meteen daarna, omdat die onderdelen de maximale groepsgrootte en vertrektijd bepalen.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor een energie-excursie?: Plan naast de rondleiding ook reistijd, ontvangst, lunch en een korte afronding. Houd minimaal 30 minuten buffer aan vóór vertrek en opnieuw bij de terugreis.
Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een energie-excursie?: Verstuur de uitnodiging zodra locatie, vervoer en programma bevestigd zijn, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de aanmelding ongeveer 10 dagen voor vertrek, zodat je deelnemerslijst en lunchbestelling nog kunt controleren.
Wat moet ik de dag voor een energie-excursie controleren?: Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, route, toestemmingen en actuele deelnemerslijst. Zet lunchpakketten, gekoelde dranken, badges, routekaarten, EHBO-koffer en veiligheidsmaterialen per begeleider klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.